Wat is een RI&E-rapportage?
De RI&E-rapportage is het schriftelijke eindproduct van de risico-inventarisatie en -evaluatie. Het is het document dat de Arbeidsinspectie opvraagt bij een controle, dat werknemers moeten kunnen inzien en dat verzekeraars opvragen na een schadeclaim. Zonder een complete en actuele rapportage voldoet u niet aan Arbowet artikel 5, ongeacht hoe goed het achterliggende veiligheidsbeleid feitelijk is.
In de praktijk zien wij in magazijnen drie soorten rapportages: het generieke arbo-document van een externe arbo-dienst (40-60 pagina's, gestandaardiseerd), de uitvoer uit een erkend branche-instrument zoals TLN of Stigas (rapport plus actielijst, 25-40 pagina's) en de gebundelde compliance-rapportage waarin de RI&E samen met de overige verplichtingen wordt vastgelegd in één digitaal portaal. Welke vorm u kiest, is vrij; de inhoudelijke eisen zijn gelijk.
Zes verplichte onderdelen van de rapportage
De Arbowet en het Arbobesluit beschrijven samen zes onderdelen die in elke RI&E-rapportage moeten staan. Een rapportage waarin een van deze onderdelen ontbreekt, wordt door de Inspectie SZW als onvolledig beoordeeld, met de bijbehorende boetecategorie. De zes onderdelen op een rij:
- Bedrijfsbeschrijving en werkomgeving. Vestiging, aantal medewerkers, ploegendiensten, kernprocessen, plattegrond met zoneverdeling.
- Risico-inventarisatie. Een systematische opsomming van alle aanwezige veiligheids-, gezondheids- en welzijnsrisico's per zone en per arbeidsmiddel.
- Risico-evaluatie. Een beoordeling van elk geïnventariseerd risico op kans, blootstelling en effect, vrijwel altijd via Fine & Kinney of een vergelijkbare methode.
- Plan van aanpak. De maatregelen die de werkgever neemt om de geëvalueerde risico's te beheersen, met termijnen, verantwoordelijken en kosten.
- Beoordeling van het arbobeleid. Een korte evaluatie van het bestaande arbobeleid: preventiemedewerker, BHV, instructies, registraties.
- Toetsingsverklaring kerndeskundige. Boven 25 FTE een ondertekende verklaring van een gecertificeerd kerndeskundige dat de RI&E volledig en betrouwbaar is. Onder 25 FTