Wat de wet werkelijk eist
Wie in de Arbeidsomstandighedenwet zoekt naar het woord vestiging, vindt het niet. Artikel 5 spreekt over de arbeid en over de arbeidsplaatsen, en dat is een bewuste keuze van de wetgever.
De verplichting luidt dat de werkgever schriftelijk vastlegt welke risico's de arbeid voor de werknemers met zich meebrengt. Die formulering is inhoudelijk en niet administratief: het gaat om dekking, niet om het aantal documenten.
Daaruit volgt de kern van dit onderwerp. U bent vrij in de vorm, maar niet in de dekking. Elke plek waar mensen voor u werken moet inhoudelijk terug te vinden zijn in de risico-inventarisatie en -evaluatie.
Het Arboportaal verwoordt het zo dat de RI&E volledig moet zijn. Volledigheid is bij één pand vanzelfsprekend en bij vijf panden een ontwerpvraag.
Eén RI&E of één per vestiging
Beide mogen. De vraag is niet wat is toegestaan, maar wat u over drie jaar nog kunt onderhouden.
Eén document per vestiging is overzichtelijk voor de locatiemanager en onhandig voor de organisatie. Elke wijziging in beleid moet dan op vijf plekken worden doorgevoerd, en in de praktijk gebeurt dat op drie.
Eén concernbrede RI&E is efficiënt voor het beleid en riskant voor de inhoud. Als het locatiedeel te dun wordt, staat er een keurig document dat over geen enkele vestiging echt iets zegt.
De opzet die standhoudt is de tussenvorm: één gedeeld raamwerk met per vestiging een eigen, volwaardige bijlage. Dat is één RI&E in juridische zin, met evenveel locatiedelen als u panden hebt.
Waarin vestigingen echt verschillen
De aanname dat twee magazijnen van dezelfde onderneming hetzelfde zijn, houdt zelden stand zodra iemand met een checklist door beide panden loopt.
De bouwkundige situatie verschilt bijna altijd: brandcompartimentering, vluchtwegen, dockdeuren, vloerbelasting en de hoogte van de stellingen. Dat zijn geen details, want ze bepalen de zwaarste risico's in een magazijn.
Daarnaast verschilt het werk zelf. De ene vestiging draait ploegendienst, de andere niet. De ene heeft een eigen werkplaats met laswerk, de andere alleen opslag en expeditie.
| Onderdeel | Meestal gedeeld | Vrijwel altijd locatiespecifiek |
|---|---|---|
| Arbobeleid en taakverdeling | Ja | Nee |
| Bouwkundige brandveiligheid | Nee | Ja |
| Verkeers- en looproutes | Nee | Ja |
| Machines en arbeidsmiddelen | Deels | Ja, per aanwezige machine |
| Gevaarlijke stoffen en opslag | Nee | Ja |
| BHV-organisatie en opkomsttijd | Nee | Ja |
| Werkdruk en ongewenst gedrag | Deels | Ja, per team |
| Instructie en voorlichting | Ja | Nee |
De rechterkolom is de reden dat een gekopieerde RI&E bij een controle opvalt. Een inspecteur van de Nederlandse Arbeidsinspectie loopt door het pand en vergelijkt wat hij ziet met wat er staat.
De opzet die in de praktijk werkt
Begin met een gedeeld deel waarin alles staat wat aantoonbaar overal gelijk is: het arbobeleid, de rolverdeling, de manier waarop u risico's weegt, het instructiebeleid en de afspraken met de arbodienst.
Maak daarna per vestiging een bijlage met een vaste structuur. Dezelfde hoofdstukken in dezelfde volgorde, zodat een verschil tussen locaties direct zichtbaar wordt in plaats van te verdwijnen in een andere indeling.
Neem in die bijlage minimaal op: de plattegrond, de aanwezige arbeidsmiddelen, de risico's per zone, de getroffen maatregelen, de restrisico's en het plan van aanpak.
