Veiligheidsinformatieblad: wat u ermee moet in een magazijn

Wat een VIB is en niet is

Een veiligheidsinformatieblad is het document waarmee de leverancier van een chemische stof of een mengsel de gevaren, de veilige omgang en de noodmaatregelen doorgeeft aan zijn professionele afnemer. In het Engels heet het een safety data sheet, afgekort SDS, en beide termen komen in de praktijk door elkaar voorbij.

Het blad is geschreven voor u als werkgever, niet voor de medewerker die de jerrycan oppakt. Dat verschil wordt vaak over het hoofd gezien, waardoor een map met bladen naast de opslagkast hangt in de veronderstelling dat de voorlichtingsplicht daarmee is ingevuld.

Wat een VIB vooral is, is grondstof. Het levert de gegevens waarmee u uw eigen beoordeling maakt: welke stoffen zijn hier aanwezig, wie komt ermee in aanraking, hoeveel, hoe lang en met welke beheersmaatregelen.

Zonder die vertaalslag blijft het een pdf. Met die vertaalslag is het de basis onder uw dossier gevaarlijke stoffen en daarmee onder een flink deel van uw risico-inventarisatie en -evaluatie.

Waar de verplichting vandaan komt

De basis ligt niet in de Arbowet maar in Europese productregelgeving. Artikel 31 van de REACH-verordening (EG) nr. 1907/2006 verplicht de leverancier om een veiligheidsinformatieblad te verstrekken bij stoffen en mengsels die als gevaarlijk zijn ingedeeld.

Hoe dat blad eruitziet, staat in bijlage II van diezelfde verordening. Die bijlage is gewijzigd door verordening (EU) 2020/878, met een overgangstermijn die op 31 december 2022 afliep. Sinds 1 januari 2023 moet elk blad dat in omloop is aan het vernieuwde format voldoen.

De indeling en de etikettering zelf komen uit de CLP-verordening (EG) nr. 1272/2008. Die bepaalt de gevarenpictogrammen, de H-zinnen en de P-zinnen die u op de verpakking ziet en die in rubriek 2 van het blad terugkomen.

Aan de arbeidskant pakt het Arbeidsomstandighedenbesluit de draad op. Hoofdstuk 4 verplicht u om de aard, de mate en de duur van blootstelling te beoordelen en om maatregelen te treffen volgens de arbeidshygienische strategie.

De twee sporen grijpen in elkaar. REACH zorgt dat de informatie bij u terechtkomt, het Arbobesluit bepaalt wat u er vervolgens mee moet doen. Het bredere kader staat in ons artikel over de Arbowet en gevaarlijke stoffen.

De zestien rubrieken in het kort

Elk veiligheidsinformatieblad heeft zestien rubrieken in een vaste volgorde. Die volgorde is niet vrijblijvend: een blad met een afwijkende opbouw voldoet niet aan bijlage II en is een reden om bij de leverancier aan de bel te trekken.

Rubrieken die niet van toepassing zijn, worden niet weggelaten maar ingevuld met de mededeling dat er geen gegevens beschikbaar zijn. Een blad met veertien rubrieken is dus geen verkort blad maar een onvolledig blad.

De rubrieken die u echt gebruikt

In de dagelijkse praktijk gebruikt u niet alle zestien rubrieken even intensief. Vier ervan doen het meeste werk en verdienen bij binnenkomst van een nieuw blad een gerichte blik.

Rubriek 2 bepaalt of de stof uberhaupt in uw register hoort en welke gevarenklasse geldt. Staat hier een CMR-indeling, dus kankerverwekkend, mutageen of giftig voor de voortplanting, dan gelden een vervangingsplicht en een aparte registratie die we beschrijven in ons artikel over het blootstellingsregister.

Rubriek 7 vertelt hoe de stof mag worden opgeslagen en waarvan hij gescheiden moet blijven. Dit is het punt waarop het blad rechtstreeks raakt aan de indeling van uw opslagvoorziening.

Rubriek 8 geeft de grenswaarde voor blootstelling en de bijbehorende beschermingsmiddelen. Deze rubriek bepaalt welke handschoen, welk filter en welke persoonlijke beschermingsmiddelen u inkoopt, inclusief materiaaltype en doorbraaktijd.

Waarom rubriek 14 vaker telt dan gedacht

Rubriek 14 bevat de vervoersgegevens: het UN-nummer, de gevarenklasse en de verpakkingsgroep. Zodra u zelf verzendt, samenvoegt of opnieuw verpakt, bepaalt deze rubriek of er vervoersverplichtingen ontstaan.

Veel magazijnen komen daar pas achter als een vervoerder een zending weigert. De informatie stond al die tijd in rubriek 14, maar niemand las hem omdat het blad als veiligheidsdocument werd gezien en niet als logistiek document.

