Wanneer een verhuizing de RI&E raakt
Een verhuizing wordt in de meeste bedrijven behandeld als een logistiek project. Vierkante meters, huurprijs, opleverdatum en de vraag of de stellingen passen.
De risico-inventarisatie komt er zelden in voor. Dat is begrijpelijk, want de RI&E hoort bij arbo en de verhuizing bij facilitair, maar het is wel de reden dat veel bedrijven na de eerste werkweek in het nieuwe pand ineens dingen moeten aanpassen die in de tekening nog gratis waren.
De praktische vuistregel is eenvoudig. Verandert de plek waar of de manier waarop mensen werken, dan verandert uw risicoprofiel en moet de RI&E mee.
Dat geldt voor een verhuizing naar een ander pand, voor een uitbreiding met een extra hal en voor een herindeling waarbij de routing op de schop gaat.
Wat de Arbowet hierover zegt
De basis staat in Arbeidsomstandighedenwet artikel 5. Lid 1 verplicht elke werkgever tot een schriftelijke inventarisatie en evaluatie van de risico's.
Lid 4 is het lid dat bij een verhuizing telt. Daarin staat dat de RI&E wordt aangepast zo dikwijls als de opgedane ervaring, gewijzigde werkmethoden of werkomstandigheden of de stand van de wetenschap daartoe aanleiding geven.
Er staat geen termijn in. Er staat een aanleiding in. Een ander pand, een andere indeling of een ander proces is die aanleiding, en daarmee is de verplichting niet gekoppeld aan de vraag hoe oud uw huidige RI&E is.
Daarnaast eist Arbobesluit artikel 3.2 dat arbeidsplaatsen veilig zijn ingericht en onderhouden. Dat artikel gaat over de plek zelf, en dus over de plek waar u naartoe gaat.
Het juiste moment om te beginnen
De RI&E hoort thuis in de ontwerpfase. Niet omdat dat netter is, maar omdat het daar het enige moment is waarop de uitkomsten nog invloed hebben op wat er gebouwd wordt.
Zolang de indeling nog op papier staat, is het verplaatsen van een looproute, het verbreden van een gang of het anders positioneren van een laadperron een tekenwijziging. Na oplevering is het een verbouwing met stilstand.
Neem als peilmoment het punt waarop de plattegrond en de beoogde processtromen bekend zijn. Loop dan de tekening door met de vragen die u anders pas op de werkvloer zou stellen.
Waar kruisen heftrucks en voetgangers elkaar? Waar staan de blusmiddelen? Hoe lang is de langste vluchtweg? Waar komt het laadstation voor de accu's en wat betekent dat voor ventilatie?
Wat er feitelijk verandert aan uw risico's
Bij een verhuizing verandert bijna alles wat fysiek is en bijna niets wat organisatorisch is. Dat onderscheid helpt om de actualisatie behapbaar te houden.
Uw arbobeleid, de taakverdeling, het contract met de arbodienst en de aanstelling van de preventiemedewerker gaan mee zonder wijziging. Het fysieke deel begint opnieuw.
| Onderdeel | Gaat mee | Opnieuw beoordelen |
|---|---|---|
| Arbobeleid en taakverdeling | Ja | Nee |
| Basiscontract arbodienst | Ja | Alleen bij wijziging |
| Routing en verkeersplan | Nee | Volledig |
| Stellingopstelling en belasting | Nee | Volledig |
| Vluchtwegen en noodverlichting | Nee | Volledig |
| Brandcompartimentering | Nee | Volledig |
| Elektrische installatie | Nee | Volledig |
| Klimaat, geluid en verlichting | Nee | Volledig |
Let vooral op de onderdelen die in het oude pand goed geregeld waren en daarom onzichtbaar zijn geworden. Een verkeersplan dat tien jaar zonder incidenten werkte, is geen bewijs dat de nieuwe indeling ook klopt.
