Waarom cijfers vaak niet werken
In veel magazijnen bestaat de veiligheidsrapportage uit één getal: het aantal ongevallen dit jaar. Dat getal gaat op en neer, iedereen kijkt ernaar, en niemand weet wat hij ermee moet.
Dat komt doordat één achterafcijfer per definitie te laat is en bij kleine aantallen bovendien onbetrouwbaar. Van twee naar één ongeval is statistisch ruis, maar voelt als een halvering. Van één naar drie voelt als een crisis, terwijl het even goed toeval kan zijn.
Een werkende set indicatoren doet daarom twee dingen tegelijk. Hij meet wat er is gebeurd, zodat u de ernst kunt wegen, en hij meet of u de dingen doet die ongevallen voorkomen. Dat tweede deel is waar de meeste rapportages leeg blijven.
Achterafcijfers en hun grens
Achterafcijfers, ook wel lagging indicators, meten uitkomsten: ongevallen, verzuimdagen, schades, boetes. Ze zijn onmisbaar, want ze zijn het enige harde bewijs van wat er werkelijk is gebeurd.
Hun beperking is dat ze pas bewegen nadat het misgegaan is. In een magazijn met vijftig medewerkers zijn ernstige ongevallen gelukkig zeldzaam, en juist die zeldzaamheid maakt het cijfer ongeschikt om op te sturen.
De gangbare modellen achter ongevalspiramides gaan uit van veel meer bijna-ongevallen en lichte incidenten dan ernstige. Of de exacte verhoudingen in die modellen kloppen is discutabel, maar de praktische les is stevig: onder elk ernstig ongeval zit een laag signalen die u eerder had kunnen zien.
LTIFR berekenen
LTIFR staat voor Lost Time Injury Frequency Rate en is de internationaal meest gebruikte veiligheidsindicator. De formule is het aantal ongevallen met verzuim, gedeeld door het aantal gewerkte uren, maal één miljoen.
Voorbeeld: een magazijn met 120 medewerkers maakt in een jaar 216.000 gewerkte uren. Er zijn vier ongevallen met verzuim. LTIFR = 4 / 216.000 × 1.000.000 = 18,5.
Gebruik werkelijk gewerkte uren en niet contracturen, want overwerk en ploegendiensten verschuiven de noemer flink. Neem de uren van uitzendkrachten, gedetacheerden en inleners mee als zij onder uw leiding werken, en registreer hun ongevallen dan ook mee.
Waarom die laatste keuze belangrijk is, staat in ons artikel over de RI&E en uitzendkrachten. Wie de uren buiten de noemer laat maar de ongevallen wel meetelt, rapporteert een structureel te hoog cijfer, en omgekeerd.
Het IF-cijfer in Nederland
In Nederlandse jaarverslagen en arbojaarplannen komt vaker het IF-cijfer of de ongevalsfrequentie voor. Dat is in de praktijk dezelfde berekening als LTIFR: verzuimongevallen per miljoen gewerkte uren.
Het verschil zit niet in de formule maar in de definities eromheen. Telt u alleen ongevallen met verzuim, of ook die waarbij iemand aangepast werk doet? Neemt u woon-werkverkeer mee? Rekent u een ongeval van een uitzendkracht mee?
Leg die keuzes eenmalig schriftelijk vast en zet ze als voetnoot onder de rapportage. Zonder definitie is een getal niet vergelijkbaar, ook niet met uw eigen cijfer van vorig jaar.
Waarom TRIR een ander getal oplevert
Bij internationale moederbedrijven duikt TRIR op, de Total Recordable Incident Rate uit de Amerikaanse systematiek. Die rekent per 200.000 gewerkte uren in plaats van per miljoen.
Hetzelfde aantal ongevallen levert daardoor een vijf keer lager getal op. Een LTIFR van 18,5 correspondeert met een TRIR in de orde van 3,7, en dat verschil is puur rekenkundig.
Zet in elke rapportage de noemer expliciet naast het getal. Dat voorkomt de situatie waarin een directie denkt dat de veiligheid is verbeterd omdat er van systematiek is gewisseld.
