Wat de Arbowet precies zegt
De meeste BHV-plannen die wij tegenkomen rekenen met het aantal medewerkers. Zoveel mensen in de ochtenddienst, zoveel in de avonddienst, en daar wordt de bezetting op gebaseerd.
Dat is een begrijpelijke rekensom, maar hij mist een groep. Artikel 15 van de Arbeidsomstandighedenwet beschrijft de taken van de bedrijfshulpverlening en noemt daarbij uitdrukkelijk het alarmeren en evacueren van alle werknemers en andere personen in het bedrijf of de inrichting.
Die laatste vier woorden doen het werk. Iedereen die zich op uw arbeidsplaats bevindt, valt onder de taakopdracht van uw BHV-organisatie, ongeacht of hij bij u in dienst is.
Daarnaast verplicht de Arbowet u om gevaar voor derden te voorkomen. Dat is een zelfstandige plicht die losstaat van uw werkgeversrol en die precies over deze groep gaat.
Wie u allemaal moet meetellen
In een magazijn is de groep niet-werknemers groter dan mensen denken. Het gaat zelden om een enkele bezoeker aan de balie.
Op een gemiddelde werkdag lopen er chauffeurs van transporteurs, monteurs van de heftruckleverancier, een keurmeester, een schoonmaakploeg, iemand van de brandbeveiliging, kandidaten voor een sollicitatiegesprek en soms een klant die zijn eigen order komt ophalen.
Daar bovenop komen uitzendkrachten en gedetacheerden. Die vallen juridisch anders, want daar bent u inlener en gelden er extra afspraken. Dat behandelen we apart in het artikel over BHV en uitzendkrachten.
Tel deze groepen een keer een week lang. De meeste distributiecentra komen uit op tien tot dertig personen per dag die niet in de personeelsadministratie staan, met pieken rond de ochtend- en middagslots.
Chauffeurs bij de laadkade
Chauffeurs vormen de lastigste groep, en tegelijk de groep die bij een ontruiming het vaakst wordt vergeten. Dat komt door hun positie: half binnen, half buiten, en meestal onder tijdsdruk.
Een chauffeur is tijdens het lossen op vier plekken tegelijk denkbaar. In de cabine, op de kade, in de wachtruimte of achter in de trailer. Alleen op de kade is hij zichtbaar voor uw mensen.
Bij een ontruimingsalarm werkt geen van de gebruikelijke aannames. Hij hoort het alarm in de cabine slecht, hij kent de vluchtwegen niet en zijn eerste reflex is bij zijn voertuig en zijn lading blijven.
Wijs daarom expliciet een BHV-er aan die het buitenterrein en de dockzone controleert. Neem in het ontruimingsplan op dat de dockplaatsen, de wachtruimte en de trailers onderdeel zijn van de ontruimingsronde en niet pas na afloop worden nagelopen.
Aanwezigheidsregistratie die werkt
Zonder registratie kunt u op de verzamelplaats nooit vaststellen dat iedereen buiten is. Dat is het enige doel van dit onderdeel, en het is de reden dat een bezoekersboek zonder afmeldkolom waardeloos is.
Het knelpunt zit vrijwel nooit bij de aanmelding. Mensen melden zich netjes, krijgen een badge en lopen naar binnen. Het uitchecken vergeten ze, en na een week staat er een lijst met vijftig namen waarvan er nul zijn afgemeld.
Los dat mechanisch op. Een badge die iemand moet inleveren om het slagboompje of de tourniquet uit te kunnen, dwingt het gedrag af. Werkt u met een sleutelkluis voor dockdeuren, koppel de badge daaraan.
Wat de lijst moet kunnen bij een alarm
De lijst moet binnen dertig seconden mee naar buiten kunnen. Dat betekent in de praktijk: een printknop met een vaste plek, of een tablet met een offline kopie bij de BHV-ploegleider.
Een systeem dat alleen op de receptie-pc draait, is bij een brand precies niet beschikbaar. Test dit een keer met de stroom eraf, dan weet u het.