Moet de RI&E opnieuw getoetst worden
Als uw RI&E toetsingsplichtig is, geldt die plicht ook voor een substantieel gewijzigde versie. De grondslag staat in Arbowet artikel 14.
De toetsing gebeurt door een gecertificeerde kerndeskundige: een arbeidshygienist, veiligheidskundige, arbeids- en organisatiedeskundige of bedrijfsarts. Wat die toets inhoudt, staat in ons artikel over de RI&E laten toetsen.
Bedrijven tot en met 25 werknemers die een erkend branche-instrument uit het register op rie.nl gebruiken, zijn vrijgesteld van de toetsing. Controleer bij een verhuizing wel of het instrument uw nieuwe situatie nog dekt.
Dat is vaker een probleem dan het lijkt. Wie van een klein huurpand naar een eigen distributiecentrum met een laadperron en een sprinklerinstallatie verhuist, komt met een instrument dat op de oude schaal is geschreven niet meer uit.
Uitbreiding en verbouwing op de eigen locatie
De verplichting hangt niet aan een adreswijziging. Een uitbreiding op het eigen terrein valt onder precies hetzelfde artikel 5 lid 4.
Denk aan een nieuwe hal, een entresolvloer, een tweede laadperron, een uitbreiding van het stellingveld of het in gebruik nemen van een buitenterrein voor opslag.
Ook een procesverandering zonder bouwkundige ingreep telt mee. Overstappen van handmatig orderpicken naar een smalgangensysteem verandert de risico's ingrijpender dan menig verhuizing. Ook de eisen aan de vloervlakheid gaan dan omhoog zonder dat er iets aan het pand verandert.
De omvang van de actualisatie is in deze gevallen kleiner. Beperk de scope tot het gewijzigde deel en tot de raakvlakken ermee, en leg vast waarom de rest ongewijzigd blijft.
Een groothandel verhuisde naar een pand dat een halve meter lagere vrije hoogte had dan het oude. De stellingen pasten, na een aangepaste ligger-indeling. Wat niemand had doorgerekend, was dat de bovenste liggerlaag daardoor onder de sprinklerkoppen kwam. Het aanpassen van de sprinklerinstallatie kostte meer dan de hele verhuizing van de stellingen en leverde zes weken vertraging op. In de ontwerpfase was het een tekeningcontrole van een uur geweest.
Keuringsdossiers verhuizen niet vanzelf mee
Dit is het onderdeel dat het vaakst wordt onderschat. Een keuringsrapport hoort bij een arbeidsmiddel of bij een installatie, en die twee reizen niet op dezelfde manier.
Mobiele arbeidsmiddelen nemen hun geldigheid mee. Een gekeurde heftruck, een goedgekeurde ladder of een rolsteiger blijft goedgekeurd tot de keuringstermijn afloopt, ongeacht het adres.
Alles wat aan het gebouw vastzit, begint opnieuw. Stellingen die worden gedemonteerd en herbouwd, vragen na opbouw een inspectie volgens NEN-EN 15635, ook als het dezelfde stellingen zijn.
Voor de vaste installatie geldt hetzelfde. De NEN 1010-oplevering van het nieuwe pand hoort u van de verhuurder of de installateur te krijgen, en de noodverlichting, de brandmeldinstallatie en de blusmiddelen hebben eigen rapporten op de nieuwe locatie nodig.
Zet die dossiers in een keuringskalender voordat u verhuist. Anders ontdekt u pas bij de eerste controle dat er over drie installaties geen enkel document bestaat.
BHV, ontruiming en plattegronden
Een BHV-plan is locatiegebonden. Het beschrijft welke route mensen nemen, waar ze verzamelen, waar de blusmiddelen hangen en hoe de brandweer het pand binnenkomt.
Al die gegevens veranderen bij een verhuizing. Een BHV-plan uit het oude pand overnemen is niet alleen formeel onjuist, het is in een noodsituatie actief misleidend.
