Wat het ongevallenregister is
Het ongevallenregister is de interne lijst waarop u vastlegt welke arbeidsongevallen zich in uw bedrijf hebben voorgedaan. Niet als formaliteit, maar als geheugen van de organisatie.
In veel magazijnen bestaat die lijst niet als zodanig. Er zijn verzuimmeldingen bij HR, er is een ongevalsformulier in een la en er is een groepsapp waarin het incident is besproken. Verspreid over drie systemen is dat geen register.
De wet vraagt om iets eenvoudigs: een overzicht waaruit blijkt wat er is gebeurd en wanneer. De praktijkwaarde zit erin dat u er patronen in kunt zien voordat een klein incident een groot ongeval wordt.
Wat de Arbowet precies verplicht
De basis staat in Arbeidsomstandighedenwet artikel 9. Lid 1 gaat over melden, lid 2 over registreren.
Lid 2 bepaalt dat de werkgever een lijst bijhoudt van de gemelde arbeidsongevallen en van de arbeidsongevallen die hebben geleid tot een verzuim van meer dan drie werkdagen. Op die lijst registreert hij de aard en de datum van het ongeval.
Meer eist de wettekst niet. Dat maakt de verplichting laagdrempelig, en tegelijk is precies dat de reden dat veel registers te dun zijn om iets mee te kunnen.
De verplichting kent geen ondergrens in bedrijfsgrootte. Ook een magazijn met acht medewerkers houdt de lijst bij, net als een distributiecentrum met vierhonderd.
Verschil tussen registreren en melden
Deze twee worden voortdurend door elkaar gehaald, en dat leidt tot beide fouten: melden wat niet gemeld hoeft en niet registreren wat wel op de lijst moet.
Melden is het informeren van de Nederlandse Arbeidsinspectie bij een ernstig arbeidsongeval. Dat is een ongeval met dodelijke afloop, met blijvend letsel of met ziekenhuisopname. De melding moet terstond, dus zonder te wachten op de uitkomst van een intern onderzoek.
Registreren is uw eigen administratie, met een lagere drempel en zonder externe partij. Hoe de meldroute werkt, leest u in ons artikel over een bedrijfsongeval melden.
| Aspect | Melden | Registreren |
|---|---|---|
| Ontvanger | Nederlandse Arbeidsinspectie | Uw eigen administratie |
| Drempel | Dodelijk, blijvend letsel of ziekenhuisopname | Meer dan drie werkdagen verzuim |
| Termijn | Terstond | Doorlopend bijhouden |
| Grondslag | Arbowet artikel 9 lid 1 | Arbowet artikel 9 lid 2 |
Welke ongevallen in de lijst horen
Twee categorieen horen er hoe dan ook in. Alle ongevallen die u bij de Arbeidsinspectie hebt gemeld, en alle ongevallen die tot meer dan drie werkdagen verzuim hebben geleid.
Die drie werkdagen tellen vanaf de dag na het ongeval. De dag van het ongeval zelf telt niet mee, ook niet als de medewerker die dag naar huis is gegaan.
Let op de term werkdagen. Voor een medewerker die vier dagen per week werkt, gaat het om vier gewerkte dagen en niet om kalenderdagen. In een magazijn met wisselende ploegroosters is dat een reeel verschil.
Twijfelgevallen in de praktijk
Een medewerker die na een snijwond doorwerkt maar drie weken later alsnog uitvalt, roept de vraag op of het verzuim ongevalsgerelateerd is. Registreer bij twijfel wel, en noteer de twijfel erbij.
Woon-werkverkeer valt in de regel niet onder arbeidsongevallen, tenzij het verkeer op het eigen terrein plaatsvindt. Een aanrijding op het laadperron of in de looproutes is dus wel een arbeidsongeval.
Wat u per ongeval vastlegt
Aard en datum zijn het wettelijke minimum. Een register dat daar stopt, voldoet formeel maar levert u niets op.
Neem daarom per ongeval acht velden op: datum en tijdstip, naam en functie van de betrokkene, de exacte werkplek, het betrokken arbeidsmiddel, een korte feitelijke toedracht, de aard van het letsel, de verzuimduur en de genomen maatregel.
Schrijf de toedracht feitelijk en zonder schuldvraag. "Medewerker gleed uit op vloeistof bij dockdeur 4, afkomstig uit lekkende pallet" is bruikbaar. "Medewerker lette niet op" is dat niet.
Uitzendkrachten en ingeleend personeel
De Arbowet legt de verantwoordelijkheid voor arbeidsomstandigheden bij degene onder wiens gezag wordt gewerkt. Voor uitzendkrachten, gedetacheerden en stagiairs bent u dat als inlener.
