Waar de verwarring vandaan komt
Sinds 2023 circuleert het bericht dat een vertrouwenspersoon verplicht wordt. Adviesbureaus, opleiders en brancheverenigingen noemen jaartallen, en 2026 komt daarbij het vaakst terug.
Dat is begrijpelijk, want de Tweede Kamer heeft een wetsvoorstel met die strekking aangenomen. Alleen: aangenomen door de Tweede Kamer is niet hetzelfde als geldend recht.
Het gevolg is dat werkgevers ofwel denken dat ze al in overtreding zijn, ofwel dat er nog jaren niets hoeft. Beide conclusies zijn onjuist.
Dit artikel zet de feitelijke stand van zaken op een rij en behandelt wat er nu al wel van u wordt verwacht.
De stand van zaken in september 2026
Het gaat om een initiatiefwetsvoorstel over de verplichtstelling van een vertrouwenspersoon ongewenst gedrag op de werkvloer, bekend onder nummer 35592.
De Tweede Kamer nam dat voorstel aan op 23 mei 2023. Daarna ging het naar de Eerste Kamer, waar het sindsdien ligt.
Er is op dit moment geen datum van inwerkingtreding vastgesteld en er is in de Eerste Kamer geen zekere meerderheid voor het voorstel. De behandeling verloopt traag.
Concreet betekent dat: in september 2026 is er geen algemene wettelijke plicht om een vertrouwenspersoon aan te stellen. De actuele status is te volgen op de dossierpagina van de Eerste Kamer.
Wat het wetsvoorstel regelt
Voor het geval het voorstel alsnog wordt aangenomen, is het nuttig te weten wat erin staat. De hoofdlijn is beperkt en overzichtelijk.
Werkgevers met tien of meer werknemers zouden een vertrouwenspersoon ongewenst gedrag moeten aanwijzen. Die mag intern of extern zijn.
Het voorstel legt daarnaast een basispakket aan taken vast: opvang en begeleiding van medewerkers, voorlichting over ongewenst gedrag en advisering aan de werkgever.
Verder versterkt het voorstel de positie van de vertrouwenspersoon binnen de organisatie, onder meer door bescherming tegen benadeling vanwege de uitoefening van de rol.
Wat nu al wel verplicht is
Hier zit de kern van het misverstand. Er bestaat geen plicht tot een vertrouwenspersoon, maar er bestaat wel degelijk een plicht rond ongewenst gedrag.
Artikel 3 van de Arbeidsomstandighedenwet verplicht werkgevers tot beleid gericht op het voorkomen en beperken van psychosociale arbeidsbelasting, afgekort PSA.
De wet definieert PSA breed: direct en indirect onderscheid, seksuele intimidatie, agressie en geweld, pesten en werkdruk. Dat is aanzienlijk ruimer dan wat de meeste werkgevers onder ongewenst gedrag verstaan.
Komt PSA als risico naar voren in uw RI&E, dan verplicht artikel 2.15 van het Arbobesluit u tot het treffen van maatregelen en het geven van voorlichting daarover aan werknemers.
Die verplichting bestaat al jaren en is handhaafbaar. Het aanstellen van een vertrouwenspersoon is daarbij de meest gangbare invulling, maar niet de enige verplichte.
Waarom dit juist in een magazijn speelt
PSA wordt vaak geassocieerd met kantooromgevingen. In een magazijn spelen de risico's anders, maar niet minder.
Ploegendiensten maken dat een deel van het personeel zelden leidinggevenden ziet. Wat er op de nachtploeg gebeurt, komt overdag niet vanzelf bovendrijven.
Daarnaast werken magazijnen veel met uitzendkrachten en met medewerkers die het Nederlands beperkt beheersen. Beide groepen melden minder snel, omdat de afhankelijkheid groter is en de drempel hoger.
Een derde factor is agressie van buitenaf: chauffeurs bij de laadkuil, bezoekers, soms klanten. Die vorm van PSA valt net zo goed onder artikel 3 van de Arbowet als intern pestgedrag.
Tot slot speelt werkdruk, die in piekperiodes structureel oploopt. Werkdruk is wettelijk onderdeel van PSA en hoort dus in dezelfde beoordeling mee.
Wat een vertrouwenspersoon doet
De rol wordt regelmatig verward met die van klachtenbehandelaar of onderzoeker. Dat is het uitdrukkelijk niet.
De vertrouwenspersoon vangt op, luistert en informeert over de mogelijkheden. De melder houdt zelf de regie over wat er vervolgens gebeurt.
| Wel | Niet |
|---|---|
| Opvang en eerste gesprek | Onderzoek doen naar feiten |
| Informeren over routes en gevolgen | Oordelen over schuld |
| Begeleiden bij een formele klacht | Zelf een sanctie opleggen |
| Signaleren en adviseren op hoofdlijnen | Namen doorgeven zonder toestemming |
Die laatste regel is de kern van de rol. Zonder vertrouwelijkheid werkt de functie niet, en een organisatie die de vertrouwenspersoon om namen vraagt, haalt de rol binnen een maand onderuit.
