Wat zijn complianceverplichtingen
Complianceverplichtingen voor een magazijn zijn de wettelijk verplichte keuringen, inspecties en documenten waarmee een werkgever aantoont dat de werkomgeving veilig is. Ze komen voort uit de Arbowet, het Arbobesluit en een reeks normen die per object invullen hoe vaak en door wie er gekeurd moet worden. De rode draad is aantoonbaarheid: het is niet genoeg dat iets veilig is, je moet het op elk moment kunnen bewijzen.
In de praktijk worden deze verplichtingen in een MKB-magazijn geregeld door vier tot zes losse keurders, bijgehouden in een Excel-bestand dat achterloopt en opgeborgen in ordners die niemand vindt als de inspectie er staat. Het gevolg is dat keuringen ongemerkt verlopen en dat niemand op elk moment een betrouwbaar totaalbeeld heeft. Deze gids zet alle verplichtingen op een rij, zodat je weet wat er speelt en hoe het samenhangt.
De negen kernverplichtingen
Vrijwel elk magazijn heeft dezelfde negen kernverplichtingen. Ze vallen uiteen in drie groepen: het fundament, de keuringen van arbeidsmiddelen en de voorzieningen voor brand, nood en eerste hulp.
Het fundament is de RI&E met het bijbehorende plan van aanpak en de BHV-organisatie die daaruit volgt. De keuringen van arbeidsmiddelen betreffen magazijnstellingen, heftrucks en elektrische arbeidsmiddelen. De voorzieningen voor brand, nood en eerste hulp zijn brandblussers en haspels, noodverlichting, AED-toestellen en EHBO-middelen. Samen vormen ze het complete plaatje dat een inspecteur verwacht. Een verdiepende blik per verplichting staat in de 9 verplichtingen voor je magazijn.
De RI&E als fundament
De risico-inventarisatie en -evaluatie is de basis onder alle andere verplichtingen. De Arbowet verplicht elke werkgever met personeel om de arbeidsrisico's in kaart te brengen en een plan van aanpak op te stellen waarin staat hoe die risico's worden beheerst. Voor een magazijn betekent dat onder meer aandacht voor aanrijdgevaar, vallende lasten, fysieke belasting en brandveiligheid.
Alle concrete keuringen volgen logisch uit de RI&E. De inventarisatie laat zien welke arbeidsmiddelen er zijn, welke risico's ze meebrengen en welke maatregelen nodig zijn. Een magazijn zonder actuele RI&E mist daarmee het uitgangspunt voor alle andere verplichtingen. Begin daarom altijd hier; lees verder in RI&E voor je magazijn.
Uit de RI&E volgt ook de BHV-organisatie. De werkgever moet voldoende bedrijfshulpverleners aanstellen en opleiden om bij een incident eerste hulp te verlenen, te ontruimen en een beginnende brand te bestrijden. Het aantal en de inrichting hangen af van de risico's en de bezetting; zie wanneer BHV verplicht is.
Keuringen van arbeidsmiddelen
Drie keuringen draaien om de arbeidsmiddelen waarmee in het magazijn dagelijks wordt gewerkt. Ze vallen onder de keuringsplicht voor arbeidsmiddelen uit het Arbobesluit.
Stellingen, heftrucks en elektra
Magazijnstellingen worden jaarlijks gekeurd volgens NEN-EN 15635, met daarnaast een visuele controle door een eigen geschoolde medewerker. De keuring richt zich op schade aan staanders en liggers, overbelasting en ontbrekende borgpennen. De details staan in stellingkeuring volgens NEN-EN 15635.
Heftrucks en andere gemotoriseerde interne transportmiddelen worden jaarlijks gekeurd, gekoppeld aan de BMWT-systematiek en het Arbobesluit. De keuring controleert remmen, hefmast, vorken en veiligheidsvoorzieningen. Meer hierover in heftruckkeuring. Elektrische arbeidsmiddelen, van handgereedschap tot laadstations, worden jaarlijks gekeurd volgens NEN 3140; zie NEN 3140 voor arbeidsmiddelen.
Ook klimmateriaal hoort hierbij. Ladders, trappen en rolsteigers worden periodiek gekeurd onder Arbobesluit artikel 7.4a; zie keuring van ladders en trappen. Elk gekeurd object krijgt een sticker en een rapport, zodat de keuring aantoonbaar is.
Brand, nood en eerste hulp
De vierde groep verplichtingen draait om wat er moet werken als het misgaat. Deze voorzieningen worden bij een controle vaak als eerste fysiek nagelopen.
