Waarom taal een veiligheidsrisico is
In veel Nederlandse magazijnen is Nederlands allang niet meer de enige voertaal op de vloer. Poolse, Roemeense, Bulgaarse en Oekraiense medewerkers vormen in sommige distributiecentra de meerderheid van de ploeg.
Dat is voor het dagelijkse werk zelden een probleem. Orderpicken en palletiseren leer je met beeld en met voordoen. Bij een calamiteit verandert dat in een paar seconden.
Een ontruiming vraagt om begrijpen wat er wordt geroepen, weten waar de dichtstbijzijnde vluchtweg is en snappen waarom je niet terug het pand in mag. Wie de instructie nooit in zijn eigen taal heeft gehoord, valt precies dan terug op wat hij ziet doen door anderen.
Wat de Arbowet hierover zegt
Arbeidsomstandighedenwet artikel 8 verplicht de werkgever tot voorlichting en onderricht over de werkzaamheden en de daaraan verbonden risico's. De wet stelt daarbij dat die voorlichting moet zijn afgestemd op de betrokken werknemer.
Er staat nergens dat u moet vertalen. Er staat wel dat het resultaat telt: de medewerker moet weten wat de risico's zijn en hoe hij moet handelen. Een instructie die niet begrepen wordt, is geen instructie.
Artikel 15 verplicht daarnaast tot een bedrijfshulpverleningsorganisatie die is toegesneden op de aard, grootte en risico's van het bedrijf. Een taalbarriere is zo'n kenmerk, net als de omvang van het pand of de aanwezigheid van gevaarlijke stoffen.
Het Arboportaal werkt die eis verder uit en benoemt taalbeheersing expliciet als aandachtspunt bij de instructie van arbeidsmigranten. Meer over de reikwijdte van deze eisen leest u in ons artikel over voorlichting en onderricht.
Uw rol als inlener
Anderstalige medewerkers komen in magazijnen vaak via een uitzendbureau binnen. Dat verandert niets aan uw verantwoordelijkheid op de werkvloer.
De Arbowet legt de zorg voor arbeidsomstandigheden bij degene onder wiens gezag wordt gewerkt. Het bureau levert algemene voorlichting en geeft de risico's door, u regelt de locatiegebonden instructie, de BHV en de ontruiming.
Praktisch betekent dit dat u niet kunt volstaan met de vraag of het bureau de veiligheidsinstructie al heeft gegeven. Vraag door wat er precies is verteld en in welke taal. Hoe de verdeling eruitziet, staat in ons artikel over BHV en uitzendkrachten.
BHV'ers met de juiste taal
Het aantal BHV'ers bepaalt u op basis van uw risico-inventarisatie. De taalsamenstelling van de ploeg hoort in die afweging thuis.
Een BHV'er die tijdens een ontruiming geen contact kan maken met een deel van de aanwezigen, kan zijn taak niet uitvoeren. Dat is geen theoretisch bezwaar: bij een ontruiming ontstaat de vertraging bijna altijd bij de mensen die niet begrijpen waarom ze weg moeten.
Streef daarom naar minimaal een BHV'er per dienst die de voertaal van de grootste anderstalige groep spreekt. In de praktijk is dat vaak een voorman of teamleider die de rol er goed bij kan doen.
Werven binnen de doelgroep
De BHV-cursus is ook in het Engels en in enkele andere talen beschikbaar bij de grotere opleiders. Dat haalt de belangrijkste drempel weg om anderstalige medewerkers zelf op te leiden.
Het effect gaat verder dan taal alleen. Een BHV'er uit de eigen groep wordt bij een incident sneller vertrouwd en sneller gevolgd dan een onbekende collega met een geel hesje.
Alarmering die iedereen bereikt
Begin bij het signaal. Het slow whoop of het alarmsignaal van de ontruimingsalarminstallatie is taalonafhankelijk en moet daarom overal hoorbaar zijn, ook boven het geluid van transportbanden en heftrucks.
Gesproken berichten voegen daar iets aan toe, maar alleen als ze begrepen worden. Een Nederlandstalig bericht in een ploeg die voor twee derde Pools is, geeft schijnzekerheid.
Kies voor maximaal twee of drie talen en houd het bericht kort. Langer duurt langer, en dat gaat rechtstreeks van de ontruimingstijd af.
Vergeet de stille alarmering niet. In magazijnen met gehoorbescherming of hoge omgevingsgeluidsniveaus zijn optische signalen vaak noodzakelijk, ongeacht taal. Zie ook ons artikel over alarmering en ontruiming.