Intern of extern aanstellen
Beide varianten komen voor en beide hebben een duidelijk profiel. De keuze hangt vooral samen met de omvang van uw organisatie.
Een interne vertrouwenspersoon is bekend, zichtbaar en snel bereikbaar. Het nadeel is dat die persoon collega's kent van beide kanten van een melding, wat in kleine teams belastend is.
Een externe vertrouwenspersoon staat op afstand en biedt daarmee meer waarborg. Het nadeel is een hogere drempel: iemand bellen die u nooit hebt gezien, kost meer moeite dan langslopen.
In magazijnen van vijftig tot tweehonderd medewerkers werkt een combinatie vaak het beste. Een interne contactpersoon die laagdrempelig is, met een externe achter de hand voor situaties waarin nabijheid juist een probleem is.
Welke eisen u aan de rol stelt
Er bestaat geen wettelijk vereist diploma. Dat betekent niet dat u iedereen kunt aanwijzen.
Vraag minimaal om een opleiding tot vertrouwenspersoon en om periodieke bijscholing. Het vak vraagt gespreksvaardigheden die niet iedereen van nature heeft.
Leg de positie vast: bij wie rapporteert de vertrouwenspersoon, hoe wordt de vertrouwelijkheid geborgd en welke bescherming geldt er tegen benadeling. Zet dat in een korte aanstellingsbrief.
Geef ook tijd. Een rol die bovenop een volle functie komt zonder vrijgemaakte uren, bestaat in de praktijk alleen op papier. Datzelfde patroon ziet u bij de preventiemedewerker.
Vertrouwenspersoon, preventiemedewerker en klachtenregeling
Drie functies worden door elkaar gehaald. Ze vullen elkaar aan en vervangen elkaar niet.
| Rol | Grondslag | Kern |
|---|---|---|
| Vertrouwenspersoon | Nu nog niet wettelijk verankerd | Vertrouwelijke opvang van individuen |
| Preventiemedewerker | Arbowet artikel 13 | Beleidsmatige ondersteuning arbobeleid |
| Klachtenregeling | Goed werkgeverschap en cao | Formele behandeling en besluit |
Een veelgemaakte fout is de rollen bij één persoon beleggen. De preventiemedewerker adviseert de werkgever en zit daarmee aan de kant van de organisatie, terwijl de vertrouwenspersoon juist naast de medewerker hoort te staan.
Ook de bedrijfsarts heeft hier een rol. Medewerkers kunnen die rechtstreeks consulteren via het open spreekuur, wat volgt uit het basiscontract met de arbodienst. Zie ook wanneer een bedrijfsarts verplicht is.
De koppeling met de RI&E
Alles begint bij de risico-inventarisatie. PSA hoort daar expliciet in beoordeeld te worden, niet als afvinkregel maar met onderbouwing.
Benoem daarbij de vormen die in uw situatie spelen: agressie bij de laadkuil, werkdruk in piekperiodes, ongewenst gedrag binnen ploegen, en de positie van uitzendkrachten.
Vertaal dat naar maatregelen in het plan van aanpak, met een verantwoordelijke en een datum. Een maatregel zonder eigenaar is een voornemen.
Bespreek de uitkomsten met de ondernemingsraad of personeelsvertegenwoordiging. Bij PSA is draagvlak inhoudelijk relevant, omdat meldingsbereidheid afhangt van vertrouwen in de route.
Is het onderwerp complex, bijvoorbeeld bij structurele agressie van derden, dan is een nadere RI&E op dat specifieke risico een logische stap.
Wat een inspecteur wil zien
De Nederlandse Arbeidsinspectie toetst PSA regelmatig, ook los van een incident. Vier dingen komen daarbij standaard aan bod.
Ten eerste of PSA in de RI&E is beoordeeld, met een onderbouwing die aansluit op uw werkelijke situatie. Ten tweede of er maatregelen zijn getroffen en of die zijn uitgevoerd.
Ten derde of werknemers zijn voorgelicht over het beleid en over de meldroute. Zie ook voorlichting en onderricht.
Ten vierde of de meldroute in de praktijk werkt. Een inspecteur vraagt dat niet aan u, maar aan medewerkers op de vloer. Als die niet weten bij wie ze terecht kunnen, is het beleid niet geïmplementeerd.
Houd registraties van meldingen en afhandeling bij, met inachtneming van privacy. Zie ook de bewaartermijnen voor veiligheidsdocumenten en de gang van zaken bij een inspectiebezoek.
