Waarom deze rol zo vaak leeg blijft
In vrijwel elk keuringsrapport van een stellingkeurder staat dezelfde opmerking: er is geen PRSES aangewezen, of de aangewezen persoon is niet bekend op de werkvloer.
Dat is geen onwil. De rol klinkt formeel, de afkorting is Engels en de norm waarin hij staat ligt achter een betaalmuur. Het gevolg is dat de aanwijzing ergens in een dossier belandt en daar blijft liggen.
Ondertussen is dit de enige rol die het verschil maakt tussen een jaarlijkse momentopname en doorlopende beheersing. Een keurder ziet uw magazijn één dag per jaar. De PRSES ziet het elke week.
Wat PRSES betekent
PRSES staat voor Person Responsible for Storage Equipment Safety. Het is de aanduiding die NEN-EN 15635 gebruikt voor de persoon die binnen een organisatie verantwoordelijk is voor de veiligheid van de opslagvoorzieningen.
De norm gaat over de toepassing en het onderhoud van stalen opslagmiddelen. Het uitgangspunt daarin is dat veiligheid van stellingen niet uit een jaarlijkse keuring komt, maar uit dagelijks gebruik dat goed geregeld is.
Daarom legt de norm de nadruk op één aanspreekpunt. Iemand bij wie schade wordt gemeld, die de inspecties organiseert en die mag beslissen dat een locatie leeg blijft.
In Nederlandse rapporten komt u ook termen tegen als verantwoordelijke stellingveiligheid of stellingbeheerder. Dat is dezelfde rol, alleen anders benoemd.
De grondslag: norm plus wetgeving
De norm is geen wet. De verplichting loopt via twee artikelen die wel wettelijk bindend zijn.
Artikel 7.4a van het Arbobesluit verplicht periodieke keuring van arbeidsmiddelen die onderhevig zijn aan invloeden die tot gevaarlijke situaties kunnen leiden. Een magazijnstelling waar dagelijks heftrucks langs rijden voldoet daaraan.
Artikel 3 van de Arbowet vraagt om een doeltreffend arbobeleid en om het beperken van gevaren bij de bron. Een inspectiesystematiek zonder verantwoordelijke is per definitie niet doeltreffend.
NEN-EN 15635 is de invulling die de inspectie in de praktijk hanteert als stand der techniek. Wie afwijkt van de norm moet aantonen dat zijn eigen systematiek minstens gelijkwaardig is, en dat is een zware bewijslast. Zie ook de arbowetgeving rond magazijnstellingen.
Welke taken bij de rol horen
De taken zijn concreet en af te bakenen. Dat is precies wat een aanwijzing bruikbaar maakt.
| Taak | Wat het in de praktijk betekent |
|---|---|
| Inspectieronde organiseren | Wekelijkse visuele controle uitvoeren of laten uitvoeren en vastleggen |
| Meldpunt zijn | Eén bekend adres waar heftruckchauffeurs schade direct melden |
| Schade classificeren | Groen, oranje of rood toekennen volgens vaste criteria |
| Locaties afzetten | Beslissen dat een vak wordt ontlast en niet opnieuw wordt gevuld |
| Herstel bewaken | Bestellen, plannen en controleren dat vervanging daadwerkelijk gebeurt |
| Jaarlijkse keuring beleggen | Opdracht verstrekken en bevindingen opvolgen |
| Wijzigingen beoordelen | Aanpassing van liggerhoogtes of belasting laten herberekenen |
| Instructie geven | Nieuwe medewerkers wijzen op meldplicht en op belastinggegevens |
Die laatste taak wordt onderschat. Een meldsysteem werkt alleen als chauffeurs weten dat melden geen gevolgen heeft voor henzelf. Dat is een cultuurkwestie die bij deze rol hoort.
De wekelijkse inspectieronde
De ronde is kort en visueel. Het is uitdrukkelijk geen keuring en hij hoeft niet door een gecertificeerd persoon te gebeuren.
Waar u naar kijkt: verbogen of ingedeukte staanders in de onderste meter, liggers die uit hun haken zijn gesprongen of doorbuigen, ontbrekende borgpennen, losse of scheve voetplaten, en ladingen die uitsteken of scheef staan.
