Waarom de OR meebeslist
Een RI&E is geen document dat u alleen laat opstellen en daarna rondstuurt. Het is een regeling die bepaalt hoe uw mensen werken, welke risico's zij lopen en welke maatregelen er de komende jaren worden genomen.
De wetgever heeft daaruit een logische consequentie getrokken: wie de risico's draagt, praat mee over de beoordeling ervan. Dat is de kern van het instemmingsrecht.
In de praktijk levert dat ook betere stukken op. Een magazijnmedewerker weet waar de heftrucks elkaar kruisen en waar de vloer bij regen glad wordt. Die kennis staat zelden in een standaardvragenlijst.
Het instemmingsrecht is dus niet alleen een formaliteit die u moet afvinken. Het is de enige plek in het RI&E-traject waar de werkvloer formeel invloed heeft op de uitkomst.
Het wettelijk kader
Twee wetten grijpen hier in elkaar. De Arbeidsomstandighedenwet verplicht u in artikel 5 tot een RI&E met plan van aanpak, en in artikel 12 tot samenwerking en overleg met de medezeggenschap over het arbobeleid.
De Wet op de ondernemingsraden regelt vervolgens de bevoegdheid. Artikel 27 lid 1 sub d geeft de OR instemmingsrecht op regelingen op het gebied van de arbeidsomstandigheden, het ziekteverzuim of het re-integratiebeleid.
De RI&E en het plan van aanpak vallen daar volgens vaste uitleg onder. Datzelfde artikel dekt ook het arbozorgsysteem, de arbodienstverlening en de aanwijzing van de preventiemedewerker.
Artikel 12 van de Arbowet voegt daar rechten aan toe die geen instemming zijn maar wel gewicht hebben: inzage in de RI&E, het recht op overleg met de arbodienst en het recht om bij een inspectiebezoek aanwezig te zijn.
Waarop het recht rust
Werkgevers denken vaak dat het instemmingsrecht alleen het eindrapport betreft. Dat is te smal. Het recht rust op de regeling als geheel, en die begint bij de keuzes vooraf.
Concreet gaat het om vier onderdelen. Ten eerste het RI&E-instrument dat u gebruikt, of dat nu een branche-instrument is of een eigen methodiek.
Ten tweede wie de RI&E uitvoert: intern, de arbodienst of een externe partij. Ten derde de partij die de RI&E toetst, voor zover toetsing verplicht is. En ten vierde het plan van aanpak met de maatregelen, de prioritering en de termijnen.
De scope van de RI&E hoort daar in de praktijk bij. Laat u alleen het hoofdmagazijn beoordelen en niet de expeditie of de laadkuil, dan is dat een keuze waarover de OR iets mag vinden.
Twee momenten in het traject
Het werkbaarste model is om het instemmingsrecht op twee momenten te organiseren in plaats van één keer aan het eind.
Het eerste moment ligt voor de start. U legt voor: welk instrument, wie voert uit, welke locaties en afdelingen, welke planning en welke toetsende partij. Dit is een kort stuk en het gesprek gaat over aanpak, niet over inhoud.
Het tweede moment ligt na de inventarisatie, bij het plan van aanpak. Daar gaat het gesprek over prioriteiten, budget en termijnen, en daar zit de meeste discussie.
Bedrijven die alles in één keer aan het eind voorleggen, lopen het risico dat de OR de opzet ter discussie stelt op het moment dat het onderzoek al is uitgevoerd. Dan bent u maanden verder.
Geen OR: PVT en personeelsvergadering
Een ondernemingsraad is verplicht vanaf vijftig werknemers. Veel magazijnen en distributiecentra in het MKB zitten daaronder, maar dat betekent niet dat er niets geregeld hoeft te worden.
Bij tien tot vijftig werknemers kunt u een personeelsvertegenwoordiging instellen, of bent u daartoe verplicht als de meerderheid van het personeel erom vraagt. De PVT heeft op arbogebied vergelijkbare bevoegdheden als de OR.
Is er geen PVT, dan verschuift het instemmingsrecht naar de personeelsvergadering: de bijeenkomst waarin u alle medewerkers spreekt. Die vergadering moet dan wel echt worden gehouden en genotuleerd.
Onder de tien werknemers vervalt het formele instemmingsrecht, maar de verplichting tot overleg uit artikel 12 van de Arbowet blijft staan. Leg dat overleg vast, al is het in een korte notitie bij de RI&E.
De procedure stap voor stap
De procedure zelf is licht en volgt uit artikel 27 van de WOR. Het gaat om een schriftelijk verzoek, een overleg en een schriftelijk antwoord.
