De blinde vlek in het ontruimingsplan
Vrijwel elk ontruimingsplan gaat uit van een medewerker die het alarm hoort, de pictogrammen ziet, de gang inloopt en zelfstandig het gebouw verlaat. Dat is de meerderheid, en daar is het plan op geschreven.
De uitzonderingen staan er zelden in. Iemand met een visuele beperking, een medewerker die slechthorend is, een collega in een rolstoel, of de heftruckchauffeur die met krukken loopt na een knieoperatie. Zij komen in de tekst niet voor, en dus ook niet in de oefening.
Dat is niet alleen een nalatigheid op papier. Bij een echte ontruiming ontstaat dan improvisatie op het slechtst mogelijke moment, met mensen die het goed bedoelen maar niet weten wat de afspraak is.
Om wie het gaat
De groep is groter en veranderlijker dan de term mindervalide suggereert. Het gaat om iedereen die een standaard vluchtroute niet zelfstandig en niet op tijd kan gebruiken.
Structureel zijn dat medewerkers met een motorische, visuele, auditieve of cognitieve beperking. Daar komt een categorie bij die vaak wordt vergeten: mensen met een aandoening die onder druk opspeelt, zoals ernstige astma, epilepsie of een hartaandoening.
Tijdelijk is de groep nog veel breder. Een gebroken been, een operatie, een zwangerschap in de laatste fase of een migraineaanval maken iemand voor enkele weken afhankelijk van hulp. Voor zwangerschap geldt bovendien een eigen kader, zoals beschreven in ons artikel over zwangerschap in het magazijn.
Reken ten slotte niet alleen op uw eigen personeel. In een magazijn lopen chauffeurs, monteurs en uitzendkrachten rond over wie u geen enkele informatie heeft.
Wat de wet vraagt
Er is geen artikel met het woord evacuatiestoel erin, en dat leidt tot de misvatting dat dit onderwerp vrij is. De verplichting zit in drie bepalingen die elkaar aanvullen.
Artikel 4 van de Arbeidsomstandighedenwet verplicht u tot een beleid gericht op inpassing van werknemers met een structurele functionele beperking, inclusief aanpassing van de werkplek en de arbeidsorganisatie. Een vluchtroute is onderdeel van die organisatie.
Artikel 15 van dezelfde wet regelt de bedrijfshulpverlening en bepaalt dat u bij de organisatie daarvan rekening houdt met de grootte van het bedrijf en de aanwezige risico's. Zijn er mensen aanwezig die niet zelfstandig kunnen vluchten, dan is dat een risico dat uw BHV-bezetting mede bepaalt. Ons artikel over het aantal verplichte BHV'ers werkt die rekensom uit.
Het Arbeidsomstandighedenbesluit geeft in de artikelen 3.6 en 3.7 de eisen aan vluchtwegen en nooduitgangen: ze moeten in voldoende aantal aanwezig, vrij van obstakels en snel te bereiken zijn. Voor wie een rolstoel gebruikt, is snel te bereiken een andere afstand dan voor wie loopt. Meer daarover in ons artikel over vluchtwegen in het magazijn.
Begin bij de risico-inventarisatie
Het onderwerp hoort thuis in uw risico-inventarisatie en evaluatie, want dat is de plek waar u vaststelt welke scenario's u moet afdekken.
Beschrijf daar niet wie welke beperking heeft, maar welke situaties zich in uw gebouw kunnen voordoen. Bijvoorbeeld: op de eerste verdieping werkt structureel iemand die de trap niet kan gebruiken, en het magazijn heeft één nooduitgang met een drempel van twaalf centimeter.
Uit die beschrijving volgt een maatregel, en die maatregel hoort in het plan van aanpak met een datum en een eigenaar. Gaat het om een complex gebouw of om meerdere verdiepingen, dan is een nadere risico-inventarisatie op dit specifieke thema de moeite waard.
Het persoonlijk evacuatieplan
Het instrument dat internationaal gangbaar is, heet een persoonlijk evacuatieplan, in het Engels een Personal Emergency Evacuation Plan of PEEP. Het is een document van maximaal één pagina per persoon.
Daarop staan zes dingen: hoe de medewerker het alarm ontvangt, welke route hij gebruikt, welke hulp hij nodig heeft, wie die hulp geeft, waar hij wacht als de route niet begaanbaar is, en hoe de brandweer weet dat hij daar is.
