RI&E zelf opstellen of uitbesteden? Beslismodel voor magazijnen in 2026

Wat zegt de wet over zelf opstellen van een RI&E?

Voor wie de basisdefinitie nog op een rij wil hebben: wat een RI&E precies is en uit welke onderdelen hij bestaat. De Arbowet schrijft niet voor wie de RI&E moet opstellen, maar wel wie hem moet toetsen. Dat onderscheid is cruciaal voor uw keuze tussen zelf doen en uitbesteden. Volgens Arbowet artikel 14 is toetsing door een gecertificeerd kerndeskundige verplicht voor elke werkgever met meer dan 25 medewerkers, of voor werkgevers die geen erkend branche-instrument gebruiken.

De praktische consequentie: zelf opstellen is wettelijk volledig toegestaan, maar bij meer dan 25 FTE moet u sowieso een externe expert inschakelen voor de toets. Dan is het meestal logischer en goedkoper om die expert direct ook te laten opstellen. Onder 25 FTE met een erkend instrument heeft u wel échte keuzevrijheid en kunt u kiezen op basis van tijd, expertise en strategische waarde.

Drie voorwaarden voordat u kunt overwegen zelf op te stellen

Niet voor elk bedrijf is zelf opstellen reëel. Drie voorwaarden moeten gelijktijdig gelden voordat u serieus kunt overwegen het intern te doen:

1. Bedrijfsgrootte 25 FTE of minder. Inclusief uitzendkrachten en oproepkrachten. Een magazijn met 18 vaste plus 12 uitzendkrachten zit op 30 FTE en valt boven de drempel.
2. Beschikbaar erkend branche-instrument. Voor transport en logistiek: TLN-RI&E. Voor agrarisch en food: Stigas. Voor overige sectoren: het algemene MKB-RI&E van Steunpunt RI&E. Volledige lijst op rie.nl.
3. Interne expertise of preventiemedewerker met arbo-affiniteit. Iemand die werkt met risico-denken, structurele documentatie en het vermogen om kritisch naar processen te kijken. Een logistiek manager die alles uit zijn hoofd weet maar nooit iets opschrijft is geen geschikte uitvoerder.

Ontbreekt één van deze drie, dan is uitbesteden of een hybride aanpak vrijwel altijd de betere route. De meest voorkomende fout bij MKB-werkgevers is om de derde voorwaarde te overschatten, interne kennis zonder schrijfdiscipline leidt tot een document dat formeel niets dekt.

Stappenplan: zelf een RI&E opstellen voor je magazijn

Als de drie voorwaarden zijn vervuld, doorloopt u zelf-opstellen in zes stappen. Elke stap heeft een richttijd voor een MKB-magazijn van 10–25 FTE.

1. Voorbereiding (1–2 uur). Download het erkende branche-instrument en lees de bijhorende handleiding. Verzamel bestaande documenten: organogram, processchema's, ongevallenregister, keurplannen voor arbeidsmiddelen, BHV-plan en eventueel een eerdere RI&E.
2. Inventarisatie op locatie (4–6 uur). Loop het magazijn door met een gestructureerde checklist. Documenteer fysiek wat u ziet: stellingen, heftrucks, laadkades, opslagzones, kantoren, sanitair. Maak foto's. Spreek minimaal drie medewerkers van verschillende functies om risico-perceptie op te halen.
3. Risico-evaluatie (4–6 uur). Vul per gevonden risico de evaluatie in. Het erkende instrument biedt hiervoor doorgaans een matrix met kans en ernst. Voer geen risico op zonder expliciete weging, een beschreven maar niet geëvalueerd risico voldoet niet aan de wet.
4. Plan van aanpak (4–6 uur). Per risico boven de drempel: welke maatregel, wie is verantwoordelijk, wat is de termijn, wat is het budget. Volg de arbeidshygiënische strategie: eerst bron, dan techniek, dan organisatie, dan PBM.
5. OR- of PVT-overleg (2–4 uur). Voor bedrijven boven 10 medewerkers verplicht. Bespreek het concept met de Personeelsvertegenwoordiging of Ondernemingsraad, verwerk hun input en haal schriftelijk akkoord op.
6. Eindredactie en archivering (1–2 uur). Definitief vaststellen, ondertekenen door werkgever, datering, archivering op een vindbare plek. Communicatie naar alle medewerkers (verplicht recht op inzage volgens Arbowet artikel 5 lid 6).