Waarom een vaste structuur meer oplevert dan een compleet verhaal
De waarde van een uniforme opzet zit in de vergelijkbaarheid. Zodra alle locatiebijlagen hetzelfde skelet hebben, kunt u over vestigingen heen zien waar hetzelfde risico opduikt.
Dat maakt de RI&E bruikbaar als stuurinstrument in plaats van als verplichting. Drie vestigingen met dezelfde openstaande maatregel is een beleidsprobleem en geen locatieprobleem, en dat ziet u alleen in een vergelijkbare opzet.
Het levert bovendien tijd op bij de rapportage aan de directie, omdat de cijfers per locatie zonder handmatige bewerking naast elkaar te leggen zijn.
Het plan van aanpak per locatie
Het plan van aanpak is het onderdeel waar een concern-RI&E het vaakst spaak loopt. Een maatregel zonder eigenaar en zonder datum is geen maatregel.
Bij meerdere vestigingen betekent dat een eigen plan van aanpak per locatie, met een naam van iemand die daar werkt. Een centrale kwaliteitsmanager kan het overzicht houden, maar niet de uitvoerder zijn van vijftig acties op vijf plekken.
Zet in het plan per actie het risico, de maatregel, de verantwoordelijke, de streefdatum en de status. Die vijf velden zijn genoeg, en meer velden verlagen de kans dat het wordt bijgehouden.
Voeg daar op concernniveau één ding aan toe: een overzicht van de openstaande acties per vestiging met hun looptijd. Acties die ouder zijn dan een jaar zijn het duidelijkste signaal dat een locatie stilstaat.
Toetsing bij meerdere vestigingen
De toetsplicht is het punt waarop de meeste misverstanden ontstaan. De grens van 25 werknemers geldt op het niveau van de werkgever en niet per vestiging.
Vier vestigingen van elk tien medewerkers vormen samen een werkgever met veertig werknemers. De RI&E moet dan worden getoetst door een gecertificeerd kerndeskundige, ook al is elke locatie op zichzelf klein.
Wie de toetsing mag uitvoeren en wat de toetser precies beoordeelt, staat in ons artikel over de toetsing van de RI&E. Zie ook de vrijstellingsregeling voor kleine werkgevers voor de precieze voorwaarden.
Praktisch werkt een toetsing over meerdere vestigingen met een volledige beoordeling van het raamwerk en een steekproef op locatie. Spreek vooraf af hoeveel locaties de toetser bezoekt en welke, zodat achteraf geen discussie ontstaat over de reikwijdte.
Branche-instrumenten en de erkenning
Een erkend branche-instrument is aantrekkelijk omdat het de toetsing kan besparen, maar alleen als u onder de 25 werknemers blijft. Boven die grens is het instrument nog steeds bruikbaar en vervalt alleen het voordeel.
Sinds 1 juni 2026 geldt een nieuwe erkenningsprocedure voor branche-RI&E-instrumenten. Erkende instrumenten zijn te vinden via het Steunpunt RI&E, herkenbaar aan een groen vinkje bij de naam.
Belangrijk detail voor wie meerdere jaren met hetzelfde instrument werkt: een erkenning die niet binnen vijf jaar wordt vernieuwd, vervalt. Een instrument dat bij het opstellen erkend was, kan dat bij de volgende actualisatie dus niet meer zijn.
Bij gemengde bedrijven dekt één instrument zelden alles. Een distributiecentrum met een eigen technische dienst heeft naast het logistieke instrument een aanvullende beoordeling nodig, zoals beschreven in ons artikel over de branche-RI&E.
Medezeggenschap over locaties heen
De ondernemingsraad heeft instemmingsrecht op arboregelingen, en de RI&E valt daaronder. Bij meerdere vestigingen komt daar een praktische vraag bij: wie kijkt er mee naar het locatiedeel.
