Waarom de vraag steeds vaker opkomt
Op bedrijventerreinen met veel kleine en middelgrote vestigingen ligt samenwerken voor de hand. Iedereen worstelt met dezelfde puzzel: genoeg opgeleide mensen op de vloer houden, ook als er iemand ziek is of op vakantie.
Bij een bezetting van vijftien tot dertig medewerkers is die puzzel het lastigst. U hebt te weinig mensen om ruim te plannen en te veel risico om het erop aan te laten komen.
De verleiding is dan om te kijken naar de buren, naar de verhuurder of naar een parkmanagementorganisatie. Dat kan werken, mits u weet welk deel u kunt delen en welk deel niet.
De verplichting die niet overdraagbaar is
Artikel 15 van de Arbeidsomstandighedenwet is op dit punt ondubbelzinnig. De werkgever laat zich bijstaan door een of meer werknemers die door hem zijn aangewezen als bedrijfshulpverlener.
Zie ook de toelichting op Arboportaal. Die bijstand omvat vier taken: eerste hulp bij ongevallen, het beperken en bestrijden van brand en het beperken van de gevolgen van ongevallen, het alarmeren en evacueren van alle aanwezigen, en het alarmeren van en samenwerken met hulpverleningsorganisaties.
Daarna volgt de bepaling die in elke discussie over gezamenlijke BHV de doorslag geeft. De bedrijfshulpverleners beschikken over zodanige deskundigheid, ervaring, opleiding en uitrusting, zijn zodanig in aantal en zodanig georganiseerd dat zij die taken naar behoren kunnen vervullen.
Er staat dus geen aantal en geen organisatievorm voorgeschreven, maar wel een resultaatverplichting die bij u ligt. Dat maakt samenwerken mogelijk en uitbesteden onmogelijk. Meer over de basis leest u in ons artikel over wanneer BHV verplicht is.
Wat artikel 19 wel regelt
Er is een tweede artikel dat vaak over het hoofd wordt gezien en dat juist over samenwerking gaat. Artikel 19 van de Arbowet bepaalt dat werkgevers die in hetzelfde bedrijf of dezelfde inrichting arbeid laten verrichten, onderling op doelmatige wijze samenwerken.
Dat is geen vrijblijvende aanbeveling. Waar meerdere werkgevers op dezelfde arbeidsplaats actief zijn, is samenwerking een verplichting om naleving van de wet te verzekeren.
Voor bij algemene maatregel van bestuur aangewezen categorieën werkzaamheden gaat het artikel een stap verder: vóór aanvang moet schriftelijk zijn vastgelegd hoe wordt samengewerkt, welke voorzieningen worden getroffen en hoe daarop toezicht wordt uitgeoefend.
Voor een gedeeld pand of een gedeelde inrit betekent dit dat u niet alleen mág afstemmen, maar dat afstemming ook verwacht wordt. Zie ook ons artikel over onderaannemers en derden op uw locatie.
Wat u wel samen kunt organiseren
De ruimte om te delen is groter dan veel bedrijven denken, en het zijn precies de dure en tijdrovende onderdelen.
Opleiding en herhaling zijn het meest voor de hand liggend. Een instructeur die voor twaalf deelnemers komt, is per persoon aanzienlijk goedkoper dan drie losse trainingen van vier. Ook de planning wordt eenvoudiger, want er zijn meer momenten om uit te kiezen.
Oefeningen lenen zich er eveneens goed voor. Een gezamenlijke ontruimingsoefening op een terrein met gedeelde uitgangen is realistischer dan een oefening waarin u doet alsof de buren niet bestaan.
Middelen zijn de derde categorie. Denk aan een gedeelde AED op een centrale plek, gezamenlijke inkoop van verbandmiddelen of afspraken over het onderhoud van blusmiddelen. Wat er in uw eigen uitrusting hoort, staat in ons artikel over BHV-middelen.
Tot slot kunt u afspreken dat u elkaar bijstaat bij een incident. Dat is waardevol, mits het meer is dan een intentie en er echt afspraken liggen over alarmering en toegang.
Wat altijd van u blijft
Tegenover die ruimte staat een harde kern die niet verhuist, hoe goed de samenwerking ook is.
De aanwijzing van uw eigen bedrijfshulpverleners blijft van u, inclusief de zorg dat zij zijn opgeleid en beschikbaar zijn tijdens werktijd. Uw risico-inventarisatie en evaluatie blijft van u, en daarmee de bepaling welke scenario's uw BHV moet aankunnen.
Uw BHV-plan en uw ontruimingsplan blijven van u. Die beschrijven uw ruimtes, uw specifieke risico's en uw taakverdeling, en die kent een buurbedrijf niet.
Ook de restrisico's blijven van u. Een magazijn met een gasflessenopslag of een acculaadruimte kent scenario's die een kantoorbuurman niet heeft en niet kan afdekken zonder daarvoor te zijn opgeleid.
Het aantal BHV'ers blijft uw eigen som
Dit is de meest gemaakte denkfout bij gezamenlijke regelingen: het idee dat u met minder eigen mensen toekunt omdat het terrein er samen genoeg heeft.