Ligt er structureel gevaarlijke lading op uw kades, dan is de aanstelling van een ADR-veiligheidsadviseur een zelfstandige verplichting die los staat van de Arbowet.

Taal, versie en actualiteit

Een blad dat op de Nederlandse markt wordt geleverd, hoort in het Nederlands te zijn. Dat is geen wens maar de hoofdregel uit artikel 31, en de reden dat een Engelstalig blad van een Duitse producent formeel tekortschiet.

De versiedatum staat in rubriek 16 en vaak ook in de voettekst. Een blad zonder herkenbare versiedatum is onbruikbaar voor beheer, want u kunt dan niet vaststellen of de versie in uw map nog de actuele is.

De leverancier heeft een actieve nastuurplicht. Werkt hij het blad bij, dan stuurt hij de nieuwe versie aan iedereen aan wie hij de stof in de voorafgaande twaalf maanden heeft geleverd, met vermelding van wat er is gewijzigd.

Die plicht vervalt zodra u langer dan een jaar niet bij die leverancier hebt afgenomen. Juist bij stoffen die u in kleine hoeveelheden inkoopt en jaren gebruikt, valt u dus buiten de boot en moet u zelf controleren.

Een ontbrekend blad opvragen

De praktijk is dat u bij een inventarisatie altijd producten aantreft zonder blad. Dat is geen ramp, mits u er een vaste route voor hebt.

Begin bij de partij die aan u heeft geleverd, niet bij de producent. De leveringsketen bepaalt wie de plicht heeft, en uw groothandel is uw aanspreekpunt, ook als hij het blad zelf moet opvragen.

Vraag altijd om het actuele blad met versiedatum en in het Nederlands, en zet dat expliciet in uw verzoek. Anders krijgt u met enige regelmaat een Engelstalig exemplaar uit 2017 retour.

Levert het niets op, dan is de vervolgvraag of u het product nodig hebt. Een stof zonder blad kunt u niet beoordelen, en een stof die u niet kunt beoordelen kunt u beter vervangen dan gedogen.

Van losse bladen naar een register

Het Arbobesluit verplicht u om vast te leggen welke gevaarlijke stoffen op de arbeidsplaats aanwezig zijn. Het VIB is de bron waaruit u dat register vult, maar het register bevat meer dan alleen een verwijzing naar het blad.

Een bruikbaar register bevat per product de handelsnaam, de leverancier, de gevarenindeling, de aanwezige hoeveelheid, de opslaglocatie, de toepassing en de datum van het gebruikte blad. Dat laatste veld wordt het vaakst vergeten en bij een audit het eerst gecontroleerd.

Begin met een fysieke rondgang en niet met de inkoopadministratie. De administratie mist de spuitbus die iemand zelf heeft meegenomen, het restant lijm van een project van drie jaar terug en de gasflessen achter de werkbank.

Werk daarna de omgekeerde richting op: bij elke aangetroffen verpakking een blad, en bij elk blad een aangetroffen verpakking. Wat overblijft aan bladen zonder product kan het register uit, wat overblijft aan producten zonder blad moet worden opgevraagd of afgevoerd.

Wat het blad zegt over uw opslag

Rubriek 7 en rubriek 10 bepalen samen hoe uw opslagvoorziening eruit moet zien. Rubriek 7 geeft de voorwaarden, rubriek 10 noemt de stoffen waarmee de inhoud niet in contact mag komen.

Die twee vormen de basis van het scheidingsregime: zuren gescheiden van basen, oxiderende stoffen gescheiden van brandbare vloeistoffen. Wie dat alleen op de kleur van het pictogram doet, komt vroeg of laat verkeerd uit.

De hoeveelheden bepalen vervolgens het regime. Boven de ondergrenzen van PGS 15 gelden eisen aan de opslagvoorziening, de brandwerendheid, de lekbakken en de ventilatie.

Vluchtige oplosmiddelen brengen bovendien een explosierisico mee. Blijkt uit rubriek 9 een laag vlampunt, dan hoort de locatie mee in de ATEX-zonering en in het explosieveiligheidsdocument.

Het blad vertalen naar de werkvloer

Een medewerker gaat geen zestien rubrieken lezen voordat hij een vat aanprikt. Wat wel werkt, is een instructiekaart van een halve pagina per product of productgroep, opgehangen waar de handeling plaatsvindt.

Zet daarop wat er gebeurt bij contact, welke beschermingsmiddelen verplicht zijn, wat te doen bij morsen en wie er gebeld wordt. Vier vragen, vier antwoorden, in de taal die op de vloer wordt gesproken.

De voorlichtingsplicht vraagt bovendien dat u die instructie herhaalt en vastlegt wie hem heeft gehad. Neem het mee in uw reguliere voorlichting en onderricht en registreer de deelname.

