Wat de vrijstelling wel en niet inhoudt
Rond de RI&E bestaat veel verwarring over het woord vrijstelling. Veel ondernemers denken dat een klein bedrijf helemaal geen risico-inventarisatie en -evaluatie hoeft te maken. Dat is een misverstand dat je duur kan komen te staan.
De vrijstelling waar het om draait, gaat niet over de RI&E zelf, maar over de verplichte toetsing daarvan door een gecertificeerde kerndeskundige. Onder voorwaarden mag je die toetsing overslaan. De plicht om een RI&E te maken en actueel te houden blijft in alle gevallen bestaan.
Het onderscheid is belangrijk omdat de gevolgen anders zijn. Zonder toetsing kun je nog steeds volledig aan de wet voldoen. Zonder RI&E ben je per definitie in overtreding.
De RI&E-plicht blijft altijd staan
De verplichting om een RI&E te hebben staat in artikel 5 van de Arbeidsomstandighedenwet. Die verplichting geldt voor iedere werkgever met personeel, of dat nu één parttimer is of honderd fulltimers. Er is geen ondergrens waaronder de RI&E-plicht vervalt.
In de RI&E breng je alle arbeidsrisico's in kaart en beschrijf je in een plan van aanpak hoe je die aanpakt. Dat is de kern van goed werkgeverschap en de basis onder alle andere verplichtingen. Meer over de opzet lees je in ons artikel over de RI&E voor je magazijn.
Wie denkt dat een vrijstelling betekent dat de RI&E van tafel is, komt bij een controle of een ongeval bedrogen uit. De vrijstelling verlicht hooguit het proces, nooit de plicht.
De 40-urengrens uitgelegd
De eerste route naar vrijstelling van de toetsing is de 40-urengrens. Heb je in totaal maximaal 40 uur arbeid per week, over al je werknemers samen opgeteld, dan hoef je de RI&E niet te laten toetsen. Je mag in dat geval ook een eenvoudiger, checklistachtig instrument gebruiken.
Let op het woord totaal. Het gaat niet om de arbeidsduur van één werknemer, maar om de som van alle contracturen bij elkaar. Eén medewerker die 40 uur werkt zit precies op de grens, en twee medewerkers van elk 24 uur zitten er ruim boven.
Deze regeling is bedoeld voor de allerkleinste werkgevers, bijvoorbeeld een ondernemer met één parttimer. Zodra je meer mensen of meer uren in dienst hebt, val je er buiten en herleeft de toetsingsplicht.
Vrijstelling via een erkend instrument
De tweede route is het gebruik van een erkend RI&E-instrument in combinatie met een beperkt aantal werknemers. Bedrijven tot en met 25 werknemers die een in de cao of branche erkend instrument gebruiken, zijn vrijgesteld van de externe toetsing. De Nederlandse Arbeidsinspectie accepteert de RI&E dan zonder toets door een kerndeskundige.
De verplichte toetsing zelf is geregeld in artikel 14 van de Arbowet, over de bijstand van deskundigen. Een erkend instrument is een branchespecifieke tool die door werkgevers en werknemers samen is goedgekeurd. Voor logistiek en magazijnwerk bestaan zulke instrumenten. Het voordeel is dat de vragen al toegespitst zijn op de risico's in jouw sector.
De erkenning geldt alleen als je het instrument ook echt volledig en actueel invult. Een half ingevuld instrument of een verouderde versie voldoet niet, en dan ben je alsnog aangewezen op een toetsing. Twijfel je of toetsing nodig is, lees dan ons artikel over de RI&E laten toetsen.
Waarom een magazijn zelden vrijgesteld is
In de praktijk komt een magazijn of distributiecentrum bijna nooit onder de 40-urengrens uit. Een enkele orderpicker of heftruckchauffeur werkt vaak al fulltime, en de meeste magazijnen draaien met een ploeg van meerdere mensen. Daarmee is de eerste vrijstelling meestal van de baan.
Blijft de route via het erkende instrument over. Die is haalbaar tot en met 25 werknemers, wat voor een klein magazijn goed mogelijk is. Maar juist in een magazijn spelen zware risico's zoals heftruckverkeer, hoge stellingen en fysieke belasting, waardoor een grondige inventarisatie extra belangrijk is.
De vrijstelling van de toetsing betekent dan ook niet dat je de risico's lichter mag nemen. Een magazijn heeft objectief meer en zwaardere risico's dan een kantoor, en dat vraagt om een serieuze RI&E, met of zonder verplichte toets.
Zo reken je de arbeidsuren uit
Om te bepalen of je onder de 40-urengrens valt, tel je de contracturen van al je werknemers per week bij elkaar op. Een werknemer met een contract van 32 uur telt voor 32 uur, ongeacht of hij die week toevallig minder werkt. Structurele overuren tel je mee als ze tot het normale patroon horen.
Uitzendkrachten, gedetacheerden en stagiairs die onder jouw gezag en leiding werken, tellen in veel gevallen mee voor de RI&E-context van jouw bedrijf. Dat maakt de rekensom voor een magazijn met flexibele schil al snel hoger dan gedacht. Meer over deze groep lees je in ons artikel over de RI&E en uitzendkrachten.