Ernst meten naast frequentie
Frequentie zegt hoe vaak het misgaat, niet hoe erg. Twee bedrijven met dezelfde LTIFR kunnen een volstrekt ander risicoprofiel hebben: het ene heeft vier verstuikte enkels, het andere één amputatie.
Voeg daarom een ernstcijfer toe: het aantal verzuimdagen door ongevallen per miljoen gewerkte uren. Dat maakt zichtbaar of uw incidenten lichter of zwaarder worden, wat vaak het eerste teken van verandering is.
Registreer daarnaast het aantal meldingsplichtige ongevallen apart. Dat zijn de ongevallen die leiden tot ziekenhuisopname, blijvend letsel of overlijden, en die u direct moet melden bij de Arbeidsinspectie. Hoe die melding werkt, staat in ons artikel over het melden van een bedrijfsongeval.
Leidende indicatoren
Leidende indicatoren meten of u de dingen doet die ongevallen voorkomen. Ze bewegen vóór de uitkomst en zijn daarom het deel van de rapportage waarop u daadwerkelijk kunt sturen.
De sterkste leidende indicator in een magazijn is banaal: het percentage keuringen dat vóór de vervaldatum is uitgevoerd. Een verlopen keuring van een heftruck of een stelling is geen administratief detail maar een onbeheerst risico, en dat cijfer is elke maand exact te meten.
De tweede is het aantal bijna-ongevalmeldingen. Tegenintuïtief is een stijgend aantal meldingen goed nieuws: het betekent dat mensen melden. Wat u wilt zien is een stijgende meldingslijn bij een dalende verzuimlijn.
De derde is doorlooptijd. Niet hoeveel meldingen er zijn, maar hoeveel dagen het duurt voordat er iets mee gebeurt. Een organisatie die binnen tien dagen oplost, krijgt meer meldingen dan een organisatie waar melden in een zwart gat verdwijnt.
Een werkbare set van acht
Hieronder een set die in een magazijnomgeving werkt zonder een aparte functie te vragen. Twee achterafcijfers, één ernstcijfer en vijf leidende indicatoren.
| Indicator | Type | Meting |
|---|---|---|
| LTIFR of IF-cijfer | Achteraf | Verzuimongevallen per miljoen gewerkte uren |
| Meldingsplichtige ongevallen | Achteraf | Aantal per jaar, absoluut |
| Ernstcijfer | Achteraf | Verzuimdagen per miljoen gewerkte uren |
| Keuringen op tijd | Leidend | Percentage uitgevoerd voor de vervaldatum |
| Bijna-ongevalmeldingen | Leidend | Aantal per maand per honderd medewerkers |
| Doorlooptijd melding | Leidend | Mediaan aantal dagen tot afhandeling |
| Acties plan van aanpak | Leidend | Percentage afgerond binnen de geplande termijn |
| Werkplekobservaties | Leidend | Aantal uitgevoerd per leidinggevende per maand |
Meer indicatoren dan dit leidt in de praktijk tot rapporteren in plaats van verbeteren. Houd de set minimaal een jaar stabiel, want een indicator krijgt pas betekenis als u de trend kunt zien.
Waar de cijfers uit komen
Een KPI is niet meer waard dan de registratie eronder. Vier bronnen leveren in een magazijn vrijwel alles wat u nodig hebt.
Het ongevallenregister levert de aantallen en de verzuimdagen. De keuringsadministratie levert het percentage keuringen op tijd, mits de vervaldata per object zijn vastgelegd in een keuringskalender.
Het plan van aanpak bij de RI&E levert de openstaande en afgeronde acties met hun termijn. En de meldingen uit de toolbox-bijeenkomsten en werkplekrondes leveren de bijna-ongevallen.
Zit die informatie in vier losse spreadsheets, dan kost de maandrapportage een dag en klopt hij niet. Zit hij in één systeem met vervaldata per object, dan is het een kwestie van uitlezen.
Wat de wet van u vraagt
De Arbeidsomstandighedenwet schrijft geen KPI's voor, maar wel de registratie waarop ze rusten.
Artikel 9 verplicht u arbeidsongevallen die leiden tot ziekenhuisopname, blijvend letsel of overlijden direct te melden bij de Nederlandse Arbeidsinspectie. Datzelfde artikel verplicht u een lijst bij te houden van gemelde ongevallen en van ongevallen die hebben geleid tot een verzuim van meer dan drie werkdagen.