Loop de ronde bij voorkeur op een vast moment, bijvoorbeeld maandagochtend, en volg altijd dezelfde route. Vaste routes maken afwijkingen zichtbaar; wisselende routes maken de ronde willekeurig.
Leg de uitkomst vast, ook als er niets is gevonden. Een reeks rondes zonder bevindingen is bewijs dat het systeem draait; een ontbrekende registratie is niet te onderscheiden van een overgeslagen ronde.
De aanrijdbeveiliging hoort in dezelfde ronde mee: een beschermer die zelf is ingedeukt heeft zijn werk gedaan en moet vervangen worden.
Schadeclassificatie in drie niveaus
NEN-EN 15635 werkt met drie risiconiveaus, in de praktijk aangeduid met kleuren. Die indeling is de kern van de systematiek omdat ze de beslissing objectiveert.
| Niveau | Betekenis | Actie |
|---|---|---|
| Groen | Schade binnen de acceptatiegrens | Registreren en bij volgende ronde opnieuw beoordelen |
| Oranje | Schade die herstel vraagt | Herstel binnen circa vier weken, geen verzwaring in de tussentijd |
| Rood | Ernstige schade | Direct ontlasten, afzetten en niet belasten tot vervanging |
Het beoordelen zelf gebeurt met een meetmal of met de door de leverancier opgegeven grenswaarden voor verbuiging. Schatten op het oog leidt tot verschillen tussen personen en daarmee tot discussie.
Wat de kleur ook is: een beschadigd dragend onderdeel wordt vervangen en niet rechtgebogen of gelast. Die regel staat uitgewerkt in het beoordelen van beschadigde stellingen.
Bevoegdheid is belangrijker dan functieniveau
De norm zegt niets over een functieniveau. Wat de rol wel nodig heeft, is de bevoegdheid om een locatie leeg te laten en die leeg te houden, ook als dat de operatie raakt.
Daar wringt het in de praktijk. Een rode locatie op een piekdag kost ruimte en tijd, en zonder mandaat wordt de beslissing van de PRSES overruled door iemand met een hogere functie.
Leg dat mandaat daarom expliciet vast in de aanwijzing: de PRSES mag locaties afzetten en die beslissing wordt niet teruggedraaid zonder schriftelijke beoordeling door een deskundige.
Geef daarnaast tijd. Een wekelijkse ronde in een middelgroot magazijn kost dertig tot zestig minuten, plus opvolging. Zonder die tijd in het rooster verdwijnt de ronde binnen twee maanden.
Wie u het beste aanwijst
De beste kandidaat zit dicht op de vloer, kent de heftruckchauffeurs bij naam en heeft genoeg positie om nee te zeggen. In de meeste magazijnen is dat een teamleider, een werkvoorbereider of het hoofd technische dienst.
Minder geschikt is een kwaliteitsmanager op kantoor. Die persoon heeft wel de systematiek, maar ziet de stelling niet en hoort de melding niet.
Ook minder geschikt: de heftruckchauffeur met de meeste ervaring. Dat is vaak wel de beste waarnemer, maar de rol vraagt ook om beslissen over de eigen collega's en dat is een lastige positie.
Ga bij de keuze na of de persoon over een half jaar nog beschikbaar is. Een rol die bij elke functiewisseling opnieuw moet worden ingeregeld, blijft zwak.
Welke kennis de rol vraagt
Drie blokken kennis zijn nodig. Ten eerste de opbouw van de eigen systemen: welke merken, welke typen liggers, welke borging, welke belastinggegevens.
Ten tweede de schadecriteria: welke verbuiging is acceptabel, waar wordt gemeten en wanneer geldt welke kleur. Dat is het deel waar een opleiding van een of twee dagen het verschil maakt.
Ten derde de administratieve kant: wat vastleggen, hoe lang bewaren en hoe de bevindingen aansluiten op de RI&E en het plan van aanpak.