Een ongeval met een uitzendkracht hoort dus in uw register, ook al staat die persoon op de loonlijst van het uitzendbureau. Meld het daarnaast aan het bureau, dat de verzuimadministratie voert.
In magazijnen met een hoog aandeel flexkrachten is dit vaak het grootste registratiegat. Wie alleen uit het eigen HR-systeem put, mist een deel van de ongevallen. Hoe de verantwoordelijkheden liggen, staat in ons artikel over uitzendkrachten en veiligheidsverplichtingen.
Hoe lang u het register bewaart
De Arbowet noemt voor deze lijst geen bewaartermijn. Dat betekent niet dat u vrij bent om na een jaar te wissen.
Gangbaar is minimaal vijf jaar aanhouden. Die termijn sluit aan bij de cyclus waarin u de RI&E actualiseert en maakt trendanalyse met veiligheidscijfers over meerdere jaren mogelijk.
Voor bijzondere categorieen gelden eigen, veel langere termijnen, bijvoorbeeld bij blootstelling aan kankerverwekkende of mutagene stoffen. Een overzicht van de termijnen per document staat in ons artikel over bewaartermijnen van veiligheidsdocumenten.
Een distributiecentrum met 180 medewerkers had geen register, maar wel elf verzuimmeldingen met een ongevalscode in het HR-systeem. Toen die elf naast elkaar werden gelegd, bleken er zeven op dezelfde twee dockdeuren te zijn gebeurd. Het probleem was zichtbaar geworden zodra iemand de gegevens bij elkaar zette, niet zodra ze waren vastgelegd.
Privacy en de AVG
Een ongevallenregister bevat persoonsgegevens en soms gezondheidsgegevens. Dat vraagt om terughoudendheid in wat u vastlegt en in wie het mag inzien.
Beschrijf het letsel functioneel, bijvoorbeeld "snijwond linkerhand" of "kneuzing enkel". Diagnoses, behandelplannen en medische correspondentie horen bij de bedrijfsarts en niet in een lijst die leidinggevenden openen.
Leg vast wie toegang heeft, met welk doel en hoe lang u bewaart. Dat is dezelfde afweging die u maakt bij cameratoezicht in het magazijn.
Van register naar plan van aanpak
Registreren zonder er iets mee te doen is administratie. De waarde ontstaat op het moment dat de lijst uw risico-inventarisatie voedt.
De systematiek die het Arboportaal beschrijft, gaat ervan uit dat de RI&E de risico's benoemt en dat het plan van aanpak de maatregelen bevat. Een ongeval is het bewijs dat een risico zich heeft gerealiseerd.
Loop het register daarom minimaal jaarlijks door en stel drie vragen. Staat dit risico in de RI&E? Zo ja, was de maatregel dan onvoldoende? Zo nee, waarom is het gemist?
De antwoorden landen in het plan van aanpak, met een verantwoordelijke en een datum. Zonder die twee velden blijft het bij een voornemen.
Werkt u met een erkend branche-instrument uit het register op rie.nl, controleer dan of dat instrument ruimte biedt om ongevalsgegevens terug te voeren. Doet het dat niet, houd de koppeling dan handmatig bij.
Bijna-ongevallen registreren
Bijna-ongevallen hoeven wettelijk niet op de lijst. Ze zijn tegelijk het meest bruikbare materiaal dat u kunt verzamelen.
De verhouding is bekend uit de veiligheidskunde: er gaan veel onveilige situaties en bijna-ongevallen vooraf aan elk ongeval met verzuim. Wie alleen de verzuimongevallen telt, stuurt op de kleinste en traagste dataset die er is.
Houd de meldingsdrempel laag. Een kort formulier of een QR-code bij de toolboxplek werkt beter dan een uitgebreid incidentformulier dat niemand invult.
Houd de bijna-ongevallen wel administratief gescheiden van de wettelijke lijst. Anders is bij een inspectie niet meer te herleiden welke registraties onder artikel 9 lid 2 vallen.
Wat de inspecteur wil zien
Bij een controle of na een ongeval vraagt de inspecteur zelden naar het register alleen. Hij vraagt naar de keten eromheen.
Zorg dat u vier dingen binnen enkele minuten kunt tonen: de lijst zelf, de RI&E, het plan van aanpak en de bewijzen dat de maatregelen zijn uitgevoerd.
Een register waarin drie ongevallen op dezelfde toedracht staan zonder dat er een maatregel tegenover staat, is belastender dan geen register. Het toont aan dat het risico bekend was.
Omgekeerd is een register met zichtbare opvolging het sterkste bewijs dat u uw zorgplicht serieus neemt. Dat weegt mee bij de beoordeling van een eventuele boete.