Reken op drie concrete producten: een nieuw BHV-plan, nieuwe ontruimingsplattegronden per verdieping en een ontruimingsoefening kort na ingebruikname.
Controleer ook het aantal BHV'ers. Als de indeling groter of onoverzichtelijker wordt, of als er ploegen bijkomen, verandert wat u redelijkerwijs nodig hebt. Hoe u dat bepaalt, staat in ons artikel over het aantal BHV'ers.
Vergunning, gebruiksmelding en milieu
De RI&E is een arbo-instrument en staat los van het publiekrechtelijke spoor. Bij een verhuizing lopen beide sporen wel gelijktijdig, en het publiekrechtelijke spoor heeft de langste doorlooptijd.
Voor het brandveilig gebruik van een pand kan een gebruiksmelding nodig zijn. Voor opslag van gevaarlijke stoffen speelt PGS 15 en mogelijk een omgevingsvergunning milieu.
Regel dit parallel en niet volgtijdelijk. Wie wacht tot de RI&E af is voordat de melding de deur uit gaat, verliest weken die er in de planning niet zijn.
Leg de uitkomsten van beide sporen wel bij elkaar. Een vergunningvoorschrift dat niet in het plan van aanpak landt, wordt in de praktijk niet uitgevoerd.
De verhuisperiode als apart risico
De weken van de verhuizing zelf zijn de gevaarlijkste van het hele project, en ze staan in bijna geen enkele RI&E.
Er wordt op twee locaties tegelijk gewerkt, vaak met externe verhuizers die het pand niet kennen. Stellingen zijn half gevuld of half gedemonteerd. Vluchtwegen raken geblokkeerd door pallets die er tijdelijk staan.
Installaties zijn deels buiten gebruik. De noodverlichting van het oude pand wordt afgekoppeld terwijl er nog gewerkt wordt, of de brandmeldinstallatie van het nieuwe pand is nog niet opgeleverd.
Maak hiervoor een aparte, korte inventarisatie met een looptijd van enkele weken. Leg minimaal vast wie er per locatie BHV-dienst heeft, hoe externe partijen worden geinstrueerd en welke installaties tijdelijk buiten gebruik zijn.
Voor de instructie van derden gebruikt u dezelfde systematiek als bij onderaannemers op locatie.
Een realistische planning
De inventarisatie zelf kost weinig tijd. Het kritische pad zit in wat eruit voortkomt.
Reken terug vanaf de beoogde ingebruikname. Zes maanden ervoor legt u de conceptplattegrond naast de risicovragen. Drie maanden ervoor ligt de geactualiseerde RI&E er en gaan de vergunningsporen lopen.
Zes weken ervoor plant u de keuringen van de nieuwe installaties in, want daar zit levertijd op. Twee weken ervoor liggen het BHV-plan en de plattegronden klaar.
In de eerste maand na ingebruikname doet u een praktijkronde. Papier en werkelijkheid wijken altijd af, en de afwijkingen zijn op dat moment nog goedkoop op te lossen.
Vijf fouten die u vaak ziet
De eerste is de RI&E pas na de verhuizing oppakken. Formeel te laat, praktisch te duur.
De tweede is het kopieren van de oude RI&E met alleen een nieuw adres in de kop. Dat valt bij elke serieuze toets meteen op.
De derde is ervan uitgaan dat de verhuurder de keuringen regelt. Wie waarvoor verantwoordelijk is, staat in het huurcontract en niet in de gewoonte.
De vierde is het BHV-plan ongewijzigd meenemen. De vijfde is de verhuisperiode overslaan, precies de periode waarin de meeste incidenten gebeuren.
In vijf stappen op orde
Begin met de conceptplattegrond en markeer daarop de kruispunten van heftruck- en voetgangersverkeer, de vluchtroutes, de blusmiddelen en de opslag van gevaarlijke stoffen.
