Wat is een arbeidsmiddelenregister
Een arbeidsmiddelenregister is een centraal overzicht van alle keuringsplichtige middelen in uw magazijn. Van de stellingen en heftrucks tot de brandblussers, ladders en elektrische apparaten: het register laat per middel zien wanneer het voor het laatst is gekeurd, wat de uitkomst was en wanneer de volgende keuring valt. Het is, kort gezegd, de plek waar u de veiligheidsstatus van uw materieel bij elkaar brengt. Ook de CE-documenten van uw machines horen in dat overzicht thuis.
Zonder zo'n overzicht zit die informatie verspreid in mappen, mailboxen en losse rapporten. Een register maakt er één bron van waarheid van, zodat u niet hoeft te zoeken en niets over het hoofd ziet.
Waarom u er een nodig heeft
De Arbowet verplicht werkgevers om te zorgen voor veilige arbeidsmiddelen, en het Arbeidsomstandighedenbesluit vult dat in met keuringsplichten. De wet noemt het woord arbeidsmiddelenregister niet, maar de plicht om keuringen aantoonbaar te maken volgt er wel uit. Aantoonbaar betekent: u kunt op elk moment laten zien dat een middel op tijd en door de juiste persoon is gekeurd.
Dat aantonen lukt alleen met een overzicht. Bij een controle van de Nederlandse Arbeidsinspectie of na een incident is het register het eerste wat gevraagd wordt. Ontbreekt het, dan verandert een routinecontrole in een zoektocht en staat u met lege handen, ook als de keuringen zelf wel zijn uitgevoerd. Een goed register beschermt zo niet alleen uw mensen, maar ook uw positie als het misgaat.
Welke middelen horen erin
De basis van het register bestaat uit de middelen met een wettelijke keuringsplicht. Voor een magazijn of distributiecentrum zijn dat er meer dan de meeste bedrijven denken.
De keuringsplichtige kern
Vier categorieen vormen het hart. De magazijnstellingen worden jaarlijks geinspecteerd volgens NEN-EN 15635. Het interne transport, zoals heftrucks en reachtrucks, valt onder Arbobesluit 7.4a. De elektrische arbeidsmiddelen worden gekeurd volgens NEN 3140, en de draagbare blustoestellen volgens NEN 2559. Deze vier keren bij vrijwel elk magazijn terug.
De overige middelen
Daarnaast horen ook ladders, rolsteigers, hijs- en hefmiddelen, laadkleppen en overheaddeuren in het register, plus de voorzetapparatuur op uw heftrucks. Welke middelen precies bij u spelen, volgt uit uw inrichting en werkzaamheden. De RI&E is de logische plek om die inventarisatie te starten, zodat u niets vergeet.
Welke gegevens legt u vast
Een register is pas bruikbaar als het per middel de juiste gegevens bevat. Leg minimaal vast wat het middel is en waar het staat, een uniek kenmerk of nummer, de datum van de laatste keuring, de uitkomst daarvan, wie de keuring uitvoerde en de datum van de volgende keuring.
Aanvullend zijn de keuringsnorm, het rapportnummer en de actuele status waardevol. Met die velden ziet u per middel in één oogopslag of het in orde is en wanneer actie nodig is. Koppel waar mogelijk het onderliggende keuringsrapport, zodat het bewijs direct bij het overzicht hoort en niet in een aparte map verdwijnt.
Van Excel naar centraal overzicht
Veel magazijnen beginnen met een Excel-lijst, en dat mag: formeel voldoet een spreadsheet zolang de gegevens juist en actueel zijn. Het probleem ontstaat bij groei. Een spreadsheet waarschuwt niet uit zichzelf als een keuring verloopt, raakt snel verouderd en bestaat vaak in meerdere versies tegelijk op verschillende computers.
Zodra het aantal middelen en locaties toeneemt, wordt een systeem met automatische signalering betrouwbaarder dan losse bestanden. Zo'n keuringskalender laat op tijd zien welke keuringen eraan komen en voorkomt dat een datum stilzwijgend passeert. De overstap van los bestand naar centraal overzicht is meestal het moment waarop compliance van reactief naar planbaar gaat.
Het register en de 9 verplichtingen
Het arbeidsmiddelenregister staat niet op zichzelf. Het is de ruggengraat onder de bredere set wettelijke plichten die voor een magazijn gelden. In het overzicht van de negen wettelijke verplichtingen voor een magazijn ziet u hoe de keuringen zich verhouden tot de dossierverplichtingen zoals de RI&E, de BHV-organisatie en de noodverlichting.