Belangrijker dan de vorm is wie het opstelt. Maak het plan mét de betrokken medewerker en niet over hem. Hij weet zelf het beste wat werkt, wat hij kan en waar hij zich ongemakkelijk bij voelt, en dat laatste bepaalt of het plan in de praktijk wordt gevolgd.
Wat een plan onbruikbaar maakt
Een plan dat afhankelijk is van één persoon, valt om bij de eerste vakantie. Wijs daarom minimaal twee helpers per dienst aan, en leg vast wat er gebeurt als geen van beiden aanwezig is.
Een plan dat nooit is uitgevoerd, is een aanname. Loop de route minstens één keer daadwerkelijk af met de betrokkenen, inclusief het hulpmiddel dat u wilt gebruiken.
Een plan dat alleen in een map zit, bestaat niet op het moment dat het nodig is. Zorg dat de aangewezen helpers en de ontvangst bij de ingang weten dat het er is en waar het hangt. Koppel het aan het BHV-plan en aan de taakverdeling die u daarin heeft vastgelegd.
Privacy en vrijwilligheid
Hier zit de spanning die veel organisaties laat afwachten. U heeft informatie nodig om te kunnen helpen, maar u mag niet naar gezondheid vragen. Beide zijn waar, en er is een uitweg.
Gegevens over gezondheid zijn bijzondere persoonsgegevens en mogen door een werkgever in beginsel niet worden verwerkt, zoals de Autoriteit Persoonsgegevens uitgebreid heeft toegelicht. De diagnose is dus niet uw zaak.
Wat u wel mag vragen, is functioneel: heeft u hulp nodig bij een ontruiming, en zo ja welke. Stel die vraag aan iedereen, bij indiensttreding en periodiek daarna, en maak duidelijk dat antwoorden vrijwillig is en alleen voor dit doel wordt gebruikt.
Leg alleen vast wat nodig is om te helpen, deel het uitsluitend met de aangewezen helpers, en haal het uit het systeem zodra een tijdelijke situatie voorbij is. Zet die bewaarafspraak in uw eigen administratie, zoals beschreven in ons artikel over de bewaartermijn van veiligheidsdocumenten.
Horizontaal evacueren en de veilige wachtplaats
De reflex is verticaal denken: hoe krijgen we iemand naar buiten. In veel gebouwen is de betere vraag of dat direct nodig is.
Horizontaal evacueren betekent dat iemand zich verplaatst naar een ander brandcompartiment op dezelfde verdieping. Daar is hij voor de duur van de brandwerendheid van de scheiding beschermd, en die tijd is doorgaans genoeg voor de brandweer om hem verder te helpen. Ons artikel over brandcompartimentering legt uit hoe u die scheidingen leest.
De plek waar iemand wacht, heet een veilige wachtplaats. Dat kan een brandwerend afgescheiden trappenhuis zijn, een naastgelegen compartiment of een aangrenzend gebouwdeel. Voorwaarden: de vluchtstroom wordt niet geblokkeerd, en er is een manier om te communiceren.
Markeer die plek op de ontruimingsplattegrond. De inhoudelijke eisen aan die plattegronden staan in NEN 1414, en de opzet van het ontruimingsplan zelf volgt doorgaans NEN 8112, beide uitgegeven door NEN.
Spreek tot slot af wie de brandweer bij aankomst vertelt dat er iemand op die plek wacht. Dat is één zin in uw procedure en het is het verschil tussen wachten en gevonden worden.
De trap: hulpmiddelen en grenzen
Moet er wel worden afgedaald, dan is een evacuatiestoel in de praktijk de enige realistische optie. Het is een stoel op glijrails of rupsbanden waarmee één of twee personen iemand gecontroleerd naar beneden brengen.
De aanschaf is het makkelijke deel. De training is het deel dat wordt overgeslagen, en daar zit het risico. Een stoel bedienen op een echte trap met een echt mens erin is zwaarder en spannender dan het lijkt, en zonder oefening is het onveilig voor beide partijen.
Reken daarom op twee geoefende gebruikers per stoel en per dienst, en op minimaal jaarlijkse herhaling. Hang de stoel op de verdieping waar hij nodig is en niet in een centraal magazijn, want tijdens een ontruiming gaat niemand naar boven om hem te halen.
