Waarom een directie hierover moet rapporteren
Veiligheid en keuringen worden in de meeste bedrijven één niveau te laag belegd. De facilitair manager of de QHSE-medewerker houdt het bij, en het MT hoort er pas van als er iets misgaat.
Dat is niet waar de verantwoordelijkheid ligt. De Arbeidsomstandighedenwet legt het arbobeleid bij de werkgever, en dat is de rechtspersoon met haar bestuur. Uitvoering kunt u delegeren, verantwoordelijkheid niet.
Artikel 5 van diezelfde wet vraagt bovendien om een risico-inventarisatie met een plan van aanpak dat periodiek wordt geevalueerd. Die evaluatie is per definitie een directiemoment: er moeten prioriteiten en middelen aan hangen.
Een rapportage is dus geen extra administratieve laag. Het is de vorm waarin u die plicht aantoonbaar invult, en tegelijk het enige moment waarop iemand met budget naar de cijfers kijkt.
Wat er misgaat in de meeste rapportages
De rapportages die wij op tafel zien liggen, falen bijna altijd op dezelfde manier. Ze zijn te lang, te gedetailleerd en te weinig gericht op een besluit.
Het klassieke voorbeeld is een export uit het keuringssysteem: driehonderd regels met objectnummers, data en statussen, als bijlage bij een agendapunt van tien minuten. Niemand leest het, en dat is een rationele keuze.
Het tweede probleem is de toon. Een rapportage die alleen groen laat zien, wordt na twee keer niet meer besproken. Een rapportage die alleen problemen laat zien, wordt weggezet als een pleidooi voor meer budget.
Het derde probleem is de bron. Cijfers die handmatig zijn verzameld voor deze ene vergadering, kunnen niemand later reproduceren. Daarmee vervalt precies de waarde die u zoekt.
De zes cijfers die volstaan
Een directie stelt drie vragen: waar staan we, wat gaat er mis en wat is ons risico. Zes cijfers beantwoorden die vragen voor een magazijn of distributiecentrum.
| Cijfer | Wat het meet | Streefwaarde |
|---|---|---|
| Keuringsdekking | Percentage objecten met geldige keuring | 100 procent, minimaal 98 |
| Verlopen keuringen | Aantal objecten over de vervaldatum | 0 |
| Openstaande bevindingen | Aantal per risicoklasse, met ouderdom | 0 in de hoogste klasse |
| Plan van aanpak | Percentage acties afgerond binnen termijn | Minimaal 80 procent |
| Incidenten | Ongevallen en bijna-ongevallen per kwartaal | Trend omlaag, meldingen omhoog |
| BHV-bezetting | Diensten met voldoende BHV-ers aanwezig | 100 procent |
Zet elk cijfer naast dat van de drie voorgaande kwartalen. Een momentopname zegt weinig, een lijn zegt alles. Een dekking van 94 procent is goed nieuws als het vorig kwartaal 88 was en slecht nieuws als het 99 was.
Keuringsdekking als hoofdgetal
Als u maar één cijfer mag noemen, is het dit. Keuringsdekking is het percentage van uw keuringsplichtige objecten met een geldige keuring op de peildatum.
De rekensom is simpel, de valkuil zit in de noemer. Als uw arbeidsmiddelenregister niet compleet is, meet u een percentage van een onbekend geheel en is 100 procent geen geruststelling maar een blinde vlek.
Begin daarom altijd met de volledigheid van het register. Tel een keer fysiek: heftrucks, pallettrucks, ladders, rolsteigers, stellingen, brandblussers, haspels, noodverlichting, AED, elektrische arbeidsmiddelen en laadstations.
Splits de dekking daarna uit naar de negen verplichtingen die in een magazijn spelen, beschreven in het artikel over de negen wettelijke verplichtingen. Eén totaalpercentage verbergt namelijk dat u op acht ervan goed scoort en op de negende nul.