Pictogrammen boven tekst
Het eenvoudigste antwoord op een taalprobleem is minder taal gebruiken. Veiligheidspictogrammen volgens de reeks NEN-EN ISO 7010 zijn Europees gestandaardiseerd en herkenbaar zonder vertaling.
Dat geldt voor vluchtwegaanduiding, verzamelplaats, blusmiddelen, EHBO-post en verbodsborden. Waar u nu een tekstbord heeft, is er bijna altijd een genormeerd pictogram beschikbaar. De normbladen zijn te raadplegen via NEN.
Combineer pictogrammen op de ontruimingsplattegrond met een plattegrond die de kijker laat zien waar hij staat. Een plattegrond zonder positieaanduiding helpt niemand, ongeacht taal.
Kijk ook kritisch naar uw veiligheidssignalering als geheel. In veel magazijnen staan borden uit drie generaties door elkaar, met tekst in wisselende talen.
Welke instructies u vertaalt
Het volledige BHV-plan vertalen is zonde van het geld. Dat document is bedoeld voor de BHV-organisatie en niet voor de medewerker op de vloer.
Beperk de vertaling tot vier dingen: wat te doen bij het alarm, waar de vluchtwegen en de verzamelplaats zijn, hoe u een incident meldt en welke persoonlijke beschermingsmiddelen verplicht zijn.
Dat past op een A4 of op een kaart in het pasjeshoesje. Laat de vertaling controleren door iemand die de taal echt beheerst, want machinaal vertaalde vaktermen leiden regelmatig tot onbegrijpelijke of onjuiste instructies.
Bij een ontruimingsoefening in een distributiecentrum met 140 medewerkers bleef een groep van elf mensen staan bij de inpaklijn. Ze hadden het signaal wel gehoord, maar dachten dat het bij een eerdere storing hoorde. Niemand had hen ooit verteld wat het verschil was tussen een storingsmelding en een ontruimingsalarm. Een kaartje van tien regels in hun eigen taal loste het op.
Het eerste uur van een nieuwe kracht
Het risico is het grootst in de eerste week. Nieuwe medewerkers kennen het pand niet, kennen de collega's niet en durven zelden te vragen wat ze niet begrepen hebben.
Regel daarom een vast onthaalmoment voor de eerste dienst begint. Loop fysiek de vluchtroute mee, wijs de verzamelplaats aan en laat de medewerker de nooduitgang zelf aanwijzen.
Dat kost vijftien minuten en het is het effectiefste onderdeel van de hele instructie. Papier op dag een wordt zelden gelezen, een rondje door het pand blijft hangen.
Oefenen met een gemengde ploeg
De ontruimingsoefening is het enige moment waarop u ziet of de instructie werkt. Plan de oefening daarom bewust in een dienst met een gemengde of overwegend anderstalige bezetting.
Let bij de evaluatie op drie signalen. Bleven er groepen staan, volgden mensen elkaar in plaats van de aanduiding, en werd de verzamelplaats gevonden zonder aarzeling?
Leg de bevindingen vast in het oefenverslag met de conclusie erbij, niet alleen de ontruimingstijd. Een tijd van vier minuten zegt weinig als een deel van de ploeg alleen maar achter anderen aan liep.
Herhaal minimaal jaarlijks. In magazijnen met veel personeelsverloop is twee keer per jaar realistischer, omdat de ploeg na twaalf maanden vaak voor een derde is vernieuwd.
Tolken, apps en buddy's
Voor het dagelijkse werk werkt een buddysysteem het best. Koppel een nieuwe anderstalige medewerker aan een collega die dezelfde taal spreekt en al langer meeloopt.
Vertaalapps zijn nuttig voor korte gesprekken, maar niet voor de formele instructie. Termen als vrijgave, vluchtroute en blusmiddel worden regelmatig fout vertaald, en juist bij die woorden mag geen ruis ontstaan.
Voor de instructie van grotere groepen bij aanvang van een seizoenspiek is een tolk of een tweetalige voorman de betrouwbaarste route. De kosten daarvan vallen weg tegen de kosten van een enkel meldingsplichtig ongeval.
Wat u vastlegt in het dossier
Registreer per medewerker welke instructie is gegeven, op welke datum, door wie en in welke taal. Dat laatste veld ontbreekt in vrijwel elke standaardregistratie en is precies het veld waar het bij een onderzoek om draait.
Bewaar daarnaast de vertaalde instructiekaarten zelf, met een versienummer. Zonder die versies kunt u achteraf niet aantonen wat er destijds is uitgereikt.
