De boormachine van thuis
In vrijwel elk magazijn ligt wel iets dat officieel van niemand is. Een accuboormachine in de kast bij de technische dienst, een verlengsnoer achter de werkbank, een haspel die iemand ooit heeft meegenomen omdat de bedrijfshaspel altijd weg was.
Het gebeurt zelden uit onwil. Meestal is het omgekeerd: een medewerker lost een praktisch probleem op met eigen spullen omdat dat sneller is dan een aanvraag indienen.
Toch is dit een van de scenario's waarin een keuringsdossier stilletjes lek raakt. Het middel staat nergens geregistreerd, draagt geen sticker, en niemand voelt zich verantwoordelijk voor de staat ervan.
Dit artikel legt uit waarom dat juridisch uw probleem is, en hoe u er een regeling van maakt die uitvoerbaar blijft.
Wanneer iets een arbeidsmiddel is
Het Arbeidsomstandighedenbesluit hanteert een ruime definitie. Een arbeidsmiddel is alle op de arbeidsplaats gebruikte machines, installaties, apparaten, transportmiddelen en gereedschappen.
Twee elementen zitten in die omschrijving: het wordt gebruikt, en het wordt gebruikt op de arbeidsplaats. Er staat niets over wie het heeft gekocht of wie het in de boekhouding heeft staan.
Artikel 7.4 vult dat aan met de kernverplichting. Een arbeidsmiddel moet zodanig zijn ontworpen, gebouwd en onderhouden dat gevaar voor de veiligheid en gezondheid zoveel mogelijk wordt voorkomen, en het moet in goede staat verkeren.
Artikel 7.4a voegt daar de keuringsplicht aan toe voor middelen waarvan de veiligheid afhangt van de wijze van installatie of die onderhevig zijn aan slijtage. Elektrisch handgereedschap valt daar zonder discussie onder, zoals we beschrijven in ons artikel over NEN 3140 en arbeidsmiddelen.
Waarom eigendom niet uitmaakt
De reflex om te denken in eigendom is begrijpelijk maar wettelijk gezien niet relevant. De wetgever knoopt de verplichting aan het gebruik en aan de zeggenschap over de arbeidsplaats.
Datzelfde principe kent u al uit andere situaties. Een gehuurde hoogwerker is niet van u, maar u moet wel vaststellen dat hij gekeurd is voordat iemand erin stapt. Hetzelfde geldt voor gehuurde arbeidsmiddelen in het algemeen.
Bij privégereedschap werkt het niet anders, alleen ontbreekt de leverancier die u een keuringsrapport kan sturen. De verantwoordelijkheid verschuift daarmee volledig naar u.
Dat is precies de reden waarom veel arbeidsdeskundigen adviseren om de stroom aan privémiddelen te beperken. Niet omdat het verboden is, maar omdat elk toegelaten middel een dossierverplichting met zich meebrengt.
Waar NEN 3140 dit precies raakt
NEN 3140 beschrijft de veilige bedrijfsvoering van laagspanningsinstallaties en de daarop aangesloten elektrische arbeidsmiddelen. De norm werkt met het begrip beheer: er is altijd iemand aangewezen die verantwoordelijk is voor de installatie en voor wat eraan hangt.
Die aanwijzing ligt bij uw installatieverantwoordelijke. Zodra een privé-apparaat op uw installatie wordt aangesloten, valt het binnen diens verantwoordelijkheidsgebied, of die persoon daar nu weet van heeft of niet.
De norm maakt vervolgens onderscheid tussen visuele inspectie en meting, met een frequentie die u bepaalt op basis van een risicobeoordeling. Bij gereedschap dat buiten uw zicht wordt onderhouden en gebruikt, valt die beoordeling per definitie strenger uit.
Praktisch komt het erop neer dat toegelaten privégereedschap minstens dezelfde behandeling krijgt als uw eigen materieel. Hoe die keuringsronde eruitziet, leest u in ons artikel over de visuele inspectie en de meting.
Wat er in de praktijk misgaat
Het technische risico bij privégereedschap is niet theoretisch. De middelen die meegenomen worden, zijn vaak consumentenkwaliteit en hebben een gebruiksgeschiedenis die niemand kent.
Het meest voorkomende probleem is de aansluitleiding: beschadigd bij de trekontlasting, gerepareerd met tape, of verlengd met een koppeling die niet voor de omgeving geschikt is. Dat is exact het defect dat bij een visuele inspectie wordt gevonden en dat zonder inspectie onzichtbaar blijft.
Daarnaast speelt de omgeving. Een boormachine die thuis in een droge schuur staat, wordt in een magazijn gebruikt op een betonvloer, soms vochtig, soms met stof. De beschermingsgraad die thuis volstaat, volstaat daar niet altijd.
Het gat in de aardlekbeveiliging
Een tweede categorie problemen ontstaat bij de voeding. Privéverlengsnoeren zijn vaak dunner dan wat u zelf inkoopt, en worden opgerold gebruikt, wat tot oververhitting leidt.
Ook het koppelen van meerdere snoeren achter elkaar komt veel voor, met spanningsval en een onduidelijke aardverbinding als gevolg. Wij behandelen dat apart in ons artikel over verlengsnoeren en haspels.