Een centrale ondernemingsraad kan het beleid beoordelen maar kent de vloer van een specifieke vestiging niet. Zonder inbreng vanaf de locatie mist de RI&E precies de signalen waarvoor medezeggenschap bedoeld is.
Organiseer daarom per vestiging een vaste inbreng, via een onderdeelcommissie, een VGWM-contactpersoon of simpelweg een rondgang met twee medewerkers van de vloer. Leg vast wie heeft meegelopen en wat er is opgehaald.
De formele stappen en termijnen staan in ons artikel over de rol van de ondernemingsraad bij de RI&E.
Actueel houden zonder dubbel werk
Een RI&E met meerdere vestigingen veroudert sneller dan een enkele, simpelweg omdat er meer gebeurt. Elke verbouwing, elke nieuwe machine en elke gewijzigde routing raakt het document.
Werk daarom met twee ritmes. Het gedeelde deel herziet u in één keer voor de hele organisatie, bijvoorbeeld eens per drie jaar of bij een beleidswijziging.
De locatiedelen krijgen een eigen jaarlijkse controle op wijzigingen, kort en gericht: is er iets veranderd aan het pand, de machines, de stoffen of de bezetting. Duurt zo'n check langer dan een uur, dan was de vorige versie niet actueel.
Daarnaast gelden de directe aanleidingen. Ons artikel over het actualiseren van de RI&E beschrijft welke gebeurtenissen niet kunnen wachten tot de jaarlijkse ronde, en de RI&E bij verhuizing gaat in op de situatie waarin een vestiging verhuist of erbij komt.
De koppeling met keuringen en dossiers
De RI&E is het startpunt van vrijwel alle periodieke verplichtingen in een magazijn. Wat u daar als risico benoemt, komt terug als keuring, instructie of voorziening.
Bij meerdere vestigingen betekent dat evenzoveel keuringsritmes, met eigen data en eigen rapporten. Een keuringskalender per locatie is dan geen luxe maar de enige manier om overzicht te houden.
Let daarbij op de verplichtingen die per locatie kunnen verschillen, zoals opslag van gevaarlijke stoffen of laadinfrastructuur. Voor die onderwerpen is soms een nadere RI&E nodig op één vestiging en op de andere niet.
Veelgemaakte fouten
De eerste fout is de kopie. Een locatiedeel dat woord voor woord gelijk is aan dat van een andere vestiging, inclusief de plattegrondverwijzingen, is niet uit te leggen.
De tweede fout is de vestiging die ontbreekt. Een klein cross-dockpunt, een gehuurde extra hal of een servicelocatie valt buiten beeld omdat er maar een paar mensen werken. De wet maakt die uitzondering niet.
De derde fout is één plan van aanpak voor alles. Zodra acties van vijf locaties in één lijst staan zonder locatiekolom, kan niemand nog sturen op wat waar openstaat.
De fout die pas bij een incident zichtbaar wordt
De vierde fout is de RI&E die centraal is opgesteld zonder dat er iemand door het betreffende pand is gelopen. Dat levert een document op dat op papier compleet is en op de vloer niets herkent.
Na een ongeval is dat het eerste wat wordt uitgezocht: stond dit risico in de RI&E van deze locatie, en wat is ermee gedaan. Een algemene beschrijving die overal opgaat, helpt dan niet.
Loop daarom elke vestiging minstens één keer per cyclus fysiek na, samen met iemand die er dagelijks werkt. Dat kost een dagdeel per locatie en het is het enige onderdeel dat niet vanachter een bureau kan.
Hoe u het aanpakt
Breng eerst in kaart welke locaties u hebt en wie daar feitelijk verantwoordelijk is voor arbo. Neem daarbij ook de kleine en tijdelijke locaties mee.
Splits vervolgens uw huidige RI&E in een gedeeld deel en een locatiedeel. In veel gevallen blijkt dan dat het gedeelde deel op orde is en dat het locatiedeel voor de meeste vestigingen ontbreekt.