Tillen zonder hulpmiddel is geen alternatief. Het is fysiek zwaar, het levert een reële kans op letsel bij helper en geholpene, en het staat op gespannen voet met de eisen uit de wetgeving over fysieke belasting.
Alarmering voor wie niet hoort of ziet
Een ontruimingsalarm is akoestisch, en dat werkt niet voor iedereen. Wie slechthorend of doof is, mist de melding volledig, en in een magazijn met gehoorbescherming en machinelawaai geldt dat tijdelijk voor veel meer mensen.
Voeg daarom een tweede kanaal toe. Optische signaalgevers in werkruimtes en op het sanitair, een trilalarm of een pushbericht op een gekoppeld apparaat, en de afspraak dat een vaste collega de melding persoonlijk komt doorgeven. Combineer minimaal twee van die drie.
Voor wie slechtziend of blind is, ligt het omgekeerd: het alarm komt wel binnen, maar de route is het probleem. Hier helpen een geoefende route, tactiele markering bij beslispunten en een begeleider die is aangewezen en niet toevallig beschikbaar.
De technische eisen aan het ontruimingsalarm zelf staan in ons artikel over het ontruimingsalarm volgens NEN 2575. Over de bredere alarmeringsketen gaat ons artikel over BHV-alarmering.
Buddysysteem en BHV-bezetting
Het buddysysteem is de eenvoudigste en de meest effectieve maatregel: aan elke medewerker met een evacuatieplan zijn vaste collega's gekoppeld die hem bij een alarm opzoeken.
Twee voorwaarden maken het verschil. De buddy werkt fysiek in de buurt, want een buddy twee hallen verderop is een administratieve oplossing. En er zijn er minimaal twee per dienst, zodat vakantie en ziekte het systeem niet leeg maken.
Neem de rol expliciet op in de taakverdeling van uw BHV-organisatie, naast blussen, alarmeren en begeleiden. Ons artikel over BHV-taken zet die verdeling volledig op een rij.
Houd er rekening mee dat dit uw benodigde bezetting verhoogt, vooral in avond- en nachtdiensten waarin de bezetting toch al dun is. Ons artikel over BHV buiten kantooruren gaat op dat knelpunt in.
Een groothandel had een evacuatiestoel aangeschaft nadat een medewerker in een rolstoel op de eerste verdieping was gaan werken. Bij de jaarlijkse oefening bleek de stoel achter een stapel dozen te staan in een berging waarvan twee van de drie BHV'ers de code niet kenden. De oplossing kostte niets: de stoel verhuisde naar een open wandbeugel bij het trappenhuis, en de oefening werd aangepast zodat elke BHV'er er één keer per jaar mee een halve trap afdaalt. De tweede oefening verliep in een derde van de tijd.
Bezoekers, uitzendkrachten en derden
Voor eigen medewerkers kunt u een persoonlijk plan maken. Voor de chauffeur die vandaag voor het eerst komt lossen, kunt u dat niet, en toch bent u voor hem verantwoordelijk zolang hij op uw terrein is.
De oplossing is een generieke voorziening naast de persoonlijke plannen. Dat betekent minstens één vluchtroute die zonder traptreden en zonder drempels naar buiten of naar een ander compartiment leidt, en een veilige wachtplaats die zonder voorkennis te vinden is.
Vraag bij aanmelding standaard of iemand hulp nodig heeft bij een ontruiming, op dezelfde manier als u dat aan personeel vraagt. Eén vraag bij de receptie of in het aanmeldsysteem is voldoende, en die vraag stelt u aan iedereen.
Voor uitzendkrachten geldt dat de inlener verantwoordelijk is voor de veiligheid op de werkplek. Neem dit onderwerp daarom mee in de introductie en niet in een handboek dat pas later wordt gelezen. Zie ook onze artikelen over uitzendkrachten en BHV en over bezoekers en chauffeurs op uw locatie.
Oefenen en actueel houden
Een persoonlijk evacuatieplan dat nooit is uitgevoerd, is een aanname met een handtekening eronder. Oefen het minstens één keer per jaar, en niet alleen als tafeloefening.
Neem het scenario mee in de reguliere ontruimingsoefening, maar wees voorzichtig met de vorm. Iemand voor het eerst in een evacuatiestoel zetten tijdens een oefening waar honderd mensen naar kijken, is geen goede introductie. Doe die eerste keer apart en rustig.