Zes fouten die u vaak ziet
De eerste is registreren en melden verwarren, waardoor alleen de ernstige ongevallen op de lijst komen en de rest wegvalt.
De tweede is het register uitsluitend uit het verzuimsysteem halen. Ongevallen zonder verzuim en ongevallen met uitzendkrachten ontbreken dan.
De derde is de toedracht weglaten. De vierde is medische details opnemen die er niet in horen. De vijfde is de lijst nooit naast de RI&E leggen.
De zesde is de meest sluipende: het register wordt bijgehouden door een persoon die vertrekt, waarna niemand merkt dat er een jaar niets is bijgeschreven.
In vier stappen op orde
Begin met een eenvoudige structuur. Een spreadsheet met de acht genoemde velden voldoet, mits de toegang beperkt is en er een back-up bestaat.
Bepaal daarna wie registreert en binnen welke termijn. Leg dat vast in een korte werkinstructie, zodat het niet afhangt van wie er toevallig dienst had.
Vul het register vervolgens aan met de ongevallen van de afgelopen periode die u nog kunt reconstrueren uit verzuim- en incidentmeldingen. Dat geeft direct een eerste beeld.
Sluit af met een vast jaarlijks moment waarop u de lijst naast de RI&E en de keuringskalender legt. Wie dat doet, heeft niet alleen aan artikel 9 lid 2 voldaan, maar ook een instrument om het volgende ongeval te voorkomen.
Veelgestelde vragen
Ja. Arbeidsomstandighedenwet artikel 9 lid 2 verplicht de werkgever een lijst bij te houden van de gemelde arbeidsongevallen en van de arbeidsongevallen die hebben geleid tot een verzuim van meer dan drie werkdagen. Op die lijst legt u de aard en de datum van het ongeval vast. De verplichting geldt voor elke werkgever, ook voor een magazijn met vijf medewerkers, en kent geen ondergrens qua bedrijfsgrootte.
Melden is het informeren van de Nederlandse Arbeidsinspectie bij een ernstig arbeidsongeval: een ongeval met dodelijke afloop, blijvend letsel of ziekenhuisopname. Dat moet terstond. Registreren is het bijhouden van uw eigen interne lijst en heeft een veel lagere drempel, namelijk meer dan drie werkdagen verzuim. Een ongeval kan dus wel op de lijst horen zonder dat het meldingsplichtig is.
De wet noemt de aard en de datum van het ongeval als minimum. Dat is een ondergrens, geen streefwaarde. In de praktijk werkt een register pas als er ook toedracht, werkplek, betrokken arbeidsmiddel, verzuimduur en genomen maatregel in staan. Zonder toedracht kunt u geen patronen zien en heeft het register geen preventieve waarde.
De Arbowet noemt voor deze lijst geen termijn. Gangbaar is aansluiten bij de cyclus van de RI&E en minimaal vijf jaar aanhouden, zodat u trends over meerdere jaren kunt zien. Voor specifieke categorieen gelden wel eigen termijnen, bijvoorbeeld bij blootstelling aan kankerverwekkende stoffen. Leg de door u gekozen termijn vast in uw eigen documentbeheer.
Ja. Als inlener bent u voor de arbeidsomstandigheden verantwoordelijk voor iedereen die onder uw gezag werkt, inclusief uitzendkrachten, gedetacheerden en stagiairs. Een ongeval met een uitzendkracht hoort dus in uw register. Informeer daarnaast het uitzendbureau, want dat voert de verzuimadministratie en heeft de melding nodig voor de eigen dossiervorming.
Wettelijk niet. Praktisch is het het waardevolste deel van uw registratie, omdat bijna-ongevallen veel vaker voorkomen dan echte ongevallen en dezelfde oorzaken laten zien. Houd de drempel om te melden laag en scheid de bijna-ongevallen wel administratief van de wettelijke lijst, zodat de verplichte registratie herleidbaar blijft.
Nee, niet meer dan strikt nodig. U mag vastleggen dat er letsel was en welk lichaamsdeel het betrof, omdat dat de aard van het ongeval beschrijft. Diagnoses, behandelingen en medische dossiers horen bij de bedrijfsarts en niet in een register dat door leidinggevenden wordt ingezien. Beperk de toegang en leg de bewaartermijn en het doel vast.
Het ontbreken van de lijst is een overtreding van de Arbowet waarvoor de Nederlandse Arbeidsinspectie kan handhaven. Zwaarder weegt meestal het vervolg: zonder register kunt u bij een ongevalsonderzoek niet aantonen dat u eerdere signalen hebt opgepakt. Dat maakt het lastig te onderbouwen dat u aan uw zorgplicht hebt voldaan.
