Wat een interne audit is
Een interne veiligheidsaudit is een geplande, onafhankelijke controle waarin u uw eigen organisatie toetst aan de eisen die voor u gelden, en waarvan u de uitkomst vastlegt.
Die definitie bevat drie woorden die het onderscheid maken met wat de meeste magazijnen al doen. Gepland betekent met een vooraf vastgesteld onderwerp en moment. Onafhankelijk betekent dat de beoordelaar niet zijn eigen werk toetst. Eisen betekent dat u meet tegen iets objectiefs, zoals een wettelijke verplichting of een vastgestelde veiligheidsindicator.
Een ronde door het magazijn met een checklist is daarmee nog geen audit. Nuttig, maar het levert geen uitspraak op over de vraag of uw systeem betrouwbaar is.
Dit artikel beschrijft hoe u een interne audit opzet die zinvol is voor een magazijn of distributiecentrum, en die u helpt voordat een ander komt kijken.
Waarom u er zelf baat bij hebt
De meest voorkomende reden om een audit te doen is de verkeerde reden: omdat een klant of certificerende instantie erom vraagt.
De betere reden is dat u wilt weten wat een buitenstaander zou vinden. Bij een controle na een ongeval is de vraag nooit of u het goed bedoelde maar of u kunt aantonen dat het op orde was.
Een audit is het enige instrument dat dat vooraf test. U ontdekt de ontbrekende keuringsrapporten op een dinsdagmiddag in plaats van tijdens een bezoek van de inspectie.
Wat er bij zo'n bezoek precies wordt gevraagd, staat in ons artikel over de controle van de Arbeidsinspectie. Een interne audit is in feite een repetitie daarvan.
Wat wet en norm vragen
De Arbeidsomstandighedenwet gebruikt het woord audit niet. Artikel 3 vraagt een beleid gericht op zo goed mogelijke arbeidsomstandigheden, en artikel 5 een risico-inventarisatie met een plan van aanpak.
Dat plan van aanpak moet jaarlijks worden beoordeeld en waar nodig aangepast. Daar zit de wettelijke haak: u moet periodiek vaststellen of het werkt, en dat vaststellen is precies wat een audit doet.
Werkt u met een managementsysteem, dan wordt het concreter. ISO 45001:2018 verplicht in clausule 9.2 een interne audit op geplande intervallen, met een auditprogramma, vastgelegde criteria en rapportage aan het management.
De praktische spelregels staan in ISO 19011:2018, de richtlijn voor het auditen van managementsystemen. Die norm is bruikbaar ook zonder certificering, omdat hij beschrijft hoe u bewijs verzamelt en bevindingen formuleert. Meer over de systeemkant staat in ons artikel over ISO 45001 in het magazijn.
Audit versus inspectie versus keuring
Deze drie termen worden door elkaar gebruikt en dat veroorzaakt dubbel werk en blinde vlekken. Het onderscheid is als volgt.
| Wat | Beoordeelt | Voorbeeld |
|---|---|---|
| Keuring | Een object op een moment | Deze heftruck is veilig bevonden |
| Inspectie | Een situatie op de vloer | De looproute is vrij, de stelling is onbeschadigd |
| Interne audit | Het systeem erachter | Alle heftrucks worden tijdig gekeurd en dat is aantoonbaar |
Een audit gebruikt de keuringen en inspecties als bewijsmateriaal maar beoordeelt iets anders: de betrouwbaarheid van het proces. Een magazijn met perfecte keuringen en geen proces heeft geluk gehad, en dat is geen houdbare situatie.
De scope bepalen
De grootste fout bij een eerste audit is alles tegelijk willen doen. Een auditplan dat het hele magazijn en alle onderwerpen in één week bestrijkt, wordt niet uitgevoerd.
Knip daarom op in thema's die op zichzelf te beoordelen zijn. Een werkbare indeling voor een magazijn is: arbeidsmiddelen en keuringen, brandveiligheid en BHV, gevaarlijke stoffen, stellingen en opslag, intern transport, en documentatie en RI&E.
Zes thema's over vier deelaudits per jaar betekent anderhalf thema per keer en een volledige doorloop binnen twaalf maanden.
Voor de inhoudelijke afbakening per thema kunt u vertrekken vanuit ons overzicht van de negen wettelijke verplichtingen voor elk magazijn.
Auditcriteria vastleggen
Een audit zonder criteria wordt een meningsverschil. Leg daarom per thema vast waartegen u toetst, en doe dat voordat u begint.
Criteria komen uit drie bronnen: wettelijke eisen zoals het Arbobesluit, normen en richtlijnen zoals NEN 3140 of NEN-EN 15635, en uw eigen interne afspraken zoals een BHV-bezetting of een keuringsfrequentie die strenger is dan wettelijk vereist.
Die derde categorie is de nuttigste. Eigen normen die u nergens naleeft zijn een bevinding, ook als de wet niets eist. Wie zijn eigen afspraken niet haalt, heeft een systeemprobleem en geen kennisprobleem.