U legt een voorgenomen besluit schriftelijk voor. Daarin staan de beweegredenen en de gevolgen die het besluit naar verwachting heeft voor de medewerkers.
De OR behandelt het in een overlegvergadering. Plan die vergadering vooruit, want een gemiste ronde kost snel zes weken. Geef de raad twee tot vier weken.
De OR reageert schriftelijk. Instemming, instemming onder voorwaarden of weigering, met motivering.
U legt de uitkomst vast. Bewaar het verzoek, het verslag en het antwoord bij de RI&E zelf, niet in een losse mailmap.
Houd het verzoek kort. Een instemmingsverzoek van twee pagina's met een bijlage leest beter dan een verzoek waarin het besluit ergens in een rapport van tachtig pagina's verstopt zit.
Als de OR niet instemt
Weigering is geen eindstation. In verreweg de meeste gevallen gaat het om een verschil over een onderdeel: een termijn die te ruim is, een risico dat te laag is ingeschaald, of een afdeling die buiten de scope is gelaten.
Praat dat eerst uit. Een aangepast voorstel is sneller geregeld dan een procedure, en het levert bijna altijd een beter plan op.
Komt u er niet uit, dan kunt u de kantonrechter vervangende toestemming vragen. De rechter toetst of uw besluit zwaarwegende bedrijfsorganisatorische redenen heeft en of de weigering van de OR onredelijk is.
Die route wordt zelden bewandeld bij een RI&E, en dat is veelzeggend. Een werkgever die voor de rechter moet uitleggen waarom hij een risicobeoordeling wil vaststellen tegen de zin van zijn personeel in, staat zelden sterk.
Instemming overslaan
Wordt een instemmingsplichtig besluit toch genomen, dan kan de OR de nietigheid inroepen binnen een maand nadat hij van het besluit op de hoogte is gesteld. Het besluit is dan vernietigbaar.
Praktisch betekent dat een herstart. De RI&E blijft feitelijk bestaan, maar de vaststelling ervan als regeling is aantastbaar, en daarmee ook het plan van aanpak dat eraan hangt.
Er is nog een tweede gevolg dat vaak wordt onderschat. Komt de Nederlandse Arbeidsinspectie langs, dan vraagt de inspecteur niet alleen of er een RI&E is, maar ook hoe die tot stand is gekomen en of medewerkers zijn betrokken.
Ontbrekende medezeggenschap is op zichzelf geen boetefeit onder de Arbowet, maar het kleurt wel het hele dossier. Zie ook wat er gebeurt als de RI&E zelf ontbreekt bij boetes van de Arbeidsinspectie.
Hoe dit in een magazijn uitpakt
In een magazijn of distributiecentrum zitten de discussies vrijwel altijd op dezelfde vier punten, en het helpt om ze vooraf te herkennen.
Het eerste is intern verkeer. Medewerkers ervaren de kruisingen tussen heftrucks en looppaden anders dan een adviseur die er een ochtend rondloopt. Neem dat serieus in uw verkeersplan.
Het tweede is fysieke belasting bij orderpicken en handmatig laden. Het derde is de bezetting buiten kantooruren, waar avond- en nachtploegen een dunnere BHV-bezetting hebben.
Het vierde is de positie van uitzendkrachten. Zij vallen onder uw RI&E maar zitten niet in uw OR, en juist zij lopen vaak het hoogste risico omdat ze het proces het kortst kennen.
Het plan van aanpak apart
Het plan van aanpak is het onderdeel waar het instemmingsrecht het meeste effect heeft, omdat daar geld en tijd in staan.
Wat de OR beoordeelt, is niet of u alles tegelijk oplost. Dat kan niemand. Wat wordt beoordeeld, is of de prioritering logisch volgt uit de ernst van de risico's en de blootstelling van uw mensen.
Onderbouw uw volgorde daarom inhoudelijk. Een maatregel die duurder is maar een risico wegneemt waaraan dagelijks veertig mensen blootstaan, hoort boven een goedkope maatregel voor een risico dat twee keer per jaar optreedt.
Zet ook realistische termijnen neer. Een plan met veertig acties die allemaal binnen drie maanden af moeten zijn, wordt niet geloofd en niet uitgevoerd. Zie hiervoor ook RI&E actualiseren.
Wat u vastlegt
Voor een inspectie of een audit moet u kunnen laten zien dat de betrokkenheid echt heeft plaatsgevonden. Vier documenten volstaan.