Neem de rol op in de opleidingsmatrix met een hercertificeringsmoment. Kennis van schadecriteria zakt weg als er een tijd niets gevonden wordt.
PRSES, preventiemedewerker en keurder
Drie rollen worden door elkaar gehaald, met verschillende grondslagen en verschillende scopes.
| Rol | Grondslag | Scope |
|---|---|---|
| PRSES | NEN-EN 15635 | Alle opslagvoorzieningen, doorlopend |
| Preventiemedewerker | Arbowet artikel 13 | Het hele arbobeleid, adviserend |
| Stellingkeurder | Arbobesluit 7.4a plus norm | Jaarlijkse deskundige inspectie |
In een klein magazijn kunnen de eerste twee bij dezelfde persoon liggen. De derde hoort bij voorkeur extern te zitten, omdat onafhankelijkheid van het dagelijks gebruik daar de kern van de waarde is.
Wat u in alle gevallen voorkomt, is dat de PRSES ook degene is die beoordeelt of zijn eigen afdeling netjes werkt. Dat maakt onwelkome bevindingen onwaarschijnlijk.
Hoe u de aanwijzing vastlegt
Een aanwijzing hoeft niet lang te zijn. Eén pagina met zes elementen is voldoende en werkt beter dan een uitgebreide procedure.
Zet erin: de naam en functie van de PRSES, de scope in vestigingen en stellingtypen, de taken, de bevoegdheid om locaties af te zetten, de naam van de vervanger, en de datum met handtekening van de leidinggevende.
Hang een korte versie op bij de werkplekken: wie is de PRSES, hoe meldt u schade en wat gebeurt er dan. Zonder die zichtbaarheid weet de werkvloer niet bij wie ze moeten zijn.
Bewaar de aanwijzing bij de keuringsdocumenten van de stellingen, samen met de belastinggegevens en het laatste keuringsrapport. Dat is de map waar een inspecteur naar vraagt. Zie ook de bewaartermijnen voor veiligheidsdocumenten.
Meerdere vestigingen en ploegendiensten
Bij meerdere locaties werkt één centrale PRSES zelden. De rol vraagt fysieke aanwezigheid, dus wijs per vestiging iemand aan en laat die aansluiten bij een gemeenschappelijke systematiek.
Houd de criteria, de formulieren en de classificatie wel identiek. Anders ontstaan er per locatie eigen acceptatiegrenzen en is vergelijking tussen vestigingen onmogelijk. Dezelfde redenering geldt bij een RI&E voor meerdere vestigingen.
Bij ploegendiensten gaat het niet om meerdere PRSES-en, maar om melden. Schade in de nachtploeg moet de volgende ochtend bekend zijn, en dat vraagt om een meldkanaal dat buiten kantooruren werkt.
Spreek af dat een chauffeur bij twijfel zelf de locatie afzet en pas daarna meldt. Wachten op een beoordeling betekent dat er een nacht doorgewerkt wordt onder een beschadigde ligger.
Vijf valkuilen in de praktijk
De eerste is aanwijzen zonder mandaat. Een PRSES die een locatie niet dicht mag houden, heeft geen rol maar een taakje.
De tweede is de rol bij een externe partij leggen. Een keurder die vier keer per jaar langskomt kan formeel de PRSES-rol niet invullen, want de wekelijkse waarneming ontbreekt.
De derde is registreren zonder opvolging. Een lijst met oranje meldingen van acht maanden oud is belastender dan geen lijst, omdat die aantoont dat u het wist.
De vierde is de rol vergeten bij een verbouwing of verhuizing. Een gewijzigde inrichting betekent nieuwe belastinggegevens en een nieuwe beoordeling. Zie RI&E bij verhuizing.
De vijfde is geen vervanger aanwijzen. Vier weken vakantie is vier gemiste rondes en dat is precies de periode waarin schade ontstaat en wordt overreden.
Hoe u het geborgd houdt
Begin met de aanwijzing zelf, op één pagina, deze week getekend. Dat is het kortste pad van geen systematiek naar wel systematiek.
Zet daarna de wekelijkse ronde in het rooster als terugkerende afspraak met een vaste duur. Een ronde die afhangt van beschikbare tijd, vindt niet plaats.