De combinatie van beide is het scenario waar het misgaat: consumentengereedschap met een aangetaste leiding, aangesloten via een privéhaspel, in een omgeving waar mensen met natte handen werken. Uw aardlekbeveiliging vangt dan nog wel wat op, maar die is het laatste vangnet en niet de eerste maatregel.
Verbieden of reguleren
U hebt in de kern twee opties, en de slechtste is de derde: niets regelen en het laten gebeuren. Gedogen levert u alle verantwoordelijkheid op zonder enige controle.
Een verbod is de eenvoudigste route. U stelt dat alleen door de organisatie verstrekt gereedschap gebruikt mag worden, en u zorgt dat dat gereedschap ook daadwerkelijk beschikbaar is. Die tweede helft is bepalend, want een verbod zonder alternatief wordt genegeerd.
Reguleren is de andere route, en past beter bij organisaties waar vakmensen hechten aan hun eigen spullen. U staat het toe onder voorwaarden, met een toelatingsprocedure en opname in uw keuringsronde.
Welke route u ook kiest, leg hem schriftelijk vast en communiceer hem actief. Een regel die alleen in een handboek staat dat niemand opent, geldt bij een inspectie als niet geïmplementeerd.
Als u het toelaat: de voorwaarden
Een werkbare toelatingsregeling bestaat uit een handvol eisen die u vooraf stelt. Houd de lijst kort, want elke extra eis maakt handhaving moeilijker.
Eis om te beginnen dat het middel vooraf wordt aangemeld bij een vaste functionaris, meestal de installatieverantwoordelijke of de technische dienst. Zonder aanmelding geen toelating, ook niet achteraf.
Stel daarnaast dat het middel wordt gekeurd voordat het in gebruik gaat en daarna meeloopt in de reguliere cyclus. Een middel zonder geldige sticker is op uw locatie niet in gebruik, punt.
Spreek ten slotte af dat de eigenaar geen aanpassingen of reparaties uitvoert zonder overleg. Zelf gerepareerd gereedschap is de categorie waarin de meeste afkeuringen vallen, zoals we beschrijven in ons artikel over keuren na reparatie.
Wie keurt en wie betaalt
De keuring wordt uitgevoerd door dezelfde vakbekwame persoon die uw overige elektrische arbeidsmiddelen keurt. Er is geen aparte kwalificatie voor privémiddelen, en het zou ook vreemd zijn als die er was.
Over de kosten bestaat vaak discussie op de werkvloer, maar juridisch is het helder. Artikel 44 van de Arbeidsomstandighedenwet bepaalt dat kosten van maatregelen die de wet voorschrijft niet ten laste van de werknemer mogen komen.
Laat u het middel toe, dan draagt u dus de keuringskosten. Dat klinkt onredelijk bij gereedschap dat niet van u is, en precies daarom is het een goed argument in de afweging of u toelating wilt.
Praktisch blijft het beheersbaar zolang het om een beperkt aantal middelen gaat. Wat een keuringsronde ongeveer kost, staat in ons artikel over de kosten van een NEN 3140-keuring.
Vastleggen in het register
Toegelaten privégereedschap hoort in hetzelfde register als uw eigen materieel. Een apart lijstje naast het systeem is precies de constructie die bij een audit ontbreekt.
Neem per middel op: uniek nummer, omschrijving, eigenaar, datum van toelating, keuringsdatum en vervaldatum. Het veld eigenaar is het enige dat afwijkt van uw normale registratie.
Koppel het register aan de fysieke sticker, zodat iemand op de vloer in één oogopslag ziet of een middel is vrijgegeven. Hoe u dat register opzet, beschrijven we in ons artikel over het arbeidsmiddelenregister.
Neem ook de uitstroom op. Een medewerker die uit dienst gaat, neemt zijn gereedschap mee, en dat middel hoort dan uit het register te verdwijnen in plaats van als vermist te blijven staan.
Opladers, radio's en andere randgevallen
De discussie eindigt zelden bij gereedschap. Telefoonopladers, een waterkoker in de kantine, een radio bij de inpaktafel en een privé-ventilator in de zomer hangen allemaal aan uw installatie.
Strikt genomen is een oplader die iemand voor privégebruik meeneemt geen arbeidsmiddel, want het dient niet voor de arbeid. Voor de elektrische veiligheid van uw installatie maakt dat onderscheid echter weinig uit.
De meeste magazijnen kiezen daarom voor een eenvoudige lijn: alles wat op het net komt, valt onder hetzelfde regime. Dat is uitlegbaar op de werkvloer en voorkomt eindeloze grensgevallen.
Een foodlogistiek DC vond bij een eerste volledige NEN 3140-ronde zeventien apparaten die in geen enkel register stonden, waaronder vier verlengsnoeren met beschadigde mantel en een oude ventilator zonder randaarde. Geen ervan was ooit bewust toegelaten. De oplossing werd een amnestieronde: iedereen kon zijn spullen zonder gedoe aanmelden voor een gratis keuring, en na die datum gold een hard verbod op niet-gestickerd materiaal. Van de zeventien apparaten bleven er vijf over, de rest werd vervangen door bedrijfsmiddelen.
