Twee werkgevers, één vloer
Op een gemiddelde werkdag lopen er in een magazijn mensen rond die niet bij u in dienst zijn. Een monteur voor de dockleveller, een keurmeester voor de stellingen, een schoonmaakploeg, een installateur op het dak.
Elk van hen heeft een eigen werkgever met een eigen arbobeleid. En elk van hen loopt op uw vloer, tussen uw heftrucks, langs uw stellingen.
Dat is de kern van het vraagstuk. Er zijn twee zorgplichten tegelijk actief op dezelfde plek, en de wet gaat ervan uit dat die op elkaar worden afgestemd in plaats van naast elkaar bestaan.
Wat artikel 19 van de Arbowet vraagt
De basis staat in artikel 19 van de Arbeidsomstandighedenwet, over samenwerkende werkgevers.
De strekking is kort. Als werknemers van verschillende werkgevers op dezelfde arbeidsplaats werken, moeten die werkgevers doelmatig samenwerken, elkaar informeren en hun maatregelen afstemmen. Dat moet schriftelijk worden vastgelegd.
De wet schrijft geen vorm voor. Een bijlage bij het contract met een paar heldere afspraken voldoet, mits die afspraken echt over uw locatie gaan en niet uit een sjabloon komen.
Wat dat in de praktijk betekent
Informeren betekent: u vertelt welke risico's uw locatie heeft, hij vertelt welke risico's zijn werk meebrengt.
Afstemmen betekent: u besluit samen wie welke maatregel neemt. Wie zet de gang af, wie regelt het toezicht, wie stopt het heftruckverkeer.
Vastleggen betekent: dat staat op papier vóórdat het werk begint, niet in een e-mail achteraf.
Wie is waarvoor verantwoordelijk?
De verdeling is minder ingewikkeld dan hij lijkt, zolang u hem langs één vraag legt: wie beheerst het risico?
De onderaannemer is verantwoordelijk voor zijn eigen mensen, hun opleiding, hun persoonlijke beschermingsmiddelen en de veiligheid van zijn eigen werkmethode.
U bent verantwoordelijk voor de arbeidsplaats: de vloer, de verlichting, het interne verkeer, de aanwezigheid van gevaarlijke stoffen en de staat van uw eigen installaties.
Gedeeld is alles wat op het snijvlak ligt. Een monteur die op een rolsteiger in een heftruckgang werkt, is een risico dat geen van beide partijen alleen kan beheersen.
Wat er verder over aansprakelijkheid van de werkgever geldt, leest u in ons aparte artikel daarover.
Uw RI&E en de risico's van derden
Een RI&E die alleen naar het eigen personeel kijkt, is onvolledig. Artikel 5 van de Arbowet vraagt om inventarisatie van de risico's van de arbeid, en derden op de vloer zijn onderdeel van die arbeid.
Beschrijf daarom twee kanten. Welke risico's lopen derden bij u, en welke risico's brengen zij mee voor uw eigen mensen.
Die tweede kant wordt bijna altijd vergeten. Een installateur die een gangpad blokkeert met materiaal, verandert de vluchtroute van uw magazijnmedewerkers.
Neem de beheersmaatregelen op in uw plan van aanpak, met een verantwoordelijke en een termijn. Anders blijft het een constatering.
Een distributiecentrum liet in de zomer het dak vervangen. De dakdekkers gebruikten de expeditiedeur als aanvoerroute, waardoor er drie weken lang materiaal in het gangpad naast de laadkuilen stond. Niemand had dat afgestemd, want de opdracht liep via facilitair en niet via de magazijnleiding. Pas na een bijna-ongeval met een pallettruck werd de route verlegd. De afstemming had vijf minuten gekost, de discussie erna twee weken.
De locatie-instructie
U bent de enige die uw locatie kent. Dat maakt de locatie-instructie geen formaliteit maar de kern van de afstemming.
Behandel minimaal: de interne verkeersregels, de vluchtwegen en de verzamelplaats, de alarmering, de gebieden met beperkte toegang, het rookverbod en de plek van de blusmiddelen en de AED.
Doe dat voorafgaand aan het werk, aan de mensen die het werk uitvoeren en niet alleen aan de accountmanager die de opdracht binnenhaalde.
Laat ervoor tekenen. Niet uit wantrouwen, maar omdat een instructie die u niet kunt aantonen bij een onderzoek gelijkstaat aan geen instructie.
Voor terugkerende partijen werkt een korte digitale instructie met een geldigheidsduur van een jaar prima. De aanvullende punten per klus komen dan op de werkvergunning.