Werk met bewijsvragen, niet met ja-of-nee-vragen
Formuleer per criterium welk bewijs u wilt zien. Niet "zijn de ladders gekeurd" maar "toon het ladderregister en de rapporten van drie willekeurige nummers".
Die formulering verandert het gesprek. De vraag is niet meer of iemand denkt dat het goed is maar of het te laten zien is, en dat is precies de vraag die later ook wordt gesteld.
Neem in de bewijsvraag ook de steekproefgrootte op. Drie regels uit een register is genoeg om een proces te toetsen, en het is haalbaar binnen een halve dag.
Wie de audit uitvoert
Onafhankelijkheid is de eis die het vaakst wordt geschonden en die het meest bepaalt of een audit iets waard is.
Het principe is eenvoudig: niemand auditeert zijn eigen werk. Wie het keuringsregister beheert, kan niet vaststellen of het klopt, en wie de RI&E heeft opgesteld, kan niet beoordelen of die actueel is.
In de praktijk werken drie modellen. Kruislings auditen tussen vestigingen, auditen door iemand uit een andere discipline zoals kwaliteit of techniek, of een externe auditor voor de systeemdelen.
De preventiemedewerker is doorgaans de aangewezen persoon voor de operationele naleving op de vloer, maar niet voor de dossiers die hij zelf beheert. Voor complexe thema's kan een veiligheidskundige worden ingeschakeld.
De audit zelf
Een deelaudit van een halve dag volgt een vast ritme, en dat ritme is belangrijker dan de lengte.
Begin aan tafel met de documentatie: registers, rapporten, de RI&E en het plan van aanpak. Ga daarna de vloer op om te controleren of wat op papier staat overeenkomt met wat u ziet. Sluit af met twee of drie korte gesprekken met medewerkers die het werk doen.
Die derde stap wordt het vaakst overgeslagen en levert het meeste op. Een medewerker die niet weet waar de noodstop zit of wat hij bij een lekkage moet doen, is een bevinding die in geen enkel document zichtbaar is.
Werk zoveel mogelijk met vaste vertrekpunten zoals de keuringskalender en het arbeidsmiddelenregister. Wie die twee naast de werkelijkheid legt, vindt binnen een uur de meeste gaten.
Bevindingen classificeren
Zonder classificatie krijgt elke bevinding dezelfde urgentie, en dan gebeurt er niets. Drie categorieën volstaan voor een magazijn.
Een kritieke afwijking is een direct veiligheidsrisico of een overtreding die bij een controle tot handhaving leidt: een ontbrekende keuring op materieel dat in gebruik is, een geblokkeerde vluchtweg, een BHV-bezetting van nul in een ploeg.
Een afwijking is het niet halen van een eis zonder direct gevaar: een rapport dat niet vindbaar is terwijl de keuring wel is gedaan, een RI&E die niet is bijgewerkt na een verbouwing.
Een verbeterpunt is een observatie waarbij u aan de eis voldoet maar het beter kan. Houd die categorie klein, want een lijst met dertig verbeterpunten verlamt de opvolging van de echte afwijkingen.
Een logistiek dienstverlener met twee locaties voerde de eerste interne audit kruislings uit: de locatiemanager van de ene vestiging auditeerde de andere. In beide gevallen bleek de techniek in orde en de administratie niet. Alle heftrucks waren gekeurd, maar van vier ontbrak het rapport omdat de keurmeester die per mail naar een medewerker had gestuurd die inmiddels uit dienst was. Dezelfde oorzaak lag onder een ontbrekend NEN 3140-rapport en twee ladderrapporten. De bevinding was daarmee niet "vier rapporten ontbreken" maar "er is geen vaste ontvangstroute voor keuringsrapporten", en die formulering leidde tot één maatregel in plaats van vier losse acties.
Opvolging en sluiten
Een audit die eindigt met een rapport is halve arbeid. De waarde zit in het sluiten van de bevindingen, en dat vraagt drie velden per regel.
Elke bevinding krijgt een eigenaar met naam, een einddatum en een omschrijving van wat af moet zijn. Een bevinding zonder die drie velden is een observatie en geen actie.
Formuleer de maatregel bovendien op de oorzaak en niet op het symptoom. Vier ontbrekende rapporten los je op door één rapport op te vragen; het onderliggende probleem los je op door de ontvangstroute te regelen.
Voeg de bevindingen toe aan het bestaande plan van aanpak in plaats van er een aparte lijst naast te zetten. Twee lijsten met acties betekent dat er één wordt vergeten, en dat is altijd de nieuwste.
Frequentie en planning
Zet de deelaudits aan het begin van het jaar in de agenda met een datum en een thema. Een audit die wordt gepland als er tijd voor is, wordt niet gepland.