Zorg ten slotte dat de BHV-organisatie de bladen kent. Rubriek 4 en rubriek 5 bevatten precies wat een BHV'er nodig heeft, en de aanwezigheid van een nooddouche of oogspoelvoorziening volgt vaak rechtstreeks uit rubriek 4.

Beheer: wie doet wat en wanneer

Het beheer van veiligheidsinformatiebladen valt of staat bij een duidelijke eigenaar. In de meeste magazijnen is dat de preventiemedewerker of de KAM-verantwoordelijke, met inkoop als vaste schakel.

Spreek met inkoop af dat een nieuw chemisch product pas wordt besteld nadat het blad binnen is. Dat is de goedkoopste beheersmaatregel die bestaat, want een stof weren is altijd eenvoudiger dan hem achteraf registreren.

Plan daarnaast een vaste jaarlijkse controleronde. Loop het register langs op versiedata, schrap producten die niet meer worden gebruikt en controleer of de opslaglocaties nog kloppen met de werkelijkheid.

Koppel die ronde aan de actualisatie van uw RI&E. Dan hoeft u niet twee keer per jaar hetzelfde magazijn door en blijft het dossier in de pas met de rest van uw veiligheidsdocumentatie.

Wat de Arbeidsinspectie vraagt

Bij een inspectie op gevaarlijke stoffen komt de Nederlandse Arbeidsinspectie zelden binnen met het verzoek om de map met bladen. De vragen liggen een niveau hoger.

De eerste vraag is welke gevaarlijke stoffen hier aanwezig zijn en waar dat staat. De tweede is welke blootstelling daarbij optreedt en hoe u dat hebt vastgesteld. De derde is welke maatregelen u daarop hebt getroffen en waarom die volstaan.

Pas als die drie antwoorden er liggen, komt het blad in beeld als onderbouwing. Een ordelijke map zonder beoordeling is daarmee een zwakker dossier dan een beperkte set bladen met een goed onderbouwde nadere risico-inventarisatie.

De Beleidsregel boeteoplegging arbeidsomstandighedenwetgeving kent voor overtredingen rond gevaarlijke stoffen normbedragen die oplopen tot 13.500 euro per overtreding, waarbij de bedrijfsgrootte meeweegt in de uiteindelijke boete. Bij een ontbrekende beoordeling gaat het bovendien zelden om een enkele overtreding.

Veelgemaakte fouten

De eerste fout is de map bij de deur. Bladen verzamelen voelt als voldoen, maar de verplichting begint pas bij de beoordeling die erop volgt.

De tweede fout is vertrouwen op de leverancier voor actualiteit. Zijn nastuurplicht loopt twaalf maanden, en juist bij producten die u zelden bestelt valt u daarbuiten.

De derde fout is het over het hoofd zien van kleine hoeveelheden. Een enkele spuitbus lijm of een liter ontvetter valt gewoon onder het register, ook als de hoeveelheid ver onder elke opslagdrempel blijft.

De fout die het langst onopgemerkt blijft

De vierde fout is subtiel: het blad dat bij aanschaf klopte en daarna nooit meer is aangeraakt, terwijl de leverancier de formulering in de tussentijd twee keer heeft gewijzigd.

Niemand heeft dan iets fout gedaan op een aanwijsbaar moment. Er is alleen nooit iemand geweest die de vraag opnieuw stelde, en dat is precies waarom dit soort zaken in een audit naar boven komen en niet in de dagelijkse gang van zaken.

Een jaarlijkse versiecheck van een uur voorkomt dat. Zet hem op dezelfde dag als uw RI&E-actualisatie, dan vergeet u hem niet.

Hoe u het in vier weken op orde krijgt

Begin met een fysieke inventarisatie van alle chemische producten in het pand, inclusief de werkplaats, de laadruimte, de schoonmaakkast en de buitenopslag. Fotografeer elk etiket, dan hebt u indeling en leverancier in een keer te pakken.

Verzamel in week twee de ontbrekende bladen en controleer de aanwezige bladen op versiedatum en taal. Alles ouder dan drie jaar opnieuw opvragen is een verdedigbare vuistregel.

Bouw in week drie het register op met de velden uit de eerdere paragraaf en markeer daarbij de stoffen met een grenswaarde en de stoffen met een CMR-indeling. Dat zijn de producten waarop uw beoordeling zich richt.

Maak in week vier de nadere beoordeling voor die gemarkeerde producten, vertaal de uitkomst naar instructiekaarten en leg de beheerafspraak met inkoop vast. Daarmee is het dossier niet alleen compleet, maar ook onderhoudbaar, en dat is het verschil tussen een project en een werkend systeem.