De kern: gebruiken is verantwoordelijk zijn
De keuring van gehuurde arbeidsmiddelen is een van de meest onderschatte gaten in het compliancedossier van een magazijn. De redenering die daaronder ligt is begrijpelijk en onjuist: de machine is niet van ons, dus de keuring is niet onze zorg.
De Arbowet werkt niet met eigendom maar met zeggenschap. Wie een arbeidsmiddel aan werknemers ter beschikking stelt, is verantwoordelijk voor de staat waarin dat gebeurt. Of u de machine heeft gekocht, geleased, gehuurd of tijdelijk in bruikleen heeft, maakt voor die verantwoordelijkheid niet uit.
Dat is geen theoretisch punt. In magazijnen met piekseizoenen draaien in het najaar routinematig extra heftrucks, orderpickers en hoogwerkers van een verhuurder mee, precies in de periode waarin het drukst is en de instructie het kortst.
Wat Arbobesluit 7.4a precies eist
Artikel 7.4a van het Arbobesluit regelt de keuring van arbeidsmiddelen. Het artikel onderscheidt drie momenten: een keuring voor de eerste ingebruikname, een keuring na installatie op een nieuwe locatie en een periodieke keuring wanneer de veiligheid afhangt van de installatiewijze of van invloeden die tot verslechtering leiden.
De tekst in het Arbobesluit richt zich consequent tot de werkgever. Er staat nergens de eigenaar en er staat nergens de leverancier. Dat is precies het punt waar de discussie over huurmaterieel op strandt.
Het artikel schrijft ook voor dat de keuringsdocumenten op de arbeidsplaats aanwezig zijn en op verzoek getoond kunnen worden. Een keuringsrapport dat in het systeem van de verhuurder staat en niet bij u, voldoet daar strikt genomen niet aan.
De frequentie staat er bewust niet in. Die volgt uit uw RI&E, uit de gebruiksintensiteit en uit de opgave van de fabrikant. Voor heftrucks in een magazijn met normale inzet is jaarlijks de gangbare ondergrens.
Het ruime werkgeversbegrip in de Arbowet
De Arbowet hanteert een ruimer werkgeversbegrip dan het arbeidsrecht. Ook wie zonder arbeidsovereenkomst arbeid laat verrichten onder zijn gezag, geldt voor deze wet als werkgever.
Dat trekt uitzendkrachten, gedetacheerden, zzp'ers die onder uw aansturing werken en stagiairs binnen dezelfde bescherming. Voor arbeidsmiddelen betekent het dat de vraag niet is wie iemand betaalt, maar wie het middel beschikbaar stelt en de werkzaamheden aanstuurt.
In een distributiecentrum met een flexibele schil is dat een relevante uitbreiding. De verplichtingen tegenover uitzendkrachten lopen op precies dezelfde manier als tegenover uw vaste medewerkers.
Wat de verhuurder wel en niet levert
Een professionele verhuurder van intern transportmateriaal levert een machine met een geldig keuringsbewijs af. Dat is marktstandaard en het staat doorgaans ook in de algemene voorwaarden. Het is verstandig om die verwachting expliciet in de opdracht te bevestigen.
Wat de verhuurder daarmee niet doet, is uw verplichting overnemen. Hij levert een product met een bepaalde staat op een bepaald moment. Wat er daarna gebeurt, in uw pand, met uw mensen en uw gebruiksintensiteit, valt buiten zijn bereik.
Er is een tweede laag die vaak wordt overgeslagen. De verhuurder is als leverancier gebonden aan de eisen rond CE-markering en moet een Nederlandstalige gebruiksaanwijzing meeleveren. Ontbreekt die, dan kunt u de instructieplicht tegenover uw medewerkers niet goed invullen.
Let er ten slotte op dat het keuringsbewijs bij het geleverde exemplaar hoort. Verhuurvloten wisselen: het rapport dat u mailt krijgt en de machine die voor de deur staat zijn niet vanzelfsprekend hetzelfde serienummer.
Kortdurende huur: de dagelijkse praktijk
Bij huur van een dag tot enkele weken is de keuringssituatie meestal in orde en ligt het risico ergens anders: bij de instructie en bij de ontvangstcontrole.
Een medewerker met een geldig heftruckcertificaat is opgeleid op een type, niet op alle types. Een gehuurde machine met een ander bedieningsconcept, een andere hefhoogte of een afwijkend lastdiagram vraagt om een korte typegebonden instructie voordat iemand ermee de vloer op gaat.