Kies daarbij de momenten bewust. Een audit op brandveiligheid en BHV kort voor de ontruimingsoefening levert meer op, en een audit op intern transport in de piekperiode geeft een realistischer beeld dan in een rustige week.
Laat de frequentie meebewegen met het risico en met de historie. Een thema waarop vorig jaar drie afwijkingen zaten, komt dit jaar twee keer aan bod in plaats van één keer.
Koppel de planning aan de momenten waarop u de RI&E toch al herziet, zoals beschreven in ons artikel over het actualiseren van de RI&E, en gebruik de toolboxmeeting om bevindingen terug te brengen naar de vloer.
Terugkoppeling naar de directie
De laatste stap is de reden dat audits blijven bestaan of stilvallen. Als de uitkomst nergens landt, verdwijnt het instrument binnen twee jaar.
Rapporteer daarom kort en op besluitniveau: het aantal open en gesloten bevindingen, de kritieke afwijkingen met hun status, en de onderwerpen waar structureel iets misgaat.
Een inspecteur van de Nederlandse Arbeidsinspectie ziet aan zo'n reeks rapportages in één blik of een organisatie haar risico's beheerst of achter de feiten aanloopt. Dat is precies het signaal dat u wilt afgeven.
Hoe u die rapportage opbouwt, staat in ons artikel over compliance rapporteren aan de directie. Voor de bredere inrichting verwijzen wij naar ons artikel over een compliance management systeem en naar de checklist voor uw magazijn als vertrekpunt voor de eerste ronde.
Veelgestelde vragen
Niet als zelfstandige verplichting. De Arbowet vraagt in artikel 3 een beleid gericht op zo goed mogelijke arbeidsomstandigheden en in artikel 5 een actuele RI&E met plan van aanpak dat jaarlijks wordt beoordeeld. Hoe u controleert of dat beleid werkt, laat de wet aan u. Bent u ISO 45001-gecertificeerd, dan is de interne audit wel expliciet verplicht via clausule 9.2 van die norm.
Een keuring beoordeelt een object: is deze heftruck veilig, is deze ladder nog goed. Een audit beoordeelt een systeem: worden alle heftrucks tijdig gekeurd, is dat vastgelegd, en werkt het proces dat dat regelt. Een audit kijkt dus niet of een keuring goed is uitgevoerd maar of u erop kunt vertrouwen dat het altijd gebeurt. Beide zijn nodig en ze vervangen elkaar niet.
Voor delen wel, voor delen niet. Het uitgangspunt is dat niemand zijn eigen werk beoordeelt. Beheert de preventiemedewerker zelf het keuringsregister en de RI&E, dan kan hij dat onderdeel niet objectief auditen. Hij kan wel prima de operationele naleving op de vloer auditen. Voor de systeemdelen die hij zelf beheert, kiest u iemand van een andere vestiging, een collega uit een andere discipline of een externe partij.
Een volledige doorloop van alle onderwerpen per jaar is een werkbare norm, maar dan opgedeeld in twee tot vier deelaudits. Dat werkt beter dan één grote ronde, omdat een deelaudit van een halve dag daadwerkelijk wordt ingepland en een auditweek steeds wordt uitgesteld. Onderwerpen met een hoger risico of met eerdere bevindingen kunt u vaker aan bod laten komen.
Een afwijking is het niet halen van een eis die voor u geldt: geen geldig keuringsbewijs, een RI&E die ouder is dan de laatste grote wijziging, een BHV-bezetting onder de eigen norm. Een verbeterpunt is een observatie waarbij u wel aan de eis voldoet maar het beter kan. Het onderscheid is belangrijk omdat afwijkingen een verplichte opvolging met termijn krijgen en verbeterpunten een afweging.
Ja, en dat is ook in uw eigen belang. Een reeks auditrapporten met gesloten bevindingen is het sterkste bewijs dat uw arbobeleid werkt en niet alleen op papier bestaat. Bewaar ze minimaal zo lang als de onderliggende documenten relevant zijn, en in de praktijk betekent dat vijf jaar voor de rapporten zelf. Voor bijzondere dossiers zoals blootstelling aan gevaarlijke stoffen gelden veel langere termijnen.
Door bewijs te eisen in plaats van antwoorden. Vraag niet of de keuringen bij zijn maar vraag om het register, kies er drie regels uit en zoek de bijbehorende rapporten op. Vraag niet of medewerkers zijn voorgelicht maar vraag aan twee medewerkers op de vloer wat zij moeten doen bij een lekkage. Die steekproefmethode maakt het verschil tussen een audit en een vragenlijst.
Ja, en voor de systeemdelen is dat vaak verstandig omdat een externe partij geen belang heeft bij de uitkomst en de eisen dagelijks ziet. De valkuil is dat het dan een extern rapport wordt dat niemand intern eigenaar is. Combineer daarom: laat de inhoudelijke toets extern doen en houd de opvolging en het bevindingenregister intern, bij een vaste rol met mandaat.