Het instemmingsverzoek met datum en onderwerp. Het verslag van de overlegvergadering waarin het is behandeld. De schriftelijke reactie van de OR of PVT. En de definitieve RI&E met plan van aanpak, met vermelding van de instemmingsdatum.
Bewaar die vier bij elkaar, in dezelfde map als de RI&E zelf. Zie bewaartermijnen voor veiligheidsdocumenten voor hoe lang u wat bewaart.
Het Steunpunt RI&E biedt op rie.nl instrumenten en branchemodellen die u bij het instemmingsverzoek kunt voegen, zodat de OR ziet waar de methodiek vandaan komt.
In vier stappen geregeld
Bepaal eerst welk medezeggenschapsorgaan u heeft: OR, PVT, personeelsvergadering of geen. Dat bepaalt de route en niets anders.
Leg vervolgens vóór de start een kort instemmingsverzoek voor over instrument, uitvoerder, scope en planning. Dat kost een A4 en voorkomt de meeste latere discussie.
Voer de RI&E uit, laat hem toetsen waar dat verplicht is en leg daarna het plan van aanpak apart voor, met een onderbouwde prioritering.
Archiveer tot slot verzoek, verslag, reactie en definitief document bij elkaar, en zet de volgende actualisatie meteen in uw keuringskalender. Daarmee is het geregeld tot er iets wezenlijks verandert in het magazijn.
Veelgestelde vragen
Op beide. Artikel 27 lid 1 sub d van de Wet op de ondernemingsraden noemt regelingen op het gebied van de arbeidsomstandigheden, en zowel de risico-inventarisatie en -evaluatie als het bijbehorende plan van aanpak vallen daaronder. In de praktijk splitsen bedrijven dit vaak in twee instemmingsverzoeken: een aan het begin over de opzet, en een aan het eind over het plan van aanpak met de maatregelen en termijnen.
Wel degelijk. Bij tien tot vijftig werknemers kunt u een personeelsvertegenwoordiging hebben, die op arbogebied vergelijkbare bevoegdheden heeft. Is die er niet, dan gaat het instemmingsrecht naar de personeelsvergadering, de bijeenkomst van alle medewerkers. En los daarvan schrijft de Arbowet voor dat u bij de uitvoering van het arbobeleid samenwerkt met en overleg voert met uw werknemers. Ook zonder formeel orgaan moet u kunnen aantonen dat medewerkers zijn betrokken.
De OR kan binnen een maand na de dag waarop hij van het besluit op de hoogte is gesteld de nietigheid inroepen. Het besluit is dan vernietigbaar en juridisch niet uitvoerbaar. Praktisch betekent dat een herstart van het traject, en bij een gelijktijdige inspectie een lastig gesprek over de kwaliteit van uw arbobeleid. Herstel is mogelijk, maar kost doorgaans meer tijd dan de instemming vooraf zou hebben gekost.
De OR beslist niet zelfstandig, maar heeft wel instemmingsrecht op die keuze, omdat de toetsende partij onderdeel is van de regeling. In de praktijk legt u twee of drie kandidaten voor met een korte onderbouwing van prijs, branchekennis en doorlooptijd. Dat verloopt vrijwel altijd soepel, zeker als de OR ziet dat de gekozen partij het magazijn kent.
De OR kan geen maatregel afdwingen, maar kan wel instemming aan het plan van aanpak onthouden zolang prioritering of termijnen niet kloppen. Dat is in de praktijk het scherpste instrument dat de raad heeft. Onderbouw uw prioritering daarom met de ernst van het risico en de blootstelling, niet met de kosten van de maatregel.
Ja, als de actualisatie leidt tot een gewijzigde regeling. Bij een nieuw magazijnproces, een verbouwing of een ander type heftruck verandert de risicobeoordeling wezenlijk en hoort de OR opnieuw te worden betrokken. Bij een puur administratieve bijwerking, bijvoorbeeld het afvinken van een uitgevoerde maatregel, is een nieuw instemmingsverzoek niet nodig.
De wet noemt geen vaste termijn voor de OR, maar wel dat de ondernemer het voorgenomen besluit schriftelijk voorlegt met de beweegredenen en de gevolgen. Een redelijke termijn is twee tot vier weken, zodat de raad het stuk in een reguliere overlegvergadering kan behandelen. Plan die vergadering vooruit in, want een gemiste vergaderronde kost al snel zes weken.
Ja. De Arbowet schrijft voor dat de persoon van de preventiemedewerker en zijn positie in de organisatie met instemming van de OR of de personeelsvertegenwoordiging worden vastgesteld. Neem dat mee in hetzelfde instemmingsverzoek als de RI&E, dan blijft het een traject in plaats van twee losse.