Hoeveel tijd kost zelf opstellen écht?

De totale tijdsinvestering komt op 16–24 uur eigen tijd voor een MKB-magazijn van 10–25 FTE. Omgerekend naar intern uurtarief (€45–65 voor een preventiemedewerker of operationeel manager) gaat het feitelijk om €720–1.560 aan tijd. Dat is geen externe factuur, maar wel reëel verloren productiviteit.

Voor bedrijven die een ervaren preventiemedewerker hebben en al een redelijk arbo-bewustzijn, kan de totaaltijd onder 16 uur uitkomen. Voor bedrijven die voor het eerst een RI&E maken zonder eerdere ervaring, kan het oplopen tot 30 uur of meer. De praktijkmediaan ligt rond 20 uur intern werk.

Vijf valkuilen bij zelf opstellen die u moet vermijden

Wie zelf een RI&E opstelt, loopt tegen vijf typische valkuilen aan die de bruikbaarheid en de juridische dekking in gevaar brengen. Voorkom deze bewust voordat u definitief vaststelt.

Valkuil 1: oppervlakkige risico-evaluatie

De meest voorkomende fout: risico's wel beschrijven maar niet kwantitatief evalueren. "Heftruckverkeer is een risico" volstaat niet. Het instrument vraagt om een weging van kans en ernst, anders is prioritering onmogelijk en faalt het document op methodiek bij eventuele toetsing.

Valkuil 2: plan van aanpak zonder verantwoordelijken

Maatregelen formuleren zonder concrete verantwoordelijken, termijnen en budgetindicatie. Een plan van aanpak met 30 maatregelen waarvan niemand eigenaar is, voldoet niet aan Arbowet artikel 5. Bij inspectie wordt dit vrijwel altijd als incompleet beoordeeld.

Valkuil 3: ontbrekende OR- of PVT-betrokkenheid

Voor werkgevers met meer dan 10 medewerkers is overleg met de Personeelsvertegenwoordiging of Ondernemingsraad verplicht. Een RI&E zonder schriftelijk akkoord van de PVT/OR is formeel niet rechtsgeldig vastgesteld. Veel zelf-opgestelde RI&E's slaan deze stap onbedoeld over.

Valkuil 4: geen koppeling met andere documenten

De RI&E moet logisch aansluiten bij het BHV-plan, het preventieve medisch onderzoek (PMO) en de keurplannen voor arbeidsmiddelen. Een geïsoleerde RI&E die geen kruisverwijzingen heeft naar deze documenten, faalt op samenhang en is moeilijker te onderhouden.

Valkuil 5: geen verspreiding naar medewerkers

Werknemers hebben volgens Arbowet artikel 5 lid 6 recht op inzage in de RI&E. Dat betekent in de praktijk: actieve communicatie via personeelshandboek, intranet of toolbox-overleg. Een RI&E die in een afgesloten map blijft staan, mist de praktische werking en daarmee een deel van de bedoeling.

Wanneer is uitbesteden de betere keuze?

Uitbesteden is de juiste keuze in vier specifieke situaties, los van de wettelijke verplichting boven 25 FTE.