De tweede valkuil is de dagelijkse controle voor gebruik. Die is voor huurmaterieel juist belangrijker dan voor eigen materieel, omdat u de gebruikshistorie van de machine niet kent en niet weet hoe de vorige huurder ermee is omgegaan.
Operational lease en langlopende huur
Bij lease en langlopende huur verschuift het probleem. De ontvangstcontrole is dan een eenmalig moment, maar er vallen wel keuringsmomenten binnen de looptijd.
Leasecontracten regelen dit meestal in een onderhoudscomponent: de leasemaatschappij plant het periodieke onderhoud en de keuring. Dat werkt goed, zolang u twee dingen zelf bewaakt.
Het eerste is dat onderhoud en keuring niet hetzelfde zijn. Een onderhoudsbeurt is een technische servicehandeling, een keuring is een beoordeling tegen veiligheidscriteria door een deskundige keurmeester met een rapport als resultaat. Contracten die alleen onderhoud noemen dekken de keuringsplicht niet.
Het tweede is dat u het rapport ook daadwerkelijk ontvangt en archiveert. Het komt regelmatig voor dat de keuring keurig is uitgevoerd maar dat het rapport bij de leasemaatschappij blijft liggen, waardoor u bij een inspectie niets kunt tonen.
Verhuur met bediener
Huurt u materieel inclusief bediener, bijvoorbeeld een verreiker of een kraan met machinist, dan ligt de verhouding anders. De bediener blijft in dienst van de verhuurder, die daarmee werkgever blijft voor diens veiligheid en verantwoordelijk voor de keuring van de machine.
Uw rol verschuift naar coördinatie. Zodra meerdere werkgevers op dezelfde arbeidsplaats werken, moet er worden samengewerkt en afgestemd over de veiligheidsmaatregelen. In de praktijk betekent dat een vooraf besproken werkgebied, afspraken over het scheiden van heftruckverkeer en voetgangers en een aanspreekpunt op locatie.
Vraag ook in deze situatie het keuringsbewijs op. U hoeft de keuring niet te organiseren, maar u moet wel kunnen aantonen dat u heeft gecontroleerd wie er met welk materieel op uw vloer werkt.
Materieel van onderaannemers op uw terrein
Onderhoudsbedrijven, stellingmonteurs en installateurs brengen eigen materieel mee. Formeel is dat hun verantwoordelijkheid, maar op uw terrein loopt uw personeel eromheen.
Een werkbare aanpak is een vaste toegangsprocedure. Voor aanvang levert de aannemer de keuringsbewijzen van het mee te brengen materieel aan, ontvangt hij uw verkeersplan en de huisregels en wordt afgesproken welk deel van het pand tijdelijk wordt afgezet.
Voor risicovolle werkzaamheden zoals werken op hoogte, aan installaties of met open vuur is een werkvergunning het aangewezen middel. Daarin legt u vast welke voorwaarden gelden en wie er heeft getekend.
Ingeleend personeel op uw eigen materieel
De omgekeerde situatie komt minstens zo vaak voor: uw eigen machines, bediend door ingeleende krachten. Hier geldt dat het uitzendbureau u vooraf een arbeidsomstandighedenoverzicht moet geven en dat u de feitelijke instructie op de werkplek verzorgt.
Het inhuurmoment is het meest kwetsbaar. Een uitzendkracht die op maandagochtend binnenkomt en dezelfde ochtend op een reachtruck stapt, heeft zelden een gedocumenteerde typegebonden instructie gehad.
Leg die instructie daarom vast met datum, naam en handtekening. Het is bij een ongeval het eerste bewijsstuk dat wordt opgevraagd en het is achteraf niet te reconstrueren.