Meegebrachte arbeidsmiddelen
Een onderaannemer brengt zijn eigen gereedschap mee, en daarmee zijn eigen keuringsverplichtingen. Dat ontslaat u niet van de vraag of dat gereedschap op uw vloer veilig is. Voor gereedschap dat niet van uw organisatie is gelden op uw arbeidsplaats dezelfde eisen als voor uw eigen materieel.
Vraag bij aanvang om de keuringsbewijzen van de middelen die een risico voor uw mensen kunnen opleveren. Hoogwerkers, rolsteigers, ladders, hijsmiddelen en elektrisch handgereedschap staan bovenaan.
Dat is geen wantrouwen maar dossiervorming. Bij een incident wordt precies dit opgevraagd, en dan is "wij gingen ervan uit" een zwak antwoord.
Werkt de partij met apparatuur die u zelf huurt of ter beschikking stelt, dan verschuift de verantwoordelijkheid richting u. Zie ons artikel over keuring van gehuurde arbeidsmiddelen.
Wanneer een werkvergunning nodig is
Voor routinematig werk in een afgezet gebied volstaat de locatie-instructie. Voor risicovol werk hoort er een werkvergunning bij.
Dat geldt in elk geval voor heet werk, voor werken op hoogte, voor werk in besloten ruimtes, voor werk aan de elektrische installatie en voor alles waarbij een veiligheidsvoorziening tijdelijk buiten bedrijf gaat.
De vergunning dwingt af dat iemand vooraf nadenkt over de omgeving in plaats van alleen over de klus.
Zet er ook de eindtijd in en laat afmelden. Een openstaande vergunning aan het eind van de dag betekent dat er nog iemand ergens is, of dat niemand het formulier heeft afgerond.
BHV, ontruiming en aanwezigheid
Bij een ontruiming maakt het niet uit voor wie iemand werkt. Uw BHV-organisatie moet iedereen naar buiten krijgen die binnen is.
Dat vraagt twee dingen. Ten eerste een actueel aanwezigheidsoverzicht, waarvoor een aanmeldprocedure aan de poort de eenvoudigste oplossing is.
Ten tweede dat derden weten waar de verzamelplaats is en wat het alarmsignaal betekent. Dat hoort in de locatie-instructie, niet in de aanname dat iemand het bordje wel ziet.
Neem derden ook mee in uw ontruimingsoefening als zij structureel aanwezig zijn, bijvoorbeeld een vaste schoonmaakploeg of een inhouse technische dienst.
Verschil met inlenen en uitzendkrachten
Het onderscheid dat er juridisch toe doet is niet het contracttype maar de vraag wie de dagelijkse aanwijzingen geeft.
Werkt iemand onder uw leiding en toezicht, dan bent u inlener. Dan draagt u vrijwel de volledige arbozorgplicht, inclusief voorlichting, instructie en het verstrekken van beschermingsmiddelen.
Werkt iemand onder leiding van zijn eigen werkgever aan een afgebakende opdracht, dan is het onderaanneming en geldt de afstemmingsplicht van artikel 19.
Die grens is in de praktijk glibberig. Een "onderaannemer" die dagelijks van uw teamleider te horen krijgt wat hij moet doen, is feitelijk ingeleend. Zie ook ons artikel over uitzendkrachten en de RI&E.
Toezicht tijdens het werk
Afstemmen vooraf is niet genoeg als niemand kijkt of het ook zo gaat. Toezicht hoeft niet zwaar te zijn, maar het moet bestaan.
Wijs per opdracht één contactpersoon aan uw kant aan. Iemand die weet dat het werk loopt, die bereikbaar is en die bevoegd is om het stil te leggen.
Die laatste bevoegdheid is het punt. Een contactpersoon die alleen mag melden en niet mag stoppen, is een doorgeefluik.
Loop bij meerdaags werk minimaal dagelijks even langs. Neem de bevindingen mee in de toolboxmeeting als het uw eigen mensen raakt.
Als er toch iets gebeurt
De meldplicht bij de Nederlandse Arbeidsinspectie ligt bij de werkgever van het slachtoffer. Dat betekent niet dat u buiten schot blijft.
Vindt het ongeval op uw locatie plaats, dan wordt u betrokken in het onderzoek. Er wordt gevraagd naar uw RI&E, uw locatie-instructie, de afstemmingsafspraken en het toezicht.
Leg daarom altijd zelf een incidentregistratie aan, ook als u niet de meldplichtige partij bent. Zie ook ons artikel over het melden van een bedrijfsongeval.
Wat u niet kunt: de zorgplicht contractueel wegschrijven. U kunt aansprakelijkheid en kosten regelen, maar de bestuurlijke boete volgt de partij die de arbeidsplaats beheerst.
Vijf fouten die u vaak ziet
De eerste is de instructie bij de balie. Mondeling, in dertig seconden, zonder handtekening en zonder dat de uitvoerder erbij is.