Brandblussers en brandslanghaspels worden jaarlijks onderhouden, blussers volgens NEN 2559 en haspels volgens NEN-EN 671-3, met een uitgebreide revisie op meerjaarsmomenten. Het onderhoud is alleen geldig als het door een REOB-erkend bedrijf is uitgevoerd; lees meer in brandblusser keuring. Noodverlichting wordt maandelijks visueel gecontroleerd en periodiek uitgebreid getest volgens NEN-EN 1838 en NEN-EN 50172.
AED-toestellen vragen onderhoud aan elektroden en batterij met een jaarlijkse functietest, en EHBO-middelen worden jaarlijks gecontroleerd op volledigheid en houdbaarheid. De samenhang tussen deze noodvoorzieningen staat in AED, noodverlichting en EHBO. Samen zorgen ze dat een incident beheersbaar blijft en dat de ontruiming veilig verloopt.
Sectorafhankelijke verplichtingen
Bovenop de negen kernverplichtingen komen verplichtingen die afhangen van wat er in het magazijn gebeurt. Wie gevaarlijke stoffen opslaat of werkt met accu's krijgt met aanvullende regels te maken.
Voor de opslag van gevaarlijke stoffen geldt PGS 15, met eisen aan brandwerendheid, opvang en zonering. Voor stationaire lithiumbatterij-opslag boven 20 kWh wordt PGS 37-1 vanaf 2027 verplicht, met een installatiedossier en periodieke inspectie. Magazijnen met laad- en losdocks hebben daarnaast vaak overheaddeuren die periodiek gekeurd moeten worden, en bedrijven met machines krijgen te maken met de eisen rond machineveiligheid en CE-markering.
Deze sectorlaag verschilt per bedrijf. Het is daarom verstandig om in de RI&E expliciet te benoemen welke aanvullende verplichtingen van toepassing zijn, zodat ze niet buiten beeld blijven. Een breder overzicht van het wettelijke kader staat in wet- en regelgeving voor magazijnen.
Normen en frequenties op een rij
De volgende tabel vat de negen kernverplichtingen samen met de bijbehorende norm en frequentie. Het is een uitgangspunt; de exacte frequentie per object hangt af van gebruik en risico.
| Verplichting | Norm | Frequentie |
|---|---|---|
| RI&E en plan van aanpak | Arbowet artikel 5 | Actueel houden, periodiek herzien |
| BHV-organisatie | Arbowet artikel 15 | Jaarlijkse oefening en opleiding |
| Magazijnstellingen | NEN-EN 15635 | Jaarlijks plus visuele controle |
| Heftrucks | Arbobesluit 7.4a + BMWT | Jaarlijks |
| Elektrische arbeidsmiddelen | NEN 3140 | Jaarlijks |
| Brandblussers en haspels | NEN 2559 + NEN-EN 671-3 | Jaarlijks plus revisie |
| Noodverlichting | NEN-EN 1838 + 50172 | Maandelijks plus periodieke test |
| AED-toestellen | Fabrikant + Arbobesluit | Jaarlijks plus batterij/elektroden |
| EHBO-middelen | Arbobesluit 3.20 | Jaarlijks |
Inspectie en boeterisico
Bij een controle hanteert de Nederlandse Arbeidsinspectie een vaste werkwijze. De inspecteur vraagt eerst de RI&E met het plan van aanpak, loopt vervolgens de fysieke voorzieningen na en controleert of de keuringen aantoonbaar actueel zijn. Een verlopen keuring of een ontbrekend dossier is een directe constatering, ook als het object er goed uitziet.
De boetes worden opgelegd volgens de Beleidsregel boeteoplegging arbeidsomstandighedenwetgeving en hangen af van de overtreding en de bedrijfsgrootte. Per overtreding loopt het bedrag op van enkele honderden euro tot meer dan 13.500 euro. Bij meerdere overtredingen tegelijk of bij een ongeval vallen de bedragen aanzienlijk hoger uit, naast mogelijke werkgeversaansprakelijkheid. Meer over het verloop van een controle staat in de Arbeidsinspectie-controle in een magazijn.
De normen zelf zijn opvraagbaar via NEN. Voor de meeste verplichtingen is niet de norm zelf, maar de aantoonbaarheid van de keuring het knelpunt bij een controle.
Grip houden op alle verplichtingen
Met negen verplichtingen, tientallen objecten en verschillende frequenties is het bijhouden de echte uitdaging. De grootste oorzaak van problemen is niet onwil, maar versnippering: losse keurders, losse facturen, losse certificaten en een Excel-bestand dat niemand actueel houdt.