Wat u contractueel wel kunt regelen
De publiekrechtelijke plicht is niet overdraagbaar, de uitvoering en de kosten zijn dat wel. Dat onderscheid is de basis voor een bruikbaar huur- of leasecontract.
| Onderwerp | Contractueel regelbaar | Blijft bij u |
|---|---|---|
| Uitvoering keuring | Ja, verhuurder plant en betaalt | Controle dat het is gebeurd |
| Aanlevering rapport | Ja, binnen een afgesproken termijn | Archivering en beschikbaarheid op locatie |
| Vervanging bij afkeur | Ja, vervangend materieel binnen X uur | Machine uit bedrijf nemen |
| Instructie medewerkers | Deels, verhuurder kan trainen | Werkplekinstructie en toezicht |
| Dagelijkse controle | Nee | Volledig bij u |
Neem in het contract ook op wat er gebeurt als een keuring binnen de huurperiode verloopt. Een clausule die de verhuurder verplicht om uiterlijk twee weken voor de vervaldatum een herkeuring of vervanging aan te bieden, voorkomt het scenario waarin een machine ongemerkt doorrijdt op een verlopen keuring.
Huurmaterieel in uw arbeidsmiddelenregister
Een arbeidsmiddelenregister dat alleen eigen bezit bevat, geeft een vertekend beeld van wat er in uw magazijn rondrijdt. Voor een inspecteur is het register de ingang tot het hele dossier, dus een gat daar is een gat in het geheel.
Registreer per gehuurd middel het type, het serienummer, de verhuurder, de start- en einddatum van de huur, de vervaldatum van de keuring en de vindplaats van het rapport. Dat zijn zes velden en het invullen duurt korter dan de discussie erover.
Koppel de vervaldatum aan dezelfde keuringskalender als uw eigen vloot. Zo ziet u in één overzicht welke keuring als eerste verloopt, ongeacht wie de eigenaar is.
De ontvangstcontrole in vijf minuten
De hele verantwoordelijkheidsvraag valt in de praktijk samen met één moment: de aflevering. Wie daar vijf minuten investeert, dekt het grootste deel van het risico af.
Loop het keuringsbewijs na op geldigheid en serienummer, controleer de keuringssticker op de machine, check de CE-markering en het typeplaatje, kijk of de gebruiksaanwijzing en het lastdiagram aanwezig zijn en doe een visuele ronde op lekkage, banden, vorken en veiligheidsvoorzieningen.
Leg het resultaat vast met een foto van de sticker en het typeplaatje, met datum. Dat is uw bewijs van de staat bij ontvangst en het is bij een geschil met de verhuurder over schade net zo bruikbaar.
Aansprakelijkheid na een ongeval
Bij een ongeval lopen twee sporen. Het bestuursrechtelijke spoor is de Nederlandse Arbeidsinspectie, die onderzoekt of de werkgever de Arbowet heeft nageleefd. Het civiele spoor is de aansprakelijkheid voor de schade van het slachtoffer.
Dat civiele spoor loopt via artikel 7:658 van het Burgerlijk Wetboek, dat de werkgever een zorgplicht oplegt en de bewijslast grotendeels bij hem legt. Het vierde lid trekt die aansprakelijkheid uitdrukkelijk door naar personen die niet in dienst zijn maar wel voor u werken.
In beide sporen is de vraag wie de machine bezat niet doorslaggevend. Wat telt is wie hem ter beschikking stelde, wie de instructie gaf en wie toezicht hield. Meer over die verhouding staat in ons artikel over de aansprakelijkheid van de werkgever.
Checklist voor huur en inleen
Deze punten dekken de situaties die in magazijnen het vaakst tot een tekortkoming leiden.
- Vraag bij elke huuropdracht schriftelijk om het keuringsbewijs en controleer het serienummer.
- Neem gehuurd materieel op in het arbeidsmiddelenregister, ook bij één dag huur.
- Bewaar het keuringsrapport op locatie of digitaal beschikbaar, niet alleen bij de verhuurder.
- Controleer of een herkeuringsmoment binnen de huur- of leaseperiode valt en wie die uitvoert.
- Geef een typegebonden werkplekinstructie en leg die vast met naam en datum.
- Voer de dagelijkse controle voor gebruik ook uit op huurmaterieel.
- Vraag onderaannemers vooraf om keuringsbewijzen van het materieel dat zij meebrengen.
- Leg in het contract vast wat er gebeurt bij afkeur en bij een verlopende keuring.
De achterliggende gedachte is steeds dezelfde. Uw compliancedossier moet de werkelijkheid op de vloer beschrijven, en op die vloer staat niet alleen wat u heeft gekocht. Meer over die afweging leest u in keuring zelf doen of uitbesteden.