Sinds de wetswijziging van 2007 kent de Arbowet geen vaste verhouding meer tussen het aantal medewerkers en het aantal bedrijfshulpverleners. Wat ervoor in de plaats kwam is een open norm: voldoende, deskundig, uitgerust en georganiseerd om de taken naar behoren te vervullen.
Die norm rekent u uit vanuit uw eigen situatie. Bepalend zijn de aard van uw risico's, de omvang en indeling van het gebouw, het aantal aanwezigen inclusief derden, de opkomsttijd van de hulpdiensten en de aanwezigheid van kwetsbare personen.
Reken daarbij altijd met beschikbaarheid en niet met het aantal diploma's. Vakantie, ziekte, deeltijd en dienstroosters halen een papieren bezetting snel onderuit. Hoe u die som maakt, beschrijven we in ons artikel over het aantal verplichte BHV'ers.
Verzamelgebouwen en de verhuurder
In een verzamelgebouw lopen twee verantwoordelijkheden naast elkaar en die worden vaak door elkaar gehaald.
De eigenaar of beheerder gaat over het gebouw: de brandmeld- en ontruimingsinstallatie, de vluchtwegen, de noodverlichting en de ontruimingsorganisatie voor de algemene ruimten. Dat is een gebouwgebonden spoor, dat naast de eisen aan vluchtwegen uit het Arbeidsomstandighedenbesluit loopt.
U gaat over uw eigen werknemers, bezoekers en werkplek. Dat is het arbospoor en dat verdwijnt niet omdat de verhuurder iets goed geregeld heeft.
In de praktijk gaat het mis op de raakvlakken. Wie doet de melding naar de hulpdiensten, wie controleert of alle huurders buiten zijn, en welke verzamelplaats geldt. Leg dat vast en oefen het, anders staat iedereen bij het eerste echte alarm op een andere plek. Over de verdeling tussen huurder en verhuurder schreven we eerder in ons artikel over brandveiligheid bij huur en verhuur.
Opkomsttijd en bereikbaarheid
Een gezamenlijke pool staat of valt bij de vraag hoe snel iemand er echt is. De afstand op de plattegrond zegt daar weinig over.
Reken met de werkelijke route. Een buurbedrijf op honderd meter kan in de praktijk vijf minuten kosten als er een hek tussen zit, de sleutel bij de receptie ligt of de aanrijroute om het terrein heen loopt.
Toets ook de bereikbaarheid buiten het eigen pand. Werkt de alarmering ook als de BHV'er in het magazijn staat met gehoorbescherming op, en weet de melder welk nummer of welke knop hij moet gebruiken. Meer daarover in ons artikel over BHV-alarmering.
Meet dit een keer echt op tijdens een oefening. Een gemeten opkomsttijd is een cijfer dat u kunt laten zien; een aanname is dat niet.
Avond, nacht en weekend
Elke gezamenlijke regeling is het zwakst op de momenten dat het terrein leeg is. Precies dan is uw eigen bezetting vaak ook het dunst.
Een pool die op werkdagen van acht tot vijf ruim bezet is, kan om zes uur 's avonds op nul staan als de buren dan dicht zijn. Uw ploeg werkt op dat moment mogelijk gewoon door.
Breng daarom per dienst in kaart wie er is, en beoordeel elk dagdeel apart. Dat is dezelfde exercitie als bij BHV buiten kantooruren en bij alleen werken in het magazijn.
Waar de dekking dun is, kunt u compenseren met technische maatregelen, met het beperken van risicovolle werkzaamheden buiten kantooruren of met een harde afspraak dat bepaalde taken niet solo worden uitgevoerd.
Wat u schriftelijk vastlegt
Een samenwerking die alleen in de hoofden van twee bedrijfsleiders bestaat, verdwijnt bij de eerste personeelswisseling. Leg daarom vast wat er is afgesproken.
Noteer welke bedrijven deelnemen, wie de contactpersonen zijn en welke taken worden gedeeld. Beschrijf hoe de alarmering verloopt en wie welke rol heeft bij een incident dat meerdere panden raakt.
Leg vast hoe de toegang is geregeld: sleutels, pasjes, hekken en de route die hulpverleners nemen. Beschrijf ook hoe u oefent, hoe vaak en wie de evaluatie doet.
Zet er tot slot een evaluatiemoment in en een einddatum. Afspraken die niet periodiek tegen het licht worden gehouden, komen niet meer overeen met de werkelijkheid, terwijl ze wel als geldig worden gepresenteerd.
Samen oefenen
Oefenen is het onderdeel waar gezamenlijke BHV het meeste oplevert, en tegelijk het onderdeel dat het vaakst wordt uitgesteld.
Een gezamenlijke ontruimingsoefening legt precies de zaken bloot die op papier goed lijken: dubbel bezette verzamelplaatsen, een uitgang die op het terrein van de buren uitkomt, of twee bedrijven die tegelijk hetzelfde nummer bellen.