Artikel 5 verplicht de risico-inventarisatie en evaluatie met een plan van aanpak, inclusief een periodieke toets of de maatregelen werken. Dat is precies waar leidende indicatoren hun juridische functie krijgen: ze zijn uw bewijs dat u toetst. Meer daarover in ons artikel over de RI&E-plicht.
Werkt u met een gecertificeerd systeem, dan komt daar meetverplichting bij. ISO 45001 vraagt in hoofdstuk 9 om monitoring, meting en een directiebeoordeling op basis van prestatiegegevens. Ons artikel over ISO 45001 in het magazijn beschrijft hoe dat in de praktijk wordt ingevuld. Achtergrond over ongevalsregistratie geeft het Arboportaal van het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid.
Valkuilen bij het rapporteren
De grootste valkuil is een frequentiecijfer koppelen aan een bonus of aan een wedstrijd tussen afdelingen. Dat werkt, maar niet zoals bedoeld: het aantal meldingen daalt en het aantal ongevallen blijft gelijk.
De tweede valkuil is een cijfer rapporteren zonder noemer of definitie. Een LTIFR van 9 zonder vermelding van gewerkte uren en van wat als verzuimongeval geldt, is een getal zonder betekenis.
De derde is maandcijfers bij kleine aantallen. Eén ongeval in een maand met 18.000 gewerkte uren levert een LTIFR van 55,6 op, en dat getal vertelt niets over uw veiligheidsniveau. Rapporteer daarom altijd een rollend twaalfmaandsgemiddelde naast de maand.
De vierde is het weglaten van uitzendkrachten. In veel magazijnen is dat een aanzienlijk deel van de flexibele bezetting en juist de groep met de kortste inwerktijd, dus met het hoogste risico.
Een logistiek dienstverlener met drie vestigingen rapporteerde jarenlang alleen het aantal ongevallen per vestiging. De directie vergeleek die aantallen onderling, terwijl de vestigingen 40, 90 en 180 medewerkers hadden. De grootste vestiging kwam er structureel slecht uit en had juist de beste beheersing. Na de overstap naar LTIFR met gewerkte uren als noemer, plus twee leidende indicatoren, draaide het beeld om. De vestiging die er het slechtst uit kwam was de kleinste, met 62 procent keuringen op tijd. Dat getal was binnen een kwartaal te repareren; een cultuurprogramma was daar niet voor nodig.
Benchmarken met de sector
Extern vergelijken is nuttig maar lastig, omdat definities per bron verschillen. De Nationale Enquête Arbeidsomstandigheden van TNO en het CBS geeft sectorbeelden, en vervoer en opslag behoort daarin structureel tot de sectoren met een bovengemiddeld aandeel arbeidsongevallen met verzuim.
Gebruik zulke cijfers om richting te bepalen en niet om een doel af te leiden. Een branchegemiddelde is geen norm, en een cijfer onder het gemiddelde is geen bewijs dat uw risico's beheerst zijn.
Interne benchmarking levert meestal meer op: per vestiging, per afdeling, per ploeg en tegen uw eigen trend. Daar zijn de definities gelijk en de verschillen verklaarbaar.
De maandrapportage
Een maandrapportage die wordt gelezen, past op één pagina. Acht indicatoren, per stuk de maandwaarde, het rollend jaargemiddelde en de richting.
Zet onder elke indicator die buiten de bandbreedte valt één regel met de oorzaak en één regel met de actie plus eigenaar en datum. Geen analyse van een halve pagina, want die wordt niet gelezen en leidt niet tot handelen.
Sluit af met de openstaande acties uit het plan van aanpak die over hun termijn zijn. Dat is het deel waar een directie iets aan kan doen: prioriteit geven, budget vrijmaken of een termijn bijstellen.
Hoe u dat format opbouwt, staat in ons artikel over compliance rapporteren aan de directie. De samenhang met de overige verplichtingen vindt u in ons overzicht van de negen verplichtingen voor een magazijn.
Hoe u het geborgd houdt
Begin met definiëren, niet met meten. Leg per indicator vast wat u telt, waar het vandaan komt, wie hem vult en wanneer. Een half A4 is genoeg en voorkomt dat het cijfer volgend jaar anders wordt berekend.