Noteer per persoon minimaal naam, bedrijf, tijdstip en de contactpersoon binnen uw organisatie. Die laatste is degene die op de verzamelplaats kan bevestigen of iemand er nog is.
| Groep | Waar meestal aanwezig | Grootste risico bij ontruiming |
|---|---|---|
| Chauffeur | Cabine, kade, trailer, wachtruimte | Hoort alarm niet, blijft bij lading |
| Monteur of keurmeester | Technische ruimte, dak, stellinggang | Alleen werkend, buiten zicht |
| Schoonmaak | Buiten kantooruren, hele pand | Vaak geen BHV-er aanwezig |
| Klant of leverancier | Ontvangst, showroom, kantoor | Kent looproute en uitgang niet |
| Aannemer | Wisselende werkplek, soms afgesloten zone | Werkvergunning niet gekoppeld aan BHV |
De instructie bij ontvangst
Een veiligheidsinstructie voor bezoekers kost twee minuten en is het goedkoopste onderdeel van uw hele BHV-organisatie. Toch ontbreekt hij op de meeste locaties.
Vijf punten volstaan. Waar de nooduitgangen zijn, hoe het alarm klinkt, waar de verzamelplaats ligt, waar wel en niet gelopen mag worden, en dat er heftrucks rijden die voorrang hebben.
Geef die instructie op het moment van aanmelden, niet in een mail vooraf die niemand leest. Een geplastificeerde kaart bij de balie of een scherm bij de aanmeldzuil werkt beter dan een handtekening onder een A4 met kleine letters.
Leg vast dat de instructie is gegeven. Bij een onderzoek na een incident is dat vinkje het verschil tussen een verklaring en een aantoonbare maatregel. Voor uw eigen personeel geldt dezelfde logica, zoals beschreven bij voorlichting en onderricht.
Begeleiding en vrije toegang
De praktische vraag achter dit hele onderwerp is: mag iemand alleen het magazijn in of niet. Daar hangt de rest van uw maatregelen aan.
Voor eenmalige bezoekers is begeleiding de eenvoudigste oplossing. De begeleider is dan verantwoordelijk voor de evacuatie van zijn gast, en dat maakt de verantwoordelijkheid concreet in plaats van collectief.
Voor terugkerende partijen, zoals vaste chauffeurs of een schoonmaakploeg, is begeleiding onwerkbaar. Daar werkt een eenmalige uitgebreide instructie met een geldigheidsduur van bijvoorbeeld een jaar, gekoppeld aan een badge.
Bepaal dit per zone en niet per persoon. Een kantoorgang vraagt om iets anders dan een gang met hoogbouwstellingen waar een smalgangentruck rijdt.
Bij een distributiecentrum ging op een dinsdagochtend het ontruimingsalarm af door een brandmelder in de laadstraat. Binnen vier minuten stond het personeel compleet op de verzamelplaats en meldde de ploegleider dat iedereen aanwezig was. Twintig minuten later kwam een chauffeur uit zijn cabine, waar hij met oordoppen in had liggen slapen tijdens het wachten op zijn slot. Hij had het alarm niet gehoord en niemand had hem gemist, want hij stond nergens geregistreerd. Sindsdien krijgt elke chauffeur bij aanmelding een genummerd bordje dat hij moet inleveren voordat de slagboom opengaat.
Wat dit betekent voor uw BHV-bezetting
De Arbowet noemt geen vast aantal bedrijfshulpverleners. U bepaalt de omvang op basis van uw risico-inventarisatie en -evaluatie en de aard, grootte en ligging van uw bedrijf.
Structurele aanwezigheid van derden hoort in die onderbouwing thuis. Niet omdat er een formule voor is, maar omdat deze groep bij een ontruiming meer begeleiding vraagt dan mensen die het pand kennen.
Praktisch komt het neer op twee dingen. Een extra BHV-er per dienst als u dagelijks tien of meer externen op de vloer hebt, en een expliciete taakverdeling waarin iemand het buitenterrein doet.