Neem de taalsamenstelling van uw ploeg op als aandachtspunt in de RI&E. Zo wordt het een structureel punt en niet iets dat afhangt van de oplettendheid van een teamleider. De Nederlandse Arbeidsinspectie besteedt bij controles in de logistiek expliciet aandacht aan arbeidsmigranten.
Zes fouten die u vaak ziet
De eerste is de handtekening als bewijs beschouwen. Een paraaf onder een tekst die niemand kon lezen, toont juist het tegendeel aan.
De tweede is de instructie volledig overlaten aan het uitzendbureau. De derde is het BHV-plan vertalen in plaats van de kerninstructies.
De vierde is een gesproken ontruimingsbericht in vijf talen, waardoor het bericht langer duurt dan de ontruiming zelf. De vijfde is oefenen in de dagdienst terwijl de anderstalige ploeg vooral 's avonds werkt.
De zesde is bezoekers en chauffeurs vergeten. Zij staan bij een alarm het vaakst verloren op het terrein.
In vijf stappen geregeld
Breng eerst in kaart welke talen er daadwerkelijk op de vloer worden gesproken, per dienst en per afdeling. Vraag het aan de teamleiders en niet aan HR, want de praktijk wijkt vaak af van de administratie.
Vertaal vervolgens de vier kerninstructies naar de een of twee talen die daaruit naar voren komen. Laat de vertaling controleren door een moedertaalspreker.
Leid daarna minimaal een BHV'er per dienst op uit de betreffende groep en vervang tekstborden door genormeerde pictogrammen waar dat kan.
Toets het resultaat in een ontruimingsoefening met een gemengde bezetting en leg de conclusies vast. Sluit af door de taalsamenstelling als vast aandachtspunt op te nemen in uw BHV-plan en de jaarlijkse evaluatie ervan.
Veelgestelde vragen
De wet schrijft geen vertaling voor, maar wel een resultaat. Arbowet artikel 8 verplicht voorlichting en onderricht die zijn afgestemd op de medewerker, en die verplichting is pas nagekomen als de boodschap daadwerkelijk begrepen wordt. Voor een medewerker die geen Nederlands leest, is een Nederlandstalig blad dus geen geldige instructie. Vertalen is in de praktijk de eenvoudigste manier om aan de eis te voldoen.
Dat staat niet als aantal in de wet, maar het volgt uit de eis dat de BHV-organisatie doeltreffend moet zijn. Een BHV'er die tijdens een ontruiming niet met een deel van de aanwezigen kan communiceren, kan zijn taak niet uitvoeren. In magazijnen met een grote anderstalige ploeg is minimaal een BHV'er met de voertaal van die groep per dienst het praktische minimum.
Beiden, maar op verschillende punten. Het uitzendbureau moet de arbeidsomstandighedenrisico's vooraf doorgeven en zorgen voor algemene voorlichting. U bent als inlener verantwoordelijk voor de instructie op uw eigen locatie, voor de BHV-organisatie en voor de ontruiming. Die verantwoordelijkheid kunt u niet contractueel bij het bureau leggen.
Voor een gesprek op de werkvloer is een vertaalapp bruikbaar. Voor de formele instructie is hij te onbetrouwbaar, omdat vaktermen als vluchtroute, verzamelplaats en blusmiddel vaak fout of dubbelzinnig vertaald worden. Gebruik voor de kerninstructies een vertaling die u vooraf laat controleren door iemand die de taal beheerst.
Niet aan de handtekening, want die zegt alleen dat er iets is aangeboden. Toets met een korte praktische controle: laat de medewerker de dichtstbijzijnde vluchtweg aanwijzen, het verzamelpunt noemen en tonen waar het alarm zit. Herhaal die controle tijdens de ontruimingsoefening met de hele ploeg.
Begin met het alarmsignaal zelf, want dat is taalonafhankelijk en het belangrijkste. Voeg daarna een gesproken bericht toe in het Nederlands en in de een of twee talen die uw ploeg daadwerkelijk spreekt. Langere lijsten met talen werken averechts, omdat het bericht dan te lang duurt om nog effectief te zijn.
Ja, ook zij moeten weten wat te doen bij een alarm. Voor chauffeurs die kort op het laadperron zijn, werkt een korte kaart met pictogrammen bij de aanmeldbalie beter dan een instructiefilm. Neem de groep expliciet op in het ontruimingsplan, want het is de groep die bij een oefening het vaakst wordt vergeten.
De inspecteur vraagt naar het BHV-plan, de instructieregistratie en het verslag van de laatste ontruimingsoefening. Daarnaast spreekt hij vaak zelf een paar medewerkers op de vloer aan met de vraag wat zij bij een alarm doen. Dat gesprek is in de praktijk doorslaggevender dan de map met handtekeningen.
