Wat is de RI&E actualiseren
De RI&E actualiseren betekent dat je je bestaande risico-inventarisatie en -evaluatie bijwerkt zodat die weer aansluit op de werkelijke situatie in je bedrijf. Je controleert of de eerder beschreven risico's nog kloppen, voegt nieuwe risico's toe en haalt weg wat niet meer speelt.
Actualiseren is dus geen losse verplichting naast de RI&E, maar een vast onderdeel van het werken met een RI&E. Een risico-inventarisatie is een momentopname, en een magazijn verandert. Zonder onderhoud raakt het document langzaam los van de praktijk. Wat de RI&E precies inhoudt, lees je in wat is een RI&E.
Waarom een actuele RI&E wettelijk verplicht is
De basis ligt in artikel 5 van de Arbeidsomstandighedenwet. Dat artikel verplicht elke werkgever om de risico's van het werk schriftelijk vast te leggen in een RI&E. Even belangrijk is de zinsnede dat de RI&E moet worden aangepast zodra de opgedane ervaring, gewijzigde werkmethoden of arbeidsomstandigheden daartoe aanleiding geven.
Met andere woorden: de wet vraagt niet alleen om een RI&E, maar om een RI&E die klopt. Een dik rapport uit 2019 dat sindsdien in de kast ligt voldoet formeel niet, ook al is het ooit netjes opgesteld. Dat de RI&E verplicht is voor vrijwel elke werkgever, lees je in is een RI&E verplicht.
Wanneer moet je de RI&E actualiseren?
Je actualiseert de RI&E op het moment dat er iets wezenlijk verandert aan het werk of de omstandigheden. De wet noemt geen kalenderdatum, maar knoopt de verplichting aan gebeurtenissen. Een goede vuistregel is: verandert er iets aan wie het werk doet, waar het gebeurt of waarmee, dan is dat een moment om de RI&E te herzien.
Concreet gaat het om nieuwe of gewijzigde werkprocessen, de aanschaf van machines of arbeidsmiddelen, een verbouwing of herindeling, een uitbreiding van het personeel, en wijzigingen in wet- en regelgeving. Ook signalen uit de eigen organisatie tellen mee, zoals een reeks klachten over fysieke belasting of een bijna-ongeval dat een blinde vlek blootlegt.
Typische aanleidingen in het magazijn
In een magazijn zijn de aanleidingen vaak goed aanwijsbaar. Een nieuwe stelling of een andere indeling verandert de rijroutes en de aanrijdrisico's. Een extra heftruck of orderpicker brengt nieuwe verkeersbewegingen met zich mee. De ingebruikname van een laadstation voor lithium-ion-accu's introduceert een brandrisico dat in een oude RI&E simpelweg niet voorkwam.
Ook minder zichtbare veranderingen tellen. Ga je in ploegendienst werken, dan verandert het risicoprofiel rond alleen werken en bedrijfshulpverlening buiten kantooruren. Neem je uitzendkrachten of seizoenskrachten aan, dan vraagt dat om aandacht voor instructie en toezicht, zoals we beschrijven in de RI&E en uitzendkrachten. Elk van deze wijzigingen is een reden om de RI&E erbij te pakken.
Hoe vaak is actualiseren nodig?
Omdat de wet aan gebeurtenissen koppelt en niet aan een termijn, verschilt de frequentie per bedrijf. Een stabiel magazijn dat jarenlang hetzelfde werk doet, hoeft minder vaak bij te werken dan een groeiend bedrijf dat elk kwartaal iets verandert. De verplichting blijft echter hetzelfde: op elk moment moet de RI&E de actuele risico's dekken.
Veel bedrijven kiezen daarom voor een praktische aanpak en houden de RI&E minstens één keer per jaar tegen het licht, ook als er niets groots is gebeurd. Zo vang je de kleine, sluipende veranderingen op die je anders over het hoofd ziet. Meer over de timing lees je in hoe vaak moet een RI&E.
Moet een geactualiseerde RI&E opnieuw worden getoetst?
Een RI&E moet in de regel worden getoetst door een gecertificeerde arbodienst of een gecertificeerde kerndeskundige. Die toetsing controleert of de RI&E compleet is, de juiste risico's beschrijft en de juiste maatregelen benoemt. Wanneer je de RI&E inhoudelijk actualiseert, hoort daar in beginsel een nieuwe toetsing bij van de gewijzigde onderdelen.
Voor kleine werkgevers gelden lichtere regels. Wie een erkend branche-instrument gebruikt en onder de in de wet genoemde grens qua arbeidsuren blijft, is onder voorwaarden vrijgesteld van de volledige toetsing. Twijfel je of dit voor jou geldt, controleer dan de actuele voorwaarden of laat je adviseren. Meer achtergrond staat in de RI&E laten toetsen.