Koppel de bevindingen aan de keuringskalender en aan de jaarlijkse stellingkeuring, zodat de keurder ziet wat er in de tussenliggende twaalf maanden is gemeld en hersteld.
Bespreek een keer per kwartaal de openstaande meldingen met de operationeel verantwoordelijke. Dat is het moment waarop herstel daadwerkelijk budget krijgt.
De normtekst zelf koopt u bij NEN. Achtergrond over de keuringsplicht voor arbeidsmiddelen staat op het Arboportaal en bij de Nederlandse Arbeidsinspectie.
Tot slot: de PRSES is geen papieren functie maar de enige maatregel die tussen twee keuringen door werkt. Alles wat u daarnaast doet, komt pas één keer per jaar langs.
Veelgestelde vragen
PRSES staat voor Person Responsible for Storage Equipment Safety: de persoon die binnen een bedrijf verantwoordelijk is voor de veiligheid van de opslagvoorzieningen. De rol komt uit NEN-EN 15635, de Europese norm voor toepassing en onderhoud van stalen opslagmiddelen. De PRSES organiseert de periodieke visuele inspecties, beheert de schademeldingen en beslist wanneer een component uit gebruik gaat.
De Arbowet noemt de PRSES niet met zoveel woorden. De verplichting loopt indirect: artikel 7.4a van het Arbobesluit vraagt om periodieke keuring van arbeidsmiddelen en artikel 3 van de Arbowet vraagt om een doeltreffend beleid. NEN-EN 15635 vult in hoe u daar bij stellingen invulling aan geeft, en die invulling begint bij het aanwijzen van een verantwoordelijke. In de praktijk vraagt vrijwel elke keurder en elke inspecteur wie die persoon is.
NEN-EN 15635 vraagt een visuele inspectie met een regelmatig interval, in de praktijk ingevuld als wekelijks, uitgevoerd of georganiseerd door de PRSES. Daarnaast geldt een inspectie door een deskundige minimaal eens per twaalf maanden. De wekelijkse ronde is een korte visuele controle, geen volledige keuring.
Groen betekent acceptabele schade: registreren en bij de volgende ronde opnieuw beoordelen. Oranje betekent schade die herstel vraagt, in de praktijk binnen vier weken, waarbij de locatie na ontlasten wel in gebruik kan blijven zolang er geen verzwaring optreedt. Rood betekent ernstige schade: de locatie wordt direct ontlast, afgezet en niet meer belast tot de component is vervangen.
De norm schrijft geen specifiek diploma voor, maar wel aantoonbare kennis van de opslagsystemen, van de schadecriteria en van de inspectiesystematiek. In de praktijk volgt de PRSES een stellinginspectie-opleiding van een dag tot twee dagen, aangevuld met documentatie van de eigen leverancier over de gebruikte systemen. Belangrijk is dat de kennis actueel blijft als de inrichting verandert.
Dat kan, maar het zijn verschillende rollen. De preventiemedewerker is een wettelijke rol uit artikel 13 van de Arbowet en richt zich op het hele arbobeleid. De PRSES is een normrol met een smalle, technische scope: de opslagvoorzieningen. In kleinere magazijnen wordt dat vaak één persoon, in grotere organisaties is scheiding praktischer omdat de PRSES dicht op de werkvloer moet zitten.
Dan moet de rol worden waargenomen. Een inspectiecyclus die vier weken stilvalt, maakt de hele systematiek ongeloofwaardig en laat schade onopgemerkt. Wijs daarom bij de aanwijzing direct een vervanger aan, met dezelfde bevoegdheid om locaties af te zetten. Leg die vervanging schriftelijk vast.
Alleen als die persoon aantoonbaar deskundig is en voldoende onafhankelijk staat van het dagelijks gebruik. In de praktijk is dat lastig, omdat de PRSES juist dicht bij de operatie zit. De gangbare en beter verdedigbare inrichting is dat de PRSES de wekelijkse ronde doet en dat een externe deskundige de jaarlijkse inspectie uitvoert.