Hoe u het aantal in het algemeen onderbouwt, staat in het artikel over het aantal verplichte BHV-ers. Werk in ploegen of buiten kantooruren vraagt een eigen afweging, beschreven bij BHV buiten kantooruren.
Taal en pictogrammen
Een groot deel van het internationale wegtransport dat uw kade aandoet, spreekt geen Nederlands en beperkt Engels. Een instructiekaart in twee talen lost dat niet op.
Werk daarom met beeld. Pictogrammen bij de dockdeuren, in de wachtruimte en langs de looproute, aangevuld met fysieke afbakening zoals belijning en hekwerk. Een chauffeur die niet kan lezen waar hij mag lopen, ziet wel waar de gele lijn ligt.
Voor het alarm geldt hetzelfde. Een gesproken ontruimingsboodschap in het Nederlands bereikt deze groep niet, een optisch signaal en een BHV-er die fysiek wijst wel. Meer hierover in het artikel over BHV en anderstalige medewerkers en over veiligheidssignalering.
Verzamelplaats en afmelding
De verzamelplaats is de plek waar blijkt of uw registratie werkt. Alles wat u daarvoor hebt geregeld, komt hier samen in een simpele vraag: staat iedereen buiten.
Kies een verzamelplaats die ook bereikbaar is vanaf het buitenterrein en de dockzone, zonder dat mensen langs het pand of door de aanrijroute van de brandweer moeten lopen. Dat lijkt vanzelfsprekend en klopt in de praktijk vaak niet.
Laat de contactpersoon van elke externe bevestigen dat zijn gast aanwezig is. Dat gaat sneller dan een naamafroeping en het legt de controle bij degene die weet wie er was.
Op de ontruimingsplattegrond hoort de verzamelplaats vanuit elke zone herkenbaar te zijn, inclusief vanaf de kade.
Monteurs en aannemers op locatie
Aannemers zijn een categorie apart, omdat zij vaak op plekken werken waar niemand langskomt: op het dak, in een technische ruimte, in een afgesloten zone tijdens een verbouwing.
Koppel de werkvergunning aan uw aanwezigheidsregistratie. Wie een vergunning krijgt voor werk in een besloten ruimte of op hoogte, staat daarmee automatisch op de lijst van de BHV-ploegleider met vermelding van de werkplek.
Spreek vooraf af wie bij een alarm die specifieke werkplek controleert. Bij werk op het dak of in een besloten ruimte is dat geen ronde maar een aangewezen persoon met een afgesproken route.
De bredere afspraken met derden op uw terrein staan in het artikel over onderaannemers en veiligheid.
Oefenen met bezoekers erbij
Een ontruimingsoefening op een rustig moment met alleen eigen personeel bevestigt vooral dat uw eigen mensen het weten. Dat wist u al.
Plan de oefening daarom op een moment met normale transportdrukte. U ziet dan direct de scenario's die er in het echt toe doen: de chauffeur die niet weg wil bij zijn trailer, de monteur die zijn gereedschap wil opruimen, de bezoeker die terugloopt naar de vergaderruimte voor zijn jas.
Evalueer daarna specifiek op de externen. Hoeveel waren er, hoe lang duurde het voordat ze op de verzamelplaats stonden, en klopte de lijst. Dat zijn drie meetbare uitkomsten die u het jaar erop kunt vergelijken.
Hoe vaak u moet oefenen en hoe u dat vastlegt, staat in het artikel over de frequentie van BHV-oefeningen.
Zo regelt u het in vier stappen
Begin met tellen. Houd een week bij hoeveel externen er per dag zijn, wie het zijn en waar ze zich bevinden. Zonder dat getal blijft de rest een aanname.
Regel vervolgens de afmelding mechanisch. Een genummerd bordje, een badge bij de slagboom, iets fysieks dat iemand moet inleveren. Dit is de goedkoopste maatregel met het grootste effect.
Neem daarna het buitenterrein en de dockzone op als aparte taak in het ontruimingsplan, met een aangewezen BHV-er en een vaste route langs cabines, wachtruimte en trailers.