Vijf valkuilen in de praktijk
De eerste is wachten op de wet. Wie de huidige PSA-verplichting negeert omdat het wetsvoorstel nog loopt, loopt risico op een handhavingstraject dat vandaag al mogelijk is.
De tweede is de rol alleen in het personeelshandboek zetten. Een vertrouwenspersoon die niemand op de vloer bij naam kent, is functioneel afwezig.
De derde is de meldroute alleen in het Nederlands communiceren. In magazijnen met anderstalige medewerkers sluit dat een aanzienlijk deel van het personeel uit. Vergelijk de aanpak bij BHV voor anderstalige medewerkers.
De vierde is uitzendkrachten overslaan. Als inlener bent u verantwoordelijk voor iedereen die op uw locatie werkt, ongeacht wie het contract heeft.
De vijfde is werkdruk buiten beschouwing laten. Werkdruk valt wettelijk onder PSA, terwijl de meeste PSA-paragrafen in RI&E's alleen over ongewenst gedrag gaan.
Hoe u dit nu aanpakt
Begin niet bij de vraag of het verplicht is, maar bij de vraag of uw PSA-beoordeling actueel is. Dat is de verplichting die vandaag geldt.
Bepaal daarna of u een vertrouwenspersoon aanstelt. Voor organisaties vanaf ongeveer tien medewerkers is dat in de meeste gevallen de meest praktische invulling van uw maatregelenplicht, los van de wetgeving.
Maak de meldroute zichtbaar op de plekken waar mensen werken: bij de kantine, bij de laadkuil en op het prikbord. Niet alleen op intranet, want een groot deel van uw magazijnpersoneel komt daar zelden.
Evalueer jaarlijks, samen met de evaluatie van uw RI&E. Neem daarin het aantal meldingen mee, ook als dat nul is, en bespreek wat dat nulcijfer betekent.
Achtergrondinformatie over PSA staat op het Arboportaal en bij de Nederlandse Arbeidsinspectie. Het wetsvoorstel volgt u via de Eerste Kamer.
Veelgestelde vragen
Nee. In september 2026 bestaat er geen algemene wettelijke plicht om een vertrouwenspersoon aan te stellen. Het initiatiefwetsvoorstel dat die plicht zou invoeren, is in mei 2023 door de Tweede Kamer aangenomen en ligt sindsdien bij de Eerste Kamer. Er is geen datum van inwerkingtreding vastgesteld.
Het wetsvoorstel richt zich op werkgevers met tien of meer werknemers. Die zouden een vertrouwenspersoon ongewenst gedrag moeten aanwijzen, intern of extern. Zolang het voorstel niet is aangenomen, is dat een voornemen en geen geldende norm.
Artikel 3 van de Arbowet verplicht werkgevers tot beleid gericht op het voorkomen en beperken van psychosociale arbeidsbelasting. Daaronder vallen agressie en geweld, pesten, seksuele intimidatie, discriminatie en werkdruk. Staat dat risico in uw RI&E, dan verplicht artikel 2.15 van het Arbobesluit u tot concrete maatregelen en voorlichting aan werknemers.
Ja. De Nederlandse Arbeidsinspectie toetst of u PSA hebt beoordeeld in de RI&E en of er maatregelen zijn getroffen en uitgevoerd. Het ontbreken van een vertrouwenspersoon is op zichzelf geen overtreding, maar het ontbreken van aantoonbaar beleid en maatregelen tegen PSA wel.
Dat mag u zelf bepalen. Een interne vertrouwenspersoon kent de organisatie en is laagdrempelig bereikbaar. Een externe staat verder van de werkvloer en biedt meer waarborg voor vertrouwelijkheid, wat vooral telt in kleinere teams waar iedereen elkaar kent. Veel werkgevers combineren beide.
De preventiemedewerker is een wettelijke rol uit artikel 13 van de Arbowet en ondersteunt de werkgever bij het hele arbobeleid, inclusief de RI&E. De vertrouwenspersoon is een opvangrol voor individuele medewerkers die ongewenst gedrag ervaren. De eerste is beleidsmatig, de tweede is vertrouwelijk en persoonsgericht.
Ja. Als inlener bent u verantwoordelijk voor veilige en gezonde arbeidsomstandigheden van iedereen die op uw locatie werkt, ook uitzendkrachten en gedetacheerden. Zij moeten dus dezelfde toegang hebben tot de meldroute en dezelfde voorlichting krijgen.
Dat mag en is in veel gevallen verstandig. U voldoet daarmee aan een deel van uw huidige PSA-verplichting en u bent voorbereid als het wetsvoorstel alsnog wordt aangenomen. Belangrijk is wel dat de rol daadwerkelijk bekend en bereikbaar is, anders levert de aanstelling op papier niets op.
