De verplichting die pas opvalt als er iets misgaat
Bij arbo in het magazijn gaat de aandacht naar zichtbare zaken: de heftruckkeuring, de brandblussers, de stellinginspectie. Het basiscontract met een arbodienst blijft daarbij makkelijk buiten beeld, want het levert geen sticker en geen keuringsrapport op. Toch is het een harde wettelijke verplichting.
De kwestie wordt vaak pas urgent op het verkeerde moment. Er valt een medewerker uit met langdurig verzuim, of de Arbeidsinspectie komt langs, en dan blijkt de deskundige bijstand niet goed geregeld. Op dat punt is repareren duurder en stroever dan het vooraf op orde hebben.
In dit artikel leest u wat het basiscontract precies is, voor wie het geldt, welke vijf taken en zes afspraken erin horen en wat dit betekent voor een magazijn. De rode draad: het contract is de basis onder uw hele arbobeleid, niet een formaliteit.
Wat is het basiscontract precies
Het basiscontract is de schriftelijke overeenkomst tussen de werkgever en een arbodienst of bedrijfsarts. Daarin staan de werkafspraken over de taken waarbij de werkgever zich volgens de Arbowet moet laten bijstaan door kerndeskundigen. De verplichting is sinds 1 juli 2017 verankerd in artikel 14 van de Arbowet.
De kerndeskundigen zijn de bedrijfsarts, de veiligheidskundige, de arbeidshygienist en de arbeids- en organisatiedeskundige. Voor het gros van de magazijnen draait het in de praktijk vooral om de bedrijfsarts, omdat verzuimbegeleiding en het periodiek onderzoek daar de kern vormen.
Het contract regelt twee dingen tegelijk. Het legt vast bij welke taken u bijstand inkoopt, en het legt vast onder welke voorwaarden die deskundigen hun werk kunnen doen. Dat tweede is bewust toegevoegd, zodat een bedrijfsarts niet klem komt te zitten tussen het belang van de werknemer en de wens van de werkgever.
Voor wie is het verplicht
De verplichting geldt voor iedere werkgever met een of meer werknemers. Er is geen ondergrens: ook een magazijn of distributiecentrum met een handvol medewerkers valt eronder. Zodra u personeel in dienst heeft, moet de bijstand geregeld zijn.
Dat maakt het basiscontract breder verplicht dan sommige andere arbo-onderdelen. Waar bijvoorbeeld de lichtere toetsingsregels voor de RI&E afhangen van het aantal medewerkers, kent het basiscontract die drempels niet. Klein zijn is hier geen reden voor een uitzondering.
De omvang van uw bedrijf bepaalt wel welke route logisch is. Een klein magazijn kiest doorgaans voor een contract met een arbodienst, terwijl een groter bedrijf met een eigen bedrijfsarts en preventieapparaat meer zelf kan organiseren. Op dat verschil komen we terug bij de vangnet- en maatwerkregeling.
De vijf taken waarbij u zich laat bijstaan
De Arbowet noemt vijf taken waarvoor deskundige bijstand verplicht in het contract hoort. Ze vormen samen de kern van wat u inkoopt.
De eerste is de begeleiding bij ziekteverzuim, gericht op deskundige ondersteuning bij re-integratie van zieke werknemers. De tweede is het toetsen van en adviseren over de risico-inventarisatie en evaluatie. De derde is het aanbieden van een periodiek arbeidsgezondheidskundig onderzoek, kortweg PAGO. De vierde is de aanstellingskeuring, die alleen in bijzondere gevallen is toegestaan en aan strikte regels uit de Wet op de medische keuringen is gebonden. De vijfde is de toegang van werknemers tot de bedrijfsarts, bijvoorbeeld via een open spreekuur.
Toegang tot de bedrijfsarts is geen bijzaak
Die laatste taak wordt in de praktijk het vaakst onderschat. Werknemers moeten de bedrijfsarts kunnen bezoeken zonder tussenkomst of toestemming van de werkgever, ook als er nog geen sprake is van verzuim. Een open spreekuur is de gangbare invulling. Dat een medewerker in een magazijn met beginnende rugklachten laagdrempelig terechtkan, voorkomt uitval die anders veel langer duurt.
De zes afspraken die er verplicht in horen
Naast de taken schrijft de wet zes punten voor die in het contract moeten staan. Ze zorgen dat de kerndeskundigen professioneel en onafhankelijk kunnen werken.
Het gaat om overleg met de ondernemingsraad en de preventiemedewerker, vrije toegang van de bedrijfsarts tot iedere werkplek, de mogelijkheid van een second opinion bij een andere bedrijfsarts, een duidelijke klachtenprocedure, ruimte voor het opsporen en melden van beroepsziekten, en advisering over preventie. Deze punten samen maken van het contract meer dan een inkoopafspraak.
Voor een magazijn is de vrije toegang tot de werkplek concreter dan het klinkt. De bedrijfsarts moet de hal, de laadkade en de werkplekken kunnen bezoeken om te zien waar de belasting zit, van fysiek tillen tot geluid en heftruckverkeer. Een advies dat op de werkvloer is gevormd, is bruikbaarder dan een advies vanachter een bureau.
Vangnetregeling of maatwerkregeling
Voor het organiseren van de bijstand kent de wet twee routes. De vangnetregeling houdt in dat u een contract sluit met een gecertificeerde arbodienst die de taken uitvoert. Dit is de standaardroute en voor de meeste magazijnen de eenvoudigste.
De maatwerkregeling geeft u de ruimte om de bijstand zelf te organiseren met een bedrijfsarts en andere kerndeskundigen, buiten een volledige arbodienst om. Dat mag alleen als de ondernemingsraad of de personeelsvertegenwoordiging ermee instemt. Deze route vraagt meer eigen regie en past vooral bij grotere organisaties.