Plan daarna per vestiging een rondgang van een dagdeel met een vaste checklist, en laat die uitvoeren door iemand die het pand niet kent. Een frisse blik ziet meer dan de locatiemanager die er al vijf jaar langsloopt.
Leg het resultaat vast in dezelfde structuur voor elke vestiging en koppel er per locatie een plan van aanpak aan met eigenaar en datum.
Laat het geheel ten slotte toetsen als u boven de 25 werknemers zit, en spreek vooraf af welke locaties de kerndeskundige bezoekt. Dan hebt u één RI&E die de wet dekt en vijf locatiedelen waar uw mensen echt iets aan hebben.
Veelgestelde vragen
Niet per se. De Arbowet vraagt dat alle risico's van de arbeid zijn vastgelegd, niet dat er per pand een apart document ligt. U mag met één concernbrede RI&E werken, zolang daarin per vestiging de eigen risico's, de eigen maatregelen en het eigen plan van aanpak herkenbaar zijn opgenomen. In de praktijk werkt een gedeeld raamwerk met een locatiebijlage per vestiging het beste.
Voor de hele werkgever. Het gaat om het totale aantal werknemers dat bij de rechtspersoon in dienst is, niet om het aantal per locatie. Een bedrijf met vier vestigingen van elk tien medewerkers heeft dus veertig werknemers en valt boven de grens. De RI&E moet dan worden getoetst door een gecertificeerd kerndeskundige, ook als elke vestiging op zichzelf klein is.
Alleen voor de onderdelen die aantoonbaar identiek zijn. Het kopiëren van een volledige RI&E naar een andere locatie is de meest voorkomende tekortkoming, omdat de indeling, de bouwkundige situatie, de aanwezige machines en de personeelssamenstelling vrijwel nooit gelijk zijn. Voor het gedeelde deel is één beschrijving prima, voor het locatiedeel niet.
Dan is dat een wijziging van de arbeidsomstandigheden en moet de RI&E worden geactualiseerd. Dat betekent in de praktijk een nieuwe locatiebijlage met een eigen rondgang, een eigen plan van aanpak en een aanvulling op het gedeelde deel als de nieuwe locatie risico's kent die er nog niet in stonden. Doe dit voor de ingebruikname en niet erna.
De toetsing gaat over de RI&E als geheel. Een kerndeskundige beoordeelt of het document volledig, actueel en betrouwbaar is, en dat kan hij niet beoordelen zonder de locatiedelen te zien. Bij een groter aantal vestigingen wordt in de praktijk gewerkt met een steekproef over locaties, waarbij de toetser wel het volledige raamwerk beoordeelt en een deel van de locaties op locatie bekijkt.
Ja, mits alle vestigingen onder dezelfde branche vallen en het instrument de daar aanwezige werkzaamheden dekt. Lastiger wordt het bij gemengde bedrijven, bijvoorbeeld een magazijn met een eigen werkplaats of een kantoorvestiging naast een distributiecentrum. Dan dekt één instrument zelden alles en vult u aan met een eigen beoordeling van de niet-gedekte onderdelen.
De werkgever. Verantwoordelijkheid voor de RI&E is niet te delegeren naar een vestiging, ook niet als de uitvoering daar ligt. U kunt de uitvoering wel beleggen bij een locatiemanager, maar de directie blijft aanspreekbaar op de vraag of het geheel klopt. Dat is precies waarom centraal zicht op de status per vestiging nodig is.
Er staat geen vaste termijn in de wet. De regel is dat de RI&E actueel moet zijn, en bij meerdere vestigingen betekent dat een vaste jaarlijkse controle op wijzigingen per locatie, plus een directe actualisatie bij verhuizing, verbouwing, nieuwe machines of een ongeval. Veel bedrijven kiezen voor een driejaarlijkse volledige herziening met een jaarlijkse locatiecheck ertussen.