Kom je met de optelsom boven de 40 uur, dan is de toetsing verplicht, tenzij je onder de erkend-instrumentregeling met maximaal 25 werknemers valt. Reken de som eerlijk uit en leg de uitkomst vast, zodat je bij een controle kunt onderbouwen waarom je wel of niet hebt getoetst.
Wat je zonder toetsing toch moet regelen
Ook als je terecht bent vrijgesteld van de toetsing, blijft er werk liggen. De RI&E moet volledig zijn, op schrift staan en een plan van aanpak bevatten met concrete maatregelen, verantwoordelijken en termijnen. Zonder plan van aanpak is de RI&E niet compleet.
Daarnaast moet de RI&E actueel blijven. Verandert er iets wezenlijks in je magazijn, zoals een nieuwe heftruck, een andere indeling of een extra ploeg, dan werk je de RI&E bij. Een RI&E van vijf jaar oud die niet meer klopt met de werkelijkheid voldoet niet, ook al is hij ooit netjes opgesteld.
Tot slot deel je de relevante uitkomsten met je werknemers en betrek je hen bij de aanpak. De RI&E is geen document voor in de la, maar het startpunt voor de veiligheid op de werkvloer.
Het risico van te snel rijk rekenen
De grootste valkuil is dat ondernemers zichzelf te snel vrijgesteld verklaren. Ze tellen alleen de vaste krachten mee, vergeten de uitzendkrachten, of gaan er zonder controle van uit dat hun instrument erkend is. Bij een inspectie of na een ongeval blijkt dan dat de toetsing wel degelijk verplicht was.
Het ontbreken van een geldige, getoetste RI&E is een overtreding die de Nederlandse Arbeidsinspectie direct kan beboeten. Bij een arbeidsongeval weegt het bovendien zwaar mee in de vraag of je als werkgever aan je zorgplicht hebt voldaan. Meer daarover lees je in ons artikel over de aansprakelijkheid van de werkgever.
De veilige route is simpel: bepaal je situatie zorgvuldig, leg de onderbouwing vast en laat bij twijfel toch toetsen. De kosten van een toetsing vallen in het niet bij de kosten van een boete of een aansprakelijkstelling.
Zo helpt Envora je hierbij
Envora brengt in kaart of jouw magazijn onder een vrijstelling valt en of je RI&E aan alle eisen voldoet. We tellen de arbeidsuren, beoordelen of het gebruikte instrument geschikt en actueel is en controleren of het plan van aanpak compleet is.
Zo weet je zeker of je moet toetsen of niet, en voorkom je dat je jezelf ten onrechte vrijgesteld waant. Het resultaat is een RI&E die klopt met de werkelijkheid en die je bij een controle met vertrouwen kunt laten zien.
Veelgestelde vragen
Nee. Iedere werkgever met personeel is verplicht een RI&E te hebben, ongeacht de grootte van het bedrijf. De vrijstelling die soms 'RI&E-vrijstelling' wordt genoemd, gaat niet over de RI&E zelf maar over de verplichte toetsing ervan door een gecertificeerde kerndeskundige. Die toetsing kan onder voorwaarden vervallen, de RI&E-plicht nooit.
De toetsing vervalt in twee situaties. Bij in totaal maximaal 40 uur arbeid per week over al je werknemers samen hoef je niet te toetsen. Daarnaast zijn bedrijven tot en met 25 werknemers vrijgesteld van de toetsing als zij een in de cao of branche erkend RI&E-instrument gebruiken. In alle andere gevallen blijft de toetsing verplicht.
De grens gaat om het totaal aantal uren arbeid per week van alle werknemers bij elkaar opgeteld, niet per persoon. Eén fulltime medewerker van 40 uur zit al op de grens. Twee medewerkers van elk 20 uur ook. Zodra het totaal boven de 40 uur uitkomt, geldt de toetsingsplicht weer, tenzij je onder de erkend-instrumentregeling valt.
Voor de RI&E-plicht draait het om werknemers, dus om mensen met een arbeidsovereenkomst. De uren van een directeur-grootaandeelhouder zonder arbeidsovereenkomst tellen daar in beginsel niet in mee. Ingehuurde uitzendkrachten en stagiairs die onder jouw gezag werken tellen vaak juist wel mee. Laat dit bij twijfel toetsen, want de uitleg luistert nauw.
Een erkend RI&E-instrument is een branchespecifieke vragenlijst of tool die door de sociale partners is goedgekeurd. Gebruik je zo'n instrument en heb je maximaal 25 werknemers, dan hoef je de RI&E niet extern te laten toetsen. Voor magazijn- en logistieke bedrijven bestaan zulke instrumenten, maar ze moeten wel actueel en volledig ingevuld zijn.
De Nederlandse Arbeidsinspectie kan een boete opleggen als je geen RI&E hebt of als die niet actueel is. Het ontbreken van een RI&E is een overtreding die direct beboet kan worden, zonder eerst een waarschuwing. Bij een ongeval weegt het ontbreken van een RI&E bovendien zwaar mee in de aansprakelijkheid van de werkgever.
Ja. Groei je van bijvoorbeeld 20 naar 40 uur arbeid per week, of van 25 naar 30 werknemers, dan verandert je situatie en kan de toetsingsplicht alsnog ontstaan. De RI&E moet daarnaast worden geactualiseerd bij verbouwingen, nieuwe machines of gewijzigde werkprocessen. Behandel de RI&E als een levend document, niet als een eenmalige verplichting.