Actualiseer daarna de RI&E op de fysieke onderdelen en laat het organisatorische deel staan. Beschrijf expliciet wat u ongewijzigd hebt overgenomen en waarom.
Laat de gewijzigde RI&E toetsen als u toetsingsplichtig bent, en verwerk de bevindingen in het plan van aanpak met een verantwoordelijke en een datum per maatregel.
Zet vervolgens alle keuringen van de nieuwe locatie in de kalender en verzamel de opleverdocumenten van de installaties voordat u de sleutel accepteert.
Sluit af met een praktijkronde in de eerste maand. Wie die ronde overslaat, houdt een RI&E die het ontwerp beschrijft en niet het magazijn zoals het daadwerkelijk draait.
Veelgestelde vragen
Niet per se een nieuwe, wel een geactualiseerde. Arbowet artikel 5 lid 4 verplicht u de risico-inventarisatie aan te passen zodra werkmethoden of werkomstandigheden wijzigen. Bij een verhuizing naar een ander pand verandert zoveel aan de fysieke omgeving dat de praktische uitkomst vaak neerkomt op een grotendeels nieuwe inventarisatie. De organisatorische delen, zoals uw arbobeleid en de taakverdeling, kunt u meestal overnemen.
In de ontwerpfase, zodra de plattegrond en de indeling bekend zijn. Op dat moment kost het aanpassen van een looproute, een dockdeur of een stellingopstelling nog niets. Na oplevering is elke wijziging een verbouwing. Bedrijven die pas na de verhuizing inventariseren, betalen structureel meer voor dezelfde veiligheid.
Als uw RI&E toetsingsplichtig is, geldt dat ook voor een substantieel gewijzigde versie. De toetsing door een gecertificeerde kerndeskundige volgt uit Arbowet artikel 14. Bedrijven tot en met 25 werknemers die een erkend branche-instrument uit het register op rie.nl gebruiken, zijn van die toetsing vrijgesteld. Controleer wel of het instrument uw nieuwe situatie nog dekt.
Ja. De wet spreekt over gewijzigde werkomstandigheden, niet over een ander adres. Een nieuwe hal, een extra mezzanine, een verplaatst laadperron of een nieuw laadstation voor heftruckaccu's verandert de risico's net zo goed. De omvang van de actualisatie is kleiner, de verplichting is dezelfde.
Voor mobiele arbeidsmiddelen zoals heftrucks en ladders blijft het keuringsrapport geldig, mits de keuringstermijn nog loopt. Voor alles wat aan het gebouw vastzit, geldt dat niet. Stellingen die worden gedemonteerd en opnieuw opgebouwd, vragen een nieuwe inspectie. Vaste elektra, noodverlichting en brandmeldinstallatie horen bij het nieuwe pand en hebben eigen rapporten nodig.
Ja. Een BHV-plan is locatiegebonden. Vluchtroutes, verzamelplaats, de plek van blusmiddelen en de aanrijroute van hulpdiensten verschillen per pand. Ook het benodigde aantal BHV'ers kan wijzigen als de indeling of de bezetting verandert. Reken op een nieuw plan, nieuwe ontruimingsplattegronden en een ontruimingsoefening kort na ingebruikname.
Voor de RI&E-actualisatie zelf enkele weken, afhankelijk van de omvang. De kritische pad zit meestal niet in de inventarisatie maar in de vergunningen, de gebruiksmelding en de levertijd van installaties. Begin daarom minimaal drie tot zes maanden voor de geplande ingebruikname, zodat de uitkomsten van de RI&E nog invloed kunnen hebben op de inrichting.
Dan hebt u tijdens de overgang twee arbeidsplaatsen en dus twee sets risico's. Inventariseer de verhuisperiode apart: dubbele bezetting, halflege stellingen, transportbewegingen tussen panden en tijdelijk buiten gebruik gestelde installaties. Leg vast wie er in die periode BHV-dienst heeft op welke locatie.