De tweede is een afstemmingsbijlage uit een sjabloon die niets over uw locatie zegt. Op papier compliant, in werkelijkheid leeg.
De derde is de opdracht die via inkoop of facilitair loopt zonder dat de magazijnleiding het weet. Dan is er niemand die de gang afzet.
De vierde is een aanwezigheidsregistratie zonder afmelding. De vijfde is aannemen dat een lange samenwerking instructie overbodig maakt; juist bij vaste partijen sluipt de routine erin.
In vier stappen geregeld
Begin met een overzicht. Welke externe partijen komen in een gemiddeld jaar op uw locatie, hoe vaak, en voor welk type werk.
Maak daarna één afstemmingsbijlage die u aan elk contract hangt, met daarin uw locatierisico's, uw regels en de afspraak wie wat regelt. Twee pagina's is genoeg.
Richt vervolgens de aanmeldprocedure in: registratie bij binnenkomst, locatie-instructie met handtekening, controle van keuringsbewijzen en afmelding bij vertrek.
Sluit af met een jaarlijkse controle. Loop de registraties door, kijk of de instructies zijn getekend en of de vergunningen zijn afgemeld, en neem de conclusies mee in uw actualisatie van de RI&E.
Veelgestelde vragen
Voor zijn medewerkers is zijn eigen werkgever verantwoordelijk. Voor de risico's van uw locatie bent u dat. Artikel 19 van de Arbowet verplicht beide werkgevers om samen te werken en de maatregelen op elkaar af te stemmen. In de praktijk betekent dat: u informeert over uw risico's en uw regels, hij informeert over de zijne, en u legt samen vast wie welke maatregel neemt. Geen van beide partijen kan zich achter de ander verschuilen.
Artikel 19 gaat over samenwerkende werkgevers. Als werkzaamheden op eenzelfde arbeidsplaats door werknemers van verschillende werkgevers worden verricht, moeten die werkgevers doelmatig samenwerken, elkaar informeren en de maatregelen afstemmen. De wet vraagt daarnaast dat dit schriftelijk wordt vastgelegd. Het artikel noemt geen vormvereiste, dus een korte afstemmingsbijlage bij het contract volstaat.
Ja. U bent de enige die uw locatie kent: de heftruckroutes, de vluchtwegen, de verzamelplaats, de gebieden met gevaarlijke stoffen en de plekken waar niet gerookt of gereden mag worden. Geef die instructie voorafgaand aan het werk en laat er voor tekenen. Een instructie die achteraf niet aantoonbaar is, telt bij een onderzoek niet mee.
U mag ervan uitgaan dat de onderaannemer zijn eigen arbeidsmiddelen in orde heeft, maar u kunt daar niet blind op varen als het middel op uw terrein een risico voor uw mensen oplevert. Vraag daarom bij aanvang om de keuringsbewijzen van hoogwerkers, rolsteigers, ladders, hijsmiddelen en elektrisch handgereedschap. Leg de controle vast; het kost vijf minuten en het is precies wat er bij een incident wordt opgevraagd.
Een uitzendkracht werkt onder uw leiding en toezicht. U bent dan inlener en draagt vrijwel de volledige arbozorgplicht, inclusief voorlichting en instructie. Een onderaannemer werkt onder leiding van zijn eigen werkgever aan een afgebakende opdracht. Daar geldt de afstemmingsplicht van artikel 19, niet de inlenersaansprakelijkheid. Het onderscheid zit in wie de dagelijkse aanwijzingen geeft, niet in het contracttype.
De meldplicht bij de Nederlandse Arbeidsinspectie ligt bij de werkgever van het slachtoffer. Als het ongeval op uw locatie plaatsvindt, bent u wel betrokken bij het onderzoek en wordt gevraagd naar uw RI&E, uw instructie en uw afstemmingsafspraken. Leg daarom altijd zelf een incidentregistratie aan, ook als u niet de meldplichtige partij bent.
Met een aanmeldprocedure aan de poort of receptie waarin naam, bedrijf, werkzaamheden, locatie en verwachte eindtijd worden vastgelegd, plus een afmelding bij vertrek. Dat is geen bureaucratie maar de basis van uw ontruiming: zonder dat overzicht weet u bij een alarm niet of iedereen buiten staat. Voor kleine bedrijven volstaat een gebonden logboek prima.
Civielrechtelijk kunt u afspraken maken over aansprakelijkheid en kosten. Publiekrechtelijk verdwijnt uw eigen arbozorgplicht daar niet mee. De Arbeidsinspectie spreekt de werkgever aan die de arbeidsplaats beheerst, ongeacht wat er in het contract staat. Een contractuele vrijwaring is dus nuttig voor de schade, maar niet voor de boete.