1. Eerste keer dat u een RI&E maakt. Zonder eerdere ervaring is de leercurve fors en het risico op een afgekeurde toets reëel. Een externe partij die honderden RI&E's heeft opgesteld, doet dit in een fractie van de tijd.
2. Complexe productstromen of risico-profielen. Werken met gevaarlijke stoffen, food-hygiëne, cold chain, ADR-goederen of werkzaamheden op hoogte vraagt specifieke domeinkennis die intern zelden volledig aanwezig is.
3. Strategische compliance-positie. Bedrijven die ISO 45001-certificering willen, met retailer-audits werken of een sterke veiligheidscultuur willen uitstralen, hebben baat bij een professioneel opgesteld document met externe handtekening.
4. Beperkte interne tijd. Een logistiek manager die 60 uur per week werkt en geen ruimte heeft voor 20 uur arbo-werk, doet beter te kiezen voor uitbesteden, de tijd is duurder dan de externe factuur.

Voor MKB-magazijnen die in alle vier situaties terechtkomen, ligt uitbesteden vrijwel altijd voor de hand. Voor bedrijven die in geen van vier situaties zitten en voldoen aan de drie zelf-opstel-voorwaarden, is zelf opstellen reëel.

De hybride aanpak: het beste van beide werelden

Voor veel MKB-magazijnen is een hybride aanpak de slimste route. U doet het voorwerk zelf, de inventarisatie en het concept plan van aanpak, en laat een gecertificeerd kerndeskundige het document toetsen, eindredigeren en formaliseren. De kosten liggen op €600–1.200 in plaats van €1.500–3.500 voor volledig uitbesteden, maar u krijgt wel de externe handtekening en de inhoudelijke validatie.

Een hybride aanpak werkt het beste als u: (1) een ervaren preventiemedewerker of operationeel manager heeft die de inventarisatie kan doen, (2) bereid bent 8–12 uur intern werk te investeren, (3) een kerndeskundige inschakelt die hybride aanpak ondersteunt (niet elke arbo-dienst doet dit). Voor MKB-magazijnen met enige interne arbo-kennis is dit doorgaans de optimale balans tussen kosten, kwaliteit en doorlooptijd.

Een gebundelde compliance-aanpak per locatie gaat een stap verder: u doet structureel niet alleen de RI&E maar ook de andere acht wettelijke verplichtingen samen met één partij. Dat verlaagt de coördinatielast, voorkomt dat documenten uit elkaar lopen en zorgt voor één aanspreekpunt bij inspectie of audit. Zie ook het pillar-artikel RI&E voor je magazijn voor de bredere context.

Beslismodel: zelf opstellen, uitbesteden of hybride?

Op basis van bedrijfsgrootte, beschikbaarheid van een erkend instrument en interne expertise:

Totale kosten over vier jaar vergeleken

De keuze tussen zelf doen en uitbesteden ziet er anders uit als u over vier jaar kijkt, de geldigheidstermijn van de toets. Een MKB-magazijn van 20 FTE heeft daarbij drie reële opties:

Voor bedrijven die alleen kijken naar de RI&E is zelf doen op cash-basis goedkoper, maar in totale tijd niet altijd. Voor bedrijven die de RI&E zien als één van negen wettelijke verplichtingen, is een gebundelde aanpak op vier jaar vaak goedkoper dan losse facturen voor RI&E plus losse keuringsbeurten voor heftrucks, brandblussers, NEN 3140 en stellingen.

Conclusie: kies bewust, niet uit gewoonte

Zelf opstellen of uitbesteden is geen ideologische maar een pragmatische keuze. Onder 25 FTE met een erkend branche-instrument en een ervaren preventiemedewerker is zelf opstellen reëel en goedkoop. Boven 25 FTE of bij complexe risico's wordt uitbesteden vrijwel altijd de logische keuze, omdat toetsing dan toch verplicht is. Voor de tussenliggende meerderheid van magazijnen is een hybride aanpak, zelf inventariseren, extern laten toetsen, meestal de beste balans. Voor de bredere context, zie het pillar-artikel RI&E voor je magazijn, de uitleg van RI&E laten toetsen en de details over RI&E laten opstellen. Wie de keuze één keer goed maakt, voorkomt dat hij over vier jaar dezelfde discussie opnieuw moet voeren.