De oplossing is een centrale objectlijst met een kalender per object en automatische signalering ruim voor elke vervaldatum. Elk arbeidsmiddel krijgt een uniek object-ID, een statuspagina en een gekoppeld certificaat, zodat sticker en dossier altijd samen vindbaar zijn. Zo is op elk moment zichtbaar wat groen staat, wat oranje nadert en wat rood is. Dat maakt een inspectie een kwestie van het dossier tonen in plaats van een dag voorbereiden. Een breder beeld van die aanpak staat in compliance voor je magazijn.
Veelgemaakte fouten
In de praktijk komen een paar valkuilen steeds terug. Het herkennen ervan voorkomt direct een aanwijzing bij een controle.
Geen actuele RI&E als basis
Veel magazijnen regelen de losse keuringen wel, maar laten de RI&E verouderen. Daardoor ontbreekt het uitgangspunt en blijven sectorafhankelijke verplichtingen buiten beeld. Actualiseer de RI&E bij elke wijziging in de inrichting of de activiteiten.
Objecten die niet in de inventarisatie staan
Een ladder achter de stelling, een tweedehands heftruck of een nieuw laadstation dat niet op de lijst staat, wordt nooit gekeurd. De fix is een volledige objectlijst die bij elke aanschaf wordt bijgewerkt, niet een losse afspraak per keuringsbezoek.
Verplichtingen los van elkaar beheren
Wie negen verplichtingen via vijf of zes partijen beheert, mist het totaaloverzicht en loopt deadlines mis. Door alle verplichtingen op een centrale plek samen te brengen, wordt zichtbaar hoe ze samenhangen en blijft het dossier op elk moment inspectie-proof.
Veelgestelde vragen
Een magazijn kent negen kernverplichtingen: keuring van brandblussers en haspels, keuring van magazijnstellingen, keuring van heftrucks, keuring van elektrische arbeidsmiddelen volgens NEN 3140, een actuele RI&E, een BHV-organisatie, keuring van noodverlichting, onderhoud van AED-toestellen en controle van EHBO-middelen. Afhankelijk van de sector komen daar verplichtingen bij, zoals PGS 15 voor gevaarlijke stoffen en PGS 37-1 voor lithiumbatterij-opslag.
De RI&E, de risico-inventarisatie en -evaluatie, is het fundament. De Arbowet verplicht elke werkgever met personeel om de risico's in kaart te brengen en een plan van aanpak op te stellen. Alle concrete keuringen en maatregelen volgen logisch uit die inventarisatie. Een magazijn zonder actuele RI&E mist daardoor het uitgangspunt voor alle andere verplichtingen.
De meeste keuringen zijn jaarlijks: brandblussers, stellingen, heftrucks, elektrische arbeidsmiddelen, AED en EHBO. Noodverlichting wordt maandelijks visueel gecontroleerd en periodiek uitgebreid getest. De RI&E wordt geactualiseerd bij wijzigingen en periodiek herzien. Per object kan de frequentie afwijken op basis van gebruik en risico, dus een kalender per object is noodzakelijk.
De inspecteur vraagt eerst de RI&E met het plan van aanpak op. Vervolgens controleert hij of de keuringen van stellingen, heftrucks, elektra, brandblussers en noodverlichting aantoonbaar actueel zijn, of de BHV-organisatie op orde is en of de AED en EHBO-middelen gecontroleerd zijn. Een verlopen keuring of een ontbrekend dossier is een directe constatering die tot een aanwijzing of boete kan leiden.
Boetes worden opgelegd volgens de Beleidsregel boeteoplegging arbeidsomstandighedenwetgeving en hangen af van de overtreding en de bedrijfsgrootte. Per overtreding loopt het bedrag op van enkele honderden euro tot meer dan 13.500 euro. Bij meerdere overtredingen tegelijk of bij een ongeval kunnen de bedragen aanzienlijk hoger uitvallen, naast mogelijke werkgeversaansprakelijkheid.
Dat kan, maar het is de meest voorkomende oorzaak van gemiste deadlines. Met negen verplichtingen, tientallen objecten en verschillende frequenties loopt een Excel-bestand snel achter en is bij een inspectie lastig snel een compleet dossier te tonen. Een centraal systeem met objectbeheer en automatische signalering voorkomt dat keuringen ongemerkt verlopen.
Ja. De meeste verplichtingen gelden vanaf de eerste medewerker. Een RI&E is verplicht voor elke werkgever met personeel, en keuringen van arbeidsmiddelen gelden ongeacht de bedrijfsgrootte. Wel mag een klein bedrijf onder voorwaarden een erkend RI&E-instrument gebruiken zonder verplichte toets. De kern blijft: ook een klein magazijn moet aantoonbaar compliant zijn.