Openstaande bevindingen per risicoklasse
Een keuring levert zelden alleen goedgekeurd of afgekeurd op. In de praktijk komt er een lijst met bevindingen uit, met verschillende urgenties. Datzelfde geldt voor de uitkomst van een interne veiligheidsaudit, die u langs dezelfde risicoklassen rapporteert.
Rapporteer die bevindingen naar risicoklasse en niet naar afdeling of naar type object. Een directie kan niets met de mededeling dat er twaalf bevindingen bij de expeditie openstaan, wel met de mededeling dat er twee in de hoogste klasse zitten.
Voeg de ouderdom toe. Een bevinding in de hoogste klasse die er drie weken staat, is een operationeel punt. Diezelfde bevinding na vier maanden is een bestuurlijk punt, want dan is er een besluit genomen door niets te doen.
De ouderdomsverdeling is het echte signaal
Een organisatie die elk kwartaal vijftien nieuwe bevindingen krijgt en er vijftien afsluit, staat stil op een gezond niveau. Een organisatie met een constant aantal maar een oplopende gemiddelde ouderdom, loopt vast.
Toon daarom een simpele verdeling: hoeveel bevindingen staan er korter dan een maand, één tot drie maanden, en langer dan drie maanden. Dat is één grafiekje en het vertelt het hele verhaal.
Voor stellingen bestaat hiervoor al een gangbare indeling in groen, oranje en rood, zoals beschreven bij beschadigde magazijnstellingen. Gebruik dezelfde taal voor uw andere objecten, dan hoeft niemand te schakelen.
Voortgang op het plan van aanpak
Dit is het cijfer dat het dichtst bij de wettelijke plicht ligt. De risico-inventarisatie en -evaluatie is pas compleet met een plan van aanpak, en dat plan vraagt om termijnen.
Rapporteer twee getallen: het percentage acties dat binnen de gestelde termijn is afgerond, en het aantal acties waarvan de termijn is verstreken zonder afronding of herplanning.
Het tweede getal is het belangrijkste van de hele rapportage. Een verstreken termijn zonder besluit is precies wat een inspecteur zoekt en waar een aansprakelijkheidsvraag na een ongeval op landt.
Herplannen mag, mits het een besluit is met een reden en een nieuwe datum. Meer over de opzet daarvan staat in het artikel over het plan van aanpak bij de RI&E.
Incidenten en bijna-ongevallen
Bij dit cijfer wijst de goede richting de andere kant op dan mensen verwachten. Meer meldingen van bijna-ongevallen is goed nieuws, geen slecht nieuws.
Splits daarom altijd in twee reeksen: daadwerkelijke ongevallen met verzuim, en meldingen van bijna-ongevallen en onveilige situaties. De eerste reeks wilt u omlaag, de tweede omhoog.
Meldingsplichtige arbeidsongevallen horen apart genoemd, met de status van de afhandeling richting de Nederlandse Arbeidsinspectie. De procedure daarvoor staat in het artikel over het melden van een bedrijfsongeval.
Houd de registratie licht. Vier velden in het ongevallenregister zijn genoeg om hier een bruikbare trend uit te halen.
Een logistiek dienstverlener met drie vestigingen rapporteerde jarenlang één getal aan de directie: het aantal uitgevoerde keuringen per jaar. Dat getal groeide netjes mee met de vloot en gaf een prima gevoel. Bij de voorbereiding van een klantaudit bleek dat op de kleinste vestiging al veertien maanden geen ladderkeuring meer was uitgevoerd, terwijl het totaalcijfer over drie locaties gewoon steeg. Sindsdien staat er per vestiging een dekkingspercentage in de rapportage in plaats van een totaalaantal. Dezelfde data, een ander getal, en een probleem dat nu binnen een kwartaal zichtbaar wordt.
Risico vertalen naar geld en continuiteit
Een MT beslist over middelen. Zolang uw rapportage in aantallen keuringen praat, concurreert veiligheid met projecten die wel in euro's praten, en die discussie verliest u.