Houd het klein bij de eerste keer. Één scenario, één gebouw, en een korte evaluatie waarin u vastlegt wat u de volgende keer anders doet. Hoe vaak dat moet, beschrijven we in ons artikel over de frequentie van BHV-oefeningen en over de ontruimingsoefening.
Drie bedrijven op één terrein spraken af elkaars BHV te ondersteunen en legden dat vast in een korte overeenkomst. Bij de eerste gezamenlijke oefening bleek dat twee van de drie dezelfde verzamelplaats hadden aangewezen, precies op de plek waar de brandweer normaal opstelt. Daarnaast kwam de BHV'er van de buren niet binnen, omdat de zijdeur na vijf uur automatisch vergrendelt. Beide punten waren in een half uur opgelost. Zonder oefening waren ze pas bij een echt incident aan het licht gekomen.
De valkuilen die we het vaakst zien
Vier fouten komen zo vaak terug dat ze het vermelden waard zijn.
De eerste is de papieren pool: een lijst met namen van buurbedrijven zonder dat die mensen uw pand kennen of ooit hebben meegeoefend. Bij een controle van de Nederlandse Arbeidsinspectie of bij een incident houdt dat geen stand.
De tweede is het verwarren van gebouwbeheer met bedrijfshulpverlening. Een goed onderhouden ontruimingsinstallatie is geen BHV-organisatie, en de verhuurder is niet uw werkgever.
De derde is het rekenen met diploma's in plaats van met aanwezigheid. Acht opgeleide medewerkers waarvan er structureel twee tegelijk werken, is een bezetting van twee.
De vierde is stilstand. Een regeling uit 2022 die nooit is geactualiseerd terwijl er een bedrijf is vertrokken en een ander is gekomen, is minder waard dan geen regeling, omdat er wel op wordt vertrouwd. Neem het onderhoud van deze afspraken op in dezelfde cyclus als uw actualisatie van de RI&E.
Veelgestelde vragen
Nee. Artikel 15 van de Arbowet bepaalt dat u zich laat bijstaan door een of meer werknemers die door u zijn aangewezen als bedrijfshulpverlener. U kunt afspreken dat u bij een incident wederzijds bijstand verleent en u kunt samen opleiden en oefenen, maar u kunt de aanwijzing en de zorg voor voldoende, geoefende en uitgeruste hulpverlening niet overdragen aan een ander bedrijf.
De wet noemt geen aantal. Sinds 2007 geldt geen vaste verhouding meer, maar de eis dat de bedrijfshulpverlening zodanig in aantal en zodanig georganiseerd is dat de taken naar behoren kunnen worden vervuld. Dat aantal leidt u af uit uw eigen risico-inventarisatie: aard van de risico's, omvang van het gebouw, aanwezige personen en de tijd die hulpdiensten nodig hebben.
Alleen als die persoon aantoonbaar en tijdig ter plaatse kan zijn en de risico's van uw locatie kent. In de praktijk betekent dat vastgelegde afspraken, kennis van uw plattegrond en deelname aan uw ontruimingsoefening. Een naam op een lijst zonder die onderbouwing houdt bij een incident of een inspectie geen stand.
Elke werkgever blijft verantwoordelijk voor de eigen medewerkers en bezoekers. Daarnaast heeft de eigenaar of beheerder verplichtingen rond het gebouw zelf, zoals installaties, vluchtwegen en de ontruimingsorganisatie voor de algemene ruimten. Die twee sporen lopen naast elkaar, dus een goed werkende gebouwregeling ontslaat u niet van uw eigen BHV-organisatie.
Voor bepaalde aangewezen categorieën werkzaamheden schrijft artikel 19 van de Arbowet uitdrukkelijk voor dat schriftelijk wordt vastgelegd hoe wordt samengewerkt, welke voorzieningen worden getroffen en hoe daarop toezicht wordt uitgeoefend. Ook buiten die categorieën is schriftelijk vastleggen sterk aan te raden, al was het maar omdat u anders bij een incident niets kunt aantonen.
Vaak wel, vooral op opleiding, herhalingstrainingen, oefeningen en de aanschaf van middelen. De besparing zit in schaal en in het delen van een instructeur of oefenlocatie. Reken er niet op dat u met minder eigen BHV'ers toekunt, want het benodigde aantal volgt uit uw eigen risico's en niet uit het totaal van het terrein.
Voor de bedrijfshulpverlening tellen alle aanwezige personen mee, dus ook uitzendkrachten, chauffeurs, monteurs en bezoekers. Uitzendkrachten kunnen zelf ook BHV-taken vervullen, maar dan gelden dezelfde eisen aan opleiding, aanwijzing en beschikbaarheid als bij eigen personeel. Houd er rekening mee dat inleenkrachten vaker wisselen, wat de continuïteit van uw bezetting beïnvloedt.
Uw ontruimingsplan blijft van u en beschrijft uw eigen ruimtes, uw verzamelplaats en uw taakverdeling. In een gedeeld gebouw of op een terrein met gedeelde vluchtroutes moet dat plan wel aansluiten op dat van de buren, met name op het punt van verzamelplaatsen, doorgangen en de communicatie richting hulpdiensten.