Veelgestelde vragen
Dat hangt af van de duur van de huur en van wat er contractueel is afgesproken, maar de verantwoordelijkheid ligt hoe dan ook bij u. Bij kortdurende huur levert de verhuurder vrijwel altijd een machine met een geldig keuringsbewijs, en dan hoeft u niet zelf te keuren. Wat u wel moet doen is controleren of dat bewijs geldig is, of het bij het serienummer van deze machine hoort en of de machine bij aflevering geen zichtbare gebreken vertoont. Duurt de huur langer dan de resterende geldigheidstermijn, dan valt er een herkeuringsmoment binnen uw huurperiode. Leg vooraf schriftelijk vast wie die keuring uitvoert en wie de kosten draagt.
U kunt afspreken dat de verhuurder de keuringen uitvoert en betaalt, en dat is ook gebruikelijk bij lease. Wat u niet kunt, is de publiekrechtelijke verplichting overdragen. De Arbowet en het Arbobesluit richten zich tot de werkgever die het arbeidsmiddel aan werknemers ter beschikking stelt. Blijkt de machine niet gekeurd, dan spreekt de Nederlandse Arbeidsinspectie u aan en niet uw leverancier. Het contract is daarna wel relevant voor de onderlinge verrekening: u kunt de schade en de boete civielrechtelijk verhalen als de verhuurder zijn afspraak niet is nagekomen. Zie het contract dus als een kostenverdeling, niet als een vrijwaring.
Loop vijf punten na. Ten eerste het keuringsbewijs: is het aanwezig, geldig en hoort het bij het serienummer van deze machine. Ten tweede de keuringssticker op de machine zelf en of de datum daarop overeenkomt met het rapport. Ten derde de CE-markering, het typeplaatje en de Nederlandstalige gebruiksaanwijzing. Ten vierde het lastdiagram en de aanwezige veiligheidsvoorzieningen, zoals de gordel, de claxon en de verlichting. Ten vijfde een visuele controle op lekkage, bandenslijtage en beschadigde vorken of hefmast. Leg het resultaat vast met een foto en een datum, want dat is later uw bewijs van de staat bij ontvangst.
Ja. De regel volgt de functie van het arbeidsmiddel en niet de omvang of de huurprijs. Een gehuurde hoogwerker, verreiker, bordestrap of rolsteiger valt onder dezelfde keuringsplicht als een heftruck zodra de veiligheid ervan afhangt van de installatie of van slijtage. Bij hijs- en hefmiddelen en bij werken op hoogte is de handhaving in de praktijk juist strenger, omdat het letselrisico groter is. Vraag daarom ook bij een huurperiode van één dag om het keuringsrapport en bewaar het bij uw eigen dossier.
De onderaannemer is werkgever van zijn eigen mensen en verantwoordelijk voor de keuring van zijn eigen machines. Maar u bent verantwoordelijk voor de veiligheid op uw locatie en heeft een coördinatieplicht wanneer meerdere werkgevers op dezelfde plek werken. Praktisch betekent dit dat u vooraf om de keuringsbewijzen vraagt, dat u de toegangsregels en het verkeersplan communiceert en dat u ingrijpt als u een duidelijk onveilig middel ziet. Laat u een zichtbaar afgekeurde machine op uw vloer rijden, dan is de redenering dat het niet uw machine was in de praktijk weinig waard.
Ja, en dat wordt het vaakst vergeten. Het register is bedoeld om aantoonbaar te maken welke arbeidsmiddelen er in uw organisatie worden gebruikt en wat hun keuringsstatus is. Een machine die drie weken bij u rijdt en waarmee een ongeval gebeurt, hoort daar net zo goed in als uw eigen vloot. Registreer minimaal het type, het serienummer, de verhuurder, de huurperiode, de vervaldatum van de keuring en de vindplaats van het rapport. Dat kost een minuut bij ontvangst en scheelt na een incident een reconstructie.
De Nederlandse Arbeidsinspectie onderzoekt het ongeval bij de werkgever van het slachtoffer en bij de partij die het arbeidsmiddel ter beschikking stelde. In een magazijn is dat vrijwel altijd u. Gevraagd wordt naar het keuringsbewijs, de instructie die de medewerker op dit specifieke type kreeg, de dagelijkse controle en de RI&E waarin het risico is beoordeeld. Dat de machine niet uw eigendom was, verandert die vraagstelling niet. Wel kan het uw civiele positie tegenover de verhuurder verbeteren als blijkt dat een geleverd keuringsbewijs onjuist was.