Vertaal daarom naar drie soorten gevolg. Het boeterisico, uitgedrukt in de categorie en de bandbreedte uit de beleidsregel en niet als één opgeteld schrikbedrag. De kans op stillegging van werk, met de omzet die per dag stilligt. En de aansprakelijkheid na een ongeval.
Dat derde punt is in de praktijk het zwaarst en wordt het minst genoemd. De achtergrond staat in het artikel over aansprakelijkheid van de werkgever en over boetes van de Arbeidsinspectie.
Voeg één regel toe over verzekerbaarheid. Verzekeraars stellen bij bedrijfspanden steeds vaker eisen aan aantoonbaar onderhoud en keuring, zoals beschreven bij verzekeringseisen voor brandbeveiliging.
Hoe vaak en in welke vorm
Per kwartaal is voor de meeste magazijnen het juiste ritme. Maandelijks geeft ruis, omdat keuringen in golven vallen en u dan vooral een seizoenspatroon rapporteert.
Jaarlijks is te traag. Een verstreken termijn die u pas na elf maanden ziet, is geen stuurinformatie meer maar geschiedschrijving.
De vorm is één A4 of één slide met de zes cijfers, de trend en maximaal drie besluitpunten. De onderbouwing zit in het systeem en gaat niet mee als bijlage.
Houd één uitzondering achter de hand. Bij een ernstig incident, een inspectiebezoek of een afgekeurde installatie rapporteert u direct, buiten het ritme om.
Waar de cijfers vandaan komen
De kwaliteit van uw rapportage wordt bepaald door de bron, niet door de opmaak. Handmatig verzamelde cijfers zijn op het moment van invullen correct en daarna niet meer.
In het eerste kwartaal is een spreadsheet werkbaar. Vanaf ongeveer honderd keuringsplichtige objecten of meerdere locaties loopt het vast, omdat niemand nog ziet wanneer een regel is blijven staan.
Wat u minimaal nodig hebt is een register met per object een vervaldatum, een verantwoordelijke en een bewijsstuk. Daaruit rollen vijf van de zes cijfers vanzelf. De overgang staat beschreven bij van Excel naar een compliance-platform.
Koppel het aan uw keuringskalender, zodat de rapportage een uitdraai is en geen apart project. Wie elk kwartaal twee dagen bezig is met het maken van de rapportage, stopt er binnen een jaar mee.
Van rapportage naar besluit
Een rapportage die alleen wordt verstuurd, bestaat juridisch nauwelijks. Wat telt is dat hij is besproken en dat er iets is besloten.
Sluit daarom altijd af met maximaal drie besluitpunten, elk met een eigenaar en een datum. Geen aanbevelingen, geen aandachtspunten, maar voorstellen waar ja of nee op gezegd kan worden.
Leg de bespreking vast in de notulen, met de genomen besluiten. Bij een onderzoek na een ongeval is de vraag steevast wanneer de directie van een risico wist, en dat is precies wat deze regel beantwoordt.
Deel dezelfde rapportage met de ondernemingsraad of de VGWM-commissie. Dat scheelt werk en voorkomt twee waarheden over één set cijfers, zoals ook speelt bij de RI&E en de ondernemingsraad.
Zo zet u het in een kwartaal op
Begin met het register, niet met het rapport. Zonder een compleet overzicht van keuringsplichtige objecten meet u een percentage van iets onbekends.
Kies daarna de zes cijfers, bijvoorbeeld uit de set veiligheids-KPI's voor een magazijn, en leg per cijfer vast hoe u het berekent en waar het vandaan komt. Die definities zijn belangrijker dan de eerste uitkomst, want zonder vaste definitie is er geen trend.
Maak het eerste rapport bewust eerlijk. Een startpunt van 71 procent dekking is bruikbaar, een startpunt van 100 procent dat na een kwartaal 82 blijkt te zijn, kost u het vertrouwen.