Waar die verplichtingen elk hun eigen ritme en norm hebben, brengt het register de keuringskant ervan samen. Zo wordt zichtbaar of u op alle fronten aantoonbaar in orde bent, in plaats van per middel of per verplichting apart te moeten graven.
Bijhouden en borgen
Een register is een levend document. Werk het bij zodra er iets verandert: na elke keuring, bij aanschaf of afvoer van een middel en bij een verplaatsing. Plan daarnaast een periodieke controle, bijvoorbeeld per kwartaal, om te zien welke keuringen binnenkort verlopen en tijdig een afspraak te maken.
Borg het beheer door één rol eigenaar te maken, bijvoorbeeld de preventiemedewerker of de magazijnleiding. Zo verdwijnt het register niet tussen afdelingen in en worden keuringen niet dubbel of helemaal niet opgevolgd. Duidelijk eigenaarschap is uiteindelijk het verschil tussen een overzicht dat klopt en een lijst die langzaam veroudert.
Zo helpt Envora hierbij
Envora brengt tijdens de compliance scan al uw keuringsplichtige arbeidsmiddelen in kaart en zet ze in één centraal overzicht met de status per middel. We laten zien wat gekeurd is, wat verloopt en wat ontbreekt, zodat u niet langer op losse mappen en mailtjes hoeft te vertrouwen.
Zo weet u op elk moment of uw magazijn aantoonbaar in orde is, en signaleert het systeem zelf wanneer een keuring eraan komt. Meer lezen? Bekijk het overzicht van de negen verplichtingen voor een magazijn en de keuringskalender.
Veelgestelde vragen
De wet gebruikt de term arbeidsmiddelenregister niet als aparte verplichting, maar de Arbowet en het Arbobesluit verplichten u wel om keuringen uit te voeren en aantoonbaar te maken. Zonder een overzicht kunt u bij een controle niet laten zien dat elk middel op tijd is gekeurd. In de praktijk is een register daarom de manier om aan die aantoonbaarheidsplicht te voldoen, ook al staat de naam niet letterlijk in de wet.
De kern bestaat uit vier categorieen: magazijnstellingen volgens NEN-EN 15635, intern transport zoals heftrucks en reachtrucks onder Arbobesluit 7.4a, elektrische arbeidsmiddelen volgens NEN 3140 en draagbare blustoestellen volgens NEN 2559. Daarnaast vallen ladders, rolsteigers, hijsmiddelen en laadkleppen onder de keuringsplicht. Precies welke middelen bij u spelen, hangt af van uw inrichting en werkzaamheden.
Per arbeidsmiddel legt u minimaal vast: wat het is en waar het staat, een uniek kenmerk of nummer, de datum van de laatste keuring, de uitkomst, wie de keuring uitvoerde en de datum van de volgende keuring. Handig zijn ook de keuringsnorm, het rapportnummer en de status. Zo is per middel in één oogopslag te zien of het in orde is en wanneer actie nodig is.
Dat mag. Een Excel-lijst voldoet formeel zolang de gegevens juist en actueel zijn. Het nadeel is dat een spreadsheet niet zelf waarschuwt als een keuring verloopt, snel verouderd raakt en op meerdere plekken tegelijk kan bestaan. Bij een groeiend aantal middelen en locaties wordt een systeem met automatische signalering betrouwbaarder dan losse bestanden.
De werkgever is eindverantwoordelijk voor veilige arbeidsmiddelen en dus voor een sluitend register. In de praktijk beheert vaak een preventiemedewerker, facilitair verantwoordelijke of magazijnleiding het overzicht. Belangrijk is dat één persoon of rol eigenaar is, zodat het register niet tussen afdelingen in verdwijnt en keuringen niet dubbel of helemaal niet worden opgevolgd.
Het register is een levend document: u werkt het bij zodra er iets verandert. Dat betekent na elke keuring, bij aanschaf of afvoer van een middel en bij een verplaatsing. Daarnaast is een periodieke controle verstandig, bijvoorbeeld per kwartaal, om te zien welke keuringen binnenkort verlopen. Zo blijft het overzicht actueel en voorkomt u dat een verlopen keuring onopgemerkt blijft.