Welke route u ook kiest, de wettelijke eisen aan het contract blijven gelijk. De vijf taken en zes afspraken moeten in beide gevallen zijn afgedekt. Het verschil zit in wie de uitvoering coordineert, niet in het beschermingsniveau.
Wat dit voor een magazijn concreet betekent
Een magazijn kent risico's die het basiscontract direct raken. Fysieke belasting door tillen en repeterend werk, geluid van machines en heftrucks, en werken in ploegendienst zijn precies de onderwerpen waarop een bedrijfsarts adviseert en waarop een PAGO zich richt.
Daarmee is het contract geen papieren formaliteit maar de toegangspoort tot bruikbaar advies. Wie het inhoudsloos afsluit en in de la legt, mist het nut. Wie de bedrijfsarts betrekt bij de fysieke belasting en het verzuim, krijgt er sturing voor terug.
Het contract staat bovendien niet op zichzelf. Het werkt samen met de RI&E, die de risico's in kaart brengt, en met de preventiemedewerker, die intern de maatregelen bewaakt. Die drie vormen samen het minimale arbo-fundament onder elk magazijn met personeel.
Controle en handhaving
De Nederlandse Arbeidsinspectie kan handhavend optreden als een basiscontract ontbreekt of als er verplichte onderdelen missen. Dat kan beginnen met een eis tot naleving en, als die niet wordt opgevolgd, uitmonden in een boete. De werkgever blijft zelf verantwoordelijk, ook wanneer een arbodienst het contract heeft opgesteld.
In de praktijk komt het gebrek vaak aan het licht bij een inspectiebezoek of na een incident. Op dat moment telt of u kunt laten zien dat de bijstand geregeld is en dat de vijf taken zijn afgedekt. Een ondertekend, actueel contract is dan het bewijs.
Controleer daarom periodiek of uw contract nog compleet is. Bedrijfsomstandigheden veranderen, en een contract dat jaren geleden is afgesloten dekt niet vanzelf de huidige situatie. Loop de vijf taken en zes afspraken langs en pas aan waar nodig, net zoals u de RI&E actueel houdt.
Zo helpt Envora hierbij
Het basiscontract is een van de bouwstenen die samen bepalen of uw magazijn arbo-compliant is. Envora brengt die bouwstenen samen op een platform, zodat het contract, de RI&E, de preventiemedewerker en de keuringen niet los van elkaar zweven maar als een geheel te overzien zijn.
In het portaal ziet u welke verplichtingen rond arbodienstverlening voor uw situatie gelden, wat u al heeft geregeld en waar nog een actie openstaat. Zo blijft een minder zichtbaar onderdeel als het basiscontract in beeld, naast de keuringen die vaker de aandacht trekken.
Daarmee staat uw arbodossier inspectie-proof klaar naast de verplichte keuringen in het magazijn, van heftrucks en stellingen tot brandblussers en noodverlichting. Bij een controle laat u in een oogopslag zien dat de deskundige bijstand geregeld is en dat u de rest aantoonbaar op orde heeft.
Veelgestelde vragen
Ja. Iedere werkgever met een of meer werknemers moet een basiscontract hebben met een arbodienst of een bedrijfsarts. Die verplichting staat sinds 1 juli 2017 in artikel 14 van de Arbowet en geldt ongeacht de omvang van het bedrijf. Ook een klein magazijn met enkele medewerkers valt eronder.
Bij de vangnetregeling sluit u een contract met een gecertificeerde arbodienst die de wettelijke taken uitvoert. Bij de maatwerkregeling regelt u de bijstand zelf met een bedrijfsarts en andere kerndeskundigen, buiten een arbodienst om, mits de ondernemingsraad of personeelsvertegenwoordiging daarmee instemt. De maatwerkregeling vraagt meer eigen organisatie en is vooral iets voor grotere bedrijven.
Vijf taken: begeleiding bij ziekteverzuim, toetsing van en advies over de RI&E, het aanbieden van een periodiek arbeidsgezondheidskundig onderzoek, de aanstellingskeuring in de uitzonderlijke gevallen waarin die is toegestaan, en de toegang van werknemers tot de bedrijfsarts, bijvoorbeeld via een open spreekuur.
De Nederlandse Arbeidsinspectie kan handhavend optreden als een basiscontract of een verplicht onderdeel daarvan ontbreekt. Dat kan leiden tot een eis tot naleving en bij het uitblijven daarvan tot een boete. Het ontbreken van het contract valt bovendien op zodra er verzuim of een incident speelt en de bijstand niet geregeld blijkt.
Ja. De verplichting kent geen ondergrens in het aantal werknemers. Zodra u personeel in dienst heeft, moet de bijstand bij de vijf wettelijke taken zijn geregeld in een basiscontract. Voor een klein magazijn is de vangnetregeling met een arbodienst meestal de eenvoudigste route.
Nee. Het basiscontract regelt de deskundige bijstand, maar de onderliggende verplichtingen blijven van uzelf. U moet nog steeds een actuele RI&E met plan van aanpak hebben, een preventiemedewerker aanwijzen, bedrijfshulpverlening regelen en uw arbeidsmiddelen laten keuren. Het contract is een schakel in een groter geheel, geen eindpunt.
De werkgever. U bent zelf verantwoordelijk voor wat er in het contract staat, ook als een arbodienst het opstelt. De arbodienst of bedrijfsarts heeft daarnaast de plicht om vast te stellen dat het contract aan de wettelijke eisen voldoet. Controleer daarom of alle vijf taken en zes afspraken erin zijn opgenomen.