Zet het punt vervolgens vast op de MT-agenda, elk kwartaal op dezelfde plek. Achtergrondinformatie over de kaders vindt u bij het Arboportaal en, voor wie naar een managementsysteem toe wil, bij de norm van NEN en het artikel over ISO 45001 in het magazijn.
Vier stappen, één kwartaal, en daarna is het een uitdraai in plaats van een project. Dat is het verschil tussen rapporteren en verantwoorden.
Veelgestelde vragen
Er is geen wetsartikel dat een kwartaalrapportage voorschrijft. Wel legt de Arbowet de verantwoordelijkheid voor het arbobeleid bij de werkgever, en dat is de rechtspersoon met haar bestuur. Artikel 5 verplicht tot een risico-inventarisatie met plan van aanpak dat periodiek wordt geevalueerd, en die evaluatie kan alleen op directieniveau plaatsvinden. Een rapportage is dus geen wettelijk product, maar wel de manier waarop u die plicht aantoonbaar invult.
Zes volstaan: keuringsdekking in procenten, het aantal verlopen keuringen, openstaande bevindingen gesplitst naar risicoklasse, de voortgang op het plan van aanpak uit de RI&E, het aantal incidenten en bijna-ongevallen, en de BHV-bezetting per dienst. Met die zes beantwoordt u de drie vragen die een MT stelt: waar staan we, wat loopt er mis en wat is ons risico. Alles daarnaast is detail dat in het bronsysteem thuishoort.
Per kwartaal is voor de meeste magazijnen het juiste ritme. Maandelijks levert ruis op omdat keuringen in golven vallen en de cijfers dan vooral seizoenspatronen laten zien. Jaarlijks is te traag om nog te kunnen bijsturen. Houd wel een uitzondering achter de hand: bij een ernstig incident of een inspectiebezoek rapporteert u direct, los van het ritme.
Het percentage van uw geregistreerde keuringsplichtige objecten met een geldige keuring op de peildatum. Dus het aantal objecten met een keuring die nog niet is verlopen, gedeeld door het totaal in uw arbeidsmiddelenregister. De valkuil zit in de noemer: als uw register niet compleet is, meet u een percentage van een onbekend geheel. Begin daarom altijd met de volledigheid van het register voordat u over dekking rapporteert.
Een indicatie van het boeterisico helpt om het gesprek uit de vrijblijvendheid te halen, mits u het eerlijk brengt. Noem de categorie van de overtreding en de bandbreedte uit de Beleidsregel boeteoplegging, niet een opgeteld totaalbedrag dat suggereert dat de inspectie alles tegelijk beboet. Het zwaarste financiele risico zit meestal niet in de boete maar in stillegging van het werk en in de aansprakelijkheid na een ongeval.
In het eerste kwartaal wel, daarna wordt het lastig. Een handmatig bijgehouden overzicht is op het moment van invullen correct en daarna niet meer, en niemand ziet wanneer een regel is blijven staan. Zodra u meer dan honderd keuringsplichtige objecten hebt of meerdere locaties, is een bronsysteem met vervaldata en verantwoordelijken de enige manier om cijfers te krijgen die u durft te presenteren.
De OR heeft op grond van de Wet op de ondernemingsraden instemmingsrecht op regelingen rond arbeidsomstandigheden en een informatierecht over het gevoerde beleid. Dezelfde rapportage die naar het MT gaat, is doorgaans geschikt voor de OR of de VGWM-commissie. Dat scheelt werk en voorkomt dat er twee waarheden ontstaan over dezelfde cijfers.
Behandel ze als onderdeel van uw veiligheidsdossier en niet als managementinformatie. Bij een onderzoek na een ongeval is de vraag vaak wanneer de directie van een risico wist, en een reeks rapportages met besluiten beantwoordt die vraag. Sluit aan bij de bewaartermijn die u voor uw overige veiligheidsdocumentatie hanteert en bewaar in ieder geval de notulen waarin de rapportage is besproken.