Leg na elke oefening vast wat er niet werkte en wat u daaraan verandert. De frequentie en opzet van die oefeningen staan in ons artikel over de frequentie van BHV-oefeningen.
Werk de plannen bij zodra iemand van werkplek verandert, met ontslag gaat of een tijdelijke beperking krijgt of kwijtraakt. Zet dat als vast punt op de agenda van uw periodieke veiligheidsoverleg, want anders gebeurt het niet.
Ga er tot slot van uit dat dit onderwerp aan de orde komt bij een inspectie. De Nederlandse Arbeidsinspectie vraagt bij een controle van de BHV-organisatie standaard naar het ontruimingsplan en naar het bewijs dat u heeft geoefend, zoals beschreven in ons artikel over een controle door de Arbeidsinspectie. Achtergrondinformatie over de BHV-verplichtingen publiceert het Arboportaal van het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid.
Veelgestelde vragen
De term staat niet in de wet, maar de uitkomst wel. Artikel 4 van de Arbowet verplicht u tot een beleid gericht op inpassing van werknemers met een structurele functionele beperking, en artikel 15 tot een BHV-organisatie die is afgestemd op de aanwezige personen. Kunt u niet aantonen hoe een medewerker die niet zelfstandig kan vluchten uw gebouw verlaat, dan voldoet u daar in de praktijk niet aan.
U mag niet naar gezondheid of diagnose vragen, want dat zijn bijzondere persoonsgegevens. Wat u wel mag en zelfs hoort te doen, is aan iedereen dezelfde vraag stellen: heeft u hulp nodig bij een ontruiming? Het antwoord is functioneel en niet medisch, en deelname is vrijwillig. Herhaal die uitvraag periodiek, want beperkingen zijn vaak tijdelijk.
Een veilige wachtplaats is een tijdelijk beschermde ruimte waar iemand kan wachten tot de brandweer of de BHV hem verder helpt, bijvoorbeeld een brandwerend afgescheiden trappenhuis of een ander brandcompartiment. Een overloop in een trappenhuis kan geschikt zijn, mits er ruimte is die de vluchtstroom niet blokkeert en er communicatie mogelijk is. Leg de gekozen plek vast in uw ontruimingsplan en op de plattegrond.
Dat hangt af van uw gebouw en uw mensen. Is er niemand die een trap moet afdalen en kan iedereen horizontaal naar een ander compartiment, dan voegt een stoel niets toe. Moet er wel worden afgedaald, dan is een evacuatiestoel meestal de enige realistische optie. Reken dan ook op twee geoefende gebruikers per stoel en op minimaal jaarlijkse training, anders koopt u een object en geen oplossing.
De wet noemt geen aantal. Artikel 15 vraagt een bezetting die past bij de risico's en de aanwezige personen, en dat rekent u zelf uit. De praktische vuistregel is dat u per medewerker met een persoonlijk evacuatieplan twee aangewezen helpers per dienst nodig heeft, zodat vakantie, ziekte en ploegwissel het plan niet onderuit halen.
Met een tweede kanaal. In de praktijk zijn dat optische signaalgevers in de ruimtes waar de persoon werkt en op het sanitair, een trilalarm of een pushbericht op een gekoppeld apparaat, en een afspraak dat een vaste collega de melding persoonlijk komt doorgeven. Gebruik minimaal twee van deze drie, want een apparaat kan uit staan.
Ja, en dat is de meest voorkomende situatie. Een medewerker met krukken, een zwangere collega in het laatste trimester of iemand die herstelt van een operatie kan een gangbare vluchtroute niet gebruiken. Werk daarom met een licht proces dat binnen een dag een tijdelijk plan oplevert, in plaats van een zware procedure die pas na weken is doorlopen.
Bij een inspectie of na een incident wordt gevraagd naar uw RI&E, uw ontruimingsplan en het bewijs dat u heeft geoefend. Staat er in het plan niets over medewerkers die niet zelfstandig kunnen vluchten, terwijl die er wel zijn, dan is dat een concrete tekortkoming in de BHV-organisatie. Het ontbreken van een geoefend scenario weegt daarbij zwaarder dan het ontbreken van een hulpmiddel.