Zo pak je het actualiseren aan
Begin met de bestaande RI&E naast de huidige situatie te leggen. Loop het magazijn fysiek door en vraag jezelf per onderdeel af of de beschrijving nog klopt. Betrek de mensen op de vloer, want zij merken veranderingen in het werk vaak eerder dan de leiding. Noteer wat is toegevoegd, gewijzigd of verdwenen.
Werk daarna de gevonden verschillen uit in de RI&E zelf en beoordeel de nieuwe risico's op kans en effect. Gebruik dezelfde systematiek als in de oorspronkelijke RI&E, zodat het document consistent blijft. Een handige houvast bij die ronde is een RI&E-checklist voor het magazijn, die de vaste aandachtspunten op een rij zet.
Vergeet het plan van aanpak niet
Een RI&E zonder plan van aanpak is niet compleet. Elke keer dat je actualiseert, werk je daarom ook het plan van aanpak bij. Voeg voor de nieuwe risico's concrete maatregelen toe, met een verantwoordelijke en een termijn. Streep af wat inmiddels is uitgevoerd en herzie acties die door de veranderingen achterhaald zijn.
Juist dit onderdeel bekijkt de Nederlandse Arbeidsinspectie kritisch, omdat het laat zien dat je niet alleen risico's benoemt maar er ook iets aan doet. Hoe je zo'n plan opbouwt, lees je in het plan van aanpak bij de RI&E.
Wat een verouderde RI&E je kost
Een RI&E die de werkelijkheid niet meer dekt, geeft schijnzekerheid. Op papier lijkt de zaak geregeld, terwijl de nieuwe risico's nergens zijn afgewogen. Gebeurt er dan een ongeval met een risico dat niet in de RI&E stond, dan sta je zwak. Bij een controle beoordeelt de Nederlandse Arbeidsinspectie of de RI&E actueel is, en een verouderd document telt in de praktijk als een ontbrekende RI&E.
Daar komt de aansprakelijkheid bij. Kan een werkgever niet aantonen dat hij de risico's van het gewijzigde werk heeft afgewogen, dan wordt het lastiger om zich te verweren na een incident. Een actuele RI&E is in die zin niet alleen een verplichting, maar ook je eigen bewijs dat je de zorgplicht serieus neemt. De normen daarvoor staan onder meer beschreven bij het Arboportaal van het ministerie.
Zo houdt Envora je RI&E actueel
Bij een inventarisatie van je magazijn kijkt Envora niet alleen of er een RI&E is, maar ook of die nog aansluit op wat er vandaag op de vloer gebeurt. Nieuwe stellingen, extra heftrucks of een laadstation dat na de laatste RI&E is bijgekomen, komen zo boven water.
Je krijgt een concreet overzicht van waar de RI&E is achtergelopen op de praktijk, met de bijbehorende prioriteiten voor het plan van aanpak. Daarmee houd je het document niet alleen formeel op orde, maar zorg je dat het echt weergeeft hoe jouw magazijn werkt.
Veelgestelde vragen
Er is geen wettelijk vastgelegde termijn. De regel is dat de RI&E altijd actueel moet zijn, dus je actualiseert zodra de arbeidsomstandigheden wezenlijk veranderen. In de praktijk is het verstandig om de RI&E daarnaast periodiek, bijvoorbeeld jaarlijks, tegen het licht te houden, ook als er ogenschijnlijk niets is veranderd.
Meestal werk je de bestaande RI&E bij. Alleen wanneer je bedrijf of het werk zo ingrijpend is veranderd dat de oude inventarisatie niet meer klopt, is het praktischer om opnieuw te beginnen. In beide gevallen gaat het erom dat het eindresultaat de huidige situatie in je magazijn dekt.
In principe wel. Een RI&E moet worden getoetst door een gecertificeerde arbodienst of kerndeskundige. Bij een inhoudelijke actualisatie hoort in beginsel ook een nieuwe toetsing. Voor kleine werkgevers die een erkend branche-instrument gebruiken, gelden lichtere regels. Controleer welke situatie voor jou van toepassing is.
Bij een controle beoordeelt de Nederlandse Arbeidsinspectie of de RI&E de actuele risico's dekt. Een document dat de huidige situatie niet meer weergeeft, wordt in de praktijk behandeld alsof er geen RI&E is. Het boeterisico is dan vergelijkbaar met dat van een ontbrekende RI&E.
De werkgever is eindverantwoordelijk. In de praktijk ligt de uitvoering vaak bij de preventiemedewerker, die wijzigingen signaleert en de RI&E laat bijwerken. De directie blijft echter aanspreekbaar op het feit dat de RI&E klopt en dat de acties uit het plan van aanpak worden uitgevoerd.