Werk tot slot de instructie bij ontvangst uit tot vijf punten met pictogrammen, en registreer dat hij is gegeven. Zie ook de bredere opzet in ons artikel over het BHV-plan en de externe informatie van de Nederlandse Arbeidsinspectie en het Arboportaal.
Wie deze vier dingen op orde heeft, hoeft bij het volgende alarm niet te improviseren. Dat is het hele doel.
Veelgestelde vragen
Ja. Artikel 15 van de Arbeidsomstandighedenwet omschrijft de taken van bedrijfshulpverleners en noemt daarbij het alarmeren en evacueren van alle werknemers en andere personen in het bedrijf of de inrichting. Bezoekers, chauffeurs, uitzendkrachten en monteurs van derden vallen onder die andere personen. Uw BHV-plan en uw ontruimingsprocedure moeten daar dus rekening mee houden, ook als die mensen niet op uw loonlijst staan.
De wet noemt geen vast aantal BHV-ers per zoveel personen. U bepaalt de omvang van uw BHV-organisatie op basis van de risico-inventarisatie en de aard, grootte en ligging van uw bedrijf. Structurele aanwezigheid van bezoekers en chauffeurs hoort in die afweging thuis, want zij kennen het pand niet en hebben bij een ontruiming meer begeleiding nodig dan uw eigen mensen. Reken bij een gemiddeld distributiecentrum met tien tot twintig extra personen op piekmomenten.
Die persoon hoort ook naar de verzamelplaats. Een vrachtwagen op het terrein is geen veilige plek: hij staat vaak dicht bij het pand, blokkeert de aanrijroute van de brandweer en de chauffeur hoort het ontruimingsalarm binnenin nauwelijks. Neem het buitenterrein en de dockplaatsen daarom expliciet op in de ontruimingsronde, met een aangewezen BHV-er die de kade en de wachtruimte controleert.
Een aanmeldzuil of een bezoekersboek bij de receptie is voldoende, mits er ook wordt afgemeld. Het knelpunt is bijna nooit de aanmelding maar het uitchecken. Werk daarom met een badge die iemand moet inleveren om het terrein af te kunnen, of met een lijst die de BHV-ploegleider bij een alarm direct kan meenemen naar de verzamelplaats. Digitaal mag, maar het moet ook werken als de stroom uitvalt.
De Arbowet verplicht u om doeltreffende maatregelen te nemen ter voorkoming van gevaar voor derden, en een instructie is daarvan het goedkoopste onderdeel. Twee minuten volstaat: waar de nooduitgangen zijn, wat het alarm is, waar de verzamelplaats ligt, waar je wel en niet mag lopen en dat er heftrucks rijden. Leg vast dat de instructie is gegeven, bijvoorbeeld met een vinkje bij de aanmelding.
Als beheerder van de arbeidsplaats bent u verantwoordelijk voor de veiligheid van iedereen die zich daar bevindt. De Arbowet regelt dat via de zorgplicht voor derden en het civiele recht via de aansprakelijkheid van de bedrijfsmatige gebruiker. Dat een bezoeker geen werknemer is, beperkt uw verantwoordelijkheid dus niet. Een aantoonbare instructie en een gecontroleerde looproute zijn hier uw belangrijkste verweer.
Vertrouw niet op tekst. Werk met pictogrammen bij de dockdeuren en op de wachtruimte, gebruik een instructiekaart met alleen beelden en zorg dat de looproute fysiek is afgebakend met belijning of hekwerk. Een BHV-er die in een noodsituatie iemand fysiek de goede kant op wijst, is effectiever dan welke vertaling ook. Voor het bredere vraagstuk is er een apart artikel over anderstalige medewerkers en BHV.
Verplicht is dat niet, maar het is wel het meest leerzame deel van de oefening. Plan een oefening op een moment dat er normaal bezoek en transport is en oefen dus met de mensen die er toevallig zijn. U merkt dan direct waar de procedure vastloopt: een chauffeur die niet weg wil bij zijn lading, een monteur op het dak, of een bezoeker die naar de verkeerde uitgang loopt.