Gereedschap van derden op uw locatie
Een variant van hetzelfde vraagstuk speelt bij monteurs, installateurs en andere externen die met eigen gereedschap bij u komen werken. Hier ligt de verantwoordelijkheid anders, maar niet afwezig.
De werkgever van de externe blijft verantwoordelijk voor de staat van diens gereedschap. Als opdrachtgever met zeggenschap over de arbeidsplaats hebt u echter een coördinerende plicht en mag u worden aangesproken als u zichtbaar ondeugdelijk materieel toelaat.
Regel dit vooraf in plaats van bij de slagboom. Vraag bij contractvorming om een verklaring dat het meegebrachte elektrisch gereedschap gekeurd is, en maak steekproefsgewijze controle bij binnenkomst onderdeel van uw werkvergunning.
Voor uitzendkrachten geldt dit extra scherp, omdat u voor hen zelf als werkgever geldt. Meer daarover in ons artikel over onderaannemers op uw locatie en over de werkvergunning.
Hoe u het beleid volhoudt
Regelingen rond privégereedschap verwateren sneller dan gemiddeld, omdat het onderwerp pas zichtbaar wordt als er iets gebeurt. Twee dingen houden het levend.
Het eerste is beschikbaarheid. Zorg dat het bedrijfsgereedschap op orde en bereikbaar is, want negentig procent van de privémiddelen komt binnen omdat het alternatief zoek of kapot was.
Het tweede is de vaste keuringsronde. Laat de keurmeester bij elke ronde expliciet zoeken naar niet-geregistreerde apparaten, en behandel elke vondst als een melding in plaats van als een incident.
Houd er rekening mee dat de Nederlandse Arbeidsinspectie bij een onderzoek naar een elektrisch incident standaard naar het register en de stickers vraagt. Een apparaat dat nergens in staat, is dan het eerste wat opvalt. Wat u doet als een middel wordt afgekeurd, staat in ons artikel over het afgekeurde arbeidsmiddel.
Veelgestelde vragen
Dat mag u zelf bepalen. De wet verbiedt het niet, maar verplicht u wel om elk arbeidsmiddel dat op uw locatie voor het werk wordt gebruikt in goede staat te houden. Laat u privégereedschap toe, dan neemt u die verantwoordelijkheid dus over. Veel werkgevers kiezen daarom voor een verbod met een beperkte uitzonderingsregeling, omdat dat eenvoudiger te beheersen is dan een open situatie.
Ja, als het elektrisch is en op uw locatie voor het werk wordt gebruikt. NEN 3140 gaat over de veilige bedrijfsvoering van elektrische installaties en arbeidsmiddelen en maakt geen onderscheid naar eigenaar. Het criterium is of het middel binnen uw beheer wordt gebruikt, niet wiens naam op de kassabon staat.
De werkgever. Artikel 44 van de Arbeidsomstandighedenwet bepaalt dat de kosten van maatregelen die voortvloeien uit de wet niet ten laste van de werknemer mogen komen. Laat u het middel toe op uw locatie, dan hoort de keuring bij de kosten die u draagt. Dat is voor veel werkgevers meteen het argument om het aantal toegelaten middelen klein te houden.
Dan gelden dezelfde regels als bij uw eigen materieel. U hebt een zorgplicht op grond van artikel 7:658 van het Burgerlijk Wetboek en moet aantonen dat u er alles aan hebt gedaan om schade te voorkomen. Het argument dat het middel niet van u was, helpt daarbij niet als u het gebruik hebt toegelaten of oogluikend hebt toegestaan.
Voor de elektrische veiligheid wel, zodra het apparaat op uw installatie wordt aangesloten. Voor de arbeidsmiddelen-eisen ligt het genuanceerder, omdat een oplader voor privégebruik strikt genomen geen arbeidsmiddel is. In de praktijk is dat onderscheid onwerkbaar, en kiezen de meeste magazijnen ervoor om alles wat op het net komt onder hetzelfde regime te brengen.
Ja, en dat is meestal de praktische oplossing. Laat de keurmeester de toegelaten privémiddelen in dezelfde ronde meenemen, voorzie ze van dezelfde sticker en neem ze op in hetzelfde register. De meerkosten per stuk zijn beperkt zolang het om een handvol middelen gaat.
Haal het direct uit gebruik en geef het terug aan de eigenaar met een duidelijke mededeling dat het op uw locatie niet meer gebruikt mag worden. Repareren op uw kosten is meestal onverstandig, omdat u daarmee eigenaarschap over een middel naar u toetrekt dat u niet beheert. Leg de afkeuring wel vast, zodat later duidelijk is dat u hebt ingegrepen.
Een regeling over arbeidsomstandigheden valt onder het instemmingsrecht van de ondernemingsraad op grond van artikel 27 van de Wet op de ondernemingsraden. Voor een beleidsregel over toelating en keuring van gereedschap ligt instemming dus voor de hand. Los daarvan werkt een regel die samen met de OR is opgesteld in de praktijk beter, omdat medewerkers hem eerder accepteren.