Zorg vervolgens dat de bron klopt. Een percentage keuringen op tijd is alleen betrouwbaar als elk keuringsplichtig object met vervaldatum in uw arbeidsmiddelenregister staat. Ontbreekt een object, dan meet u een te mooi percentage.
Laat de set daarna jaarlijks tegen de praktijk lopen via een interne audit en bespreek hem in de directiebeoordeling. Betrek de preventiemedewerker bij het vullen, want die zit het dichtst op de meldingen.
Tot slot: houd de bewijslast bij elkaar. Bij een controle van de Arbeidsinspectie is een consistente reeks cijfers met onderliggende registratie een heel ander gesprek dan een los overzicht dat de week ervoor is gemaakt.
Veelgestelde vragen
LTIFR is het aantal ongevallen met verzuim gedeeld door het aantal gewerkte uren, vermenigvuldigd met één miljoen. Bij drie verzuimongevallen op 240.000 gewerkte uren komt u op 3 gedeeld door 240.000 maal één miljoen, dat is 12,5. Gebruik werkelijk gewerkte uren en niet contracturen, en tel de uren van uitzendkrachten en inleners mee als zij onder uw leiding werken.
In de praktijk niets: het Nederlandse IF-cijfer of de ongevalsfrequentie gebruikt dezelfde formule als LTIFR, namelijk verzuimongevallen per miljoen gewerkte uren. Het verschil zit in de definitiekeuzes eromheen, zoals of u ongevallen zonder verzuim meetelt en of u woon-werkverkeer meeneemt. Leg die keuzes vast, want zonder definitie is een getal niet vergelijkbaar, ook niet met uzelf vorig jaar.
Nee. TRIR komt uit de Amerikaanse OSHA-systematiek en rekent per 200.000 gewerkte uren, ongeveer honderd voltijdmedewerkers per jaar. LTIFR rekent per één miljoen uren. Hetzelfde aantal ongevallen levert dus een vijf keer lager getal op bij TRIR. Vergelijk daarom nooit een TRIR met een LTIFR, en zet in de rapportage altijd de noemer erbij.
Leidende indicatoren meten gedrag en beheersing voordat er iets gebeurt. Voorbeelden die in een magazijn werken: percentage keuringen dat voor de vervaldatum is uitgevoerd, aantal bijna-ongevalmeldingen per maand, doorlooptijd van het oplossen van een melding, percentage afgeronde acties uit het plan van aanpak, deelname aan toolbox-bijeenkomsten en het aantal uitgevoerde werkplekobservaties.
Zes tot acht is in een magazijnomgeving genoeg. Bij meer indicatoren gaat de tijd naar het vullen van de rapportage in plaats van naar het oplossen van wat de rapportage laat zien. Kies er twee of drie die achteraf meten, vier of vijf die leidend zijn, en houd de set een jaar stabiel zodat trends betekenis krijgen.
Wettelijk hoeft niet elk incident in de ongevallenlijst, maar praktisch is het verstandig. Ongevallen zonder verzuim en bijna-ongevallen zijn uw enige vroege signaal: ze komen veel vaker voor dan ernstige ongevallen en wijzen naar dezelfde oorzaken. Registreer ze apart van de verzuimongevallen, zodat uw LTIFR vergelijkbaar blijft en u toch het volledige beeld hebt.
Door een frequentiecijfer nooit als bonusdoel of afdelingswedstrijd te gebruiken. Zodra een laag getal belonend wordt, daalt de meldingsbereidheid en niet het risico. Beloon in plaats daarvan het melden zelf en de doorlooptijd van oplossen. Een stijgend aantal bijna-ongevalmeldingen bij een dalend aantal verzuimongevallen is het beeld dat u wilt zien.
Extern met sectorcijfers uit de Nationale Enquête Arbeidsomstandigheden van TNO en CBS en met brancheverenigingsgegevens, maar houd rekening met verschillende definities. Intern is de vergelijking meestal nuttiger: per vestiging, per afdeling, per ploeg en tegen uw eigen twaalfmaandsgemiddelde. Kleine aantallen maken een maandcijfer sprongerig, dus rapporteer naast de maand altijd een rollend jaargemiddelde.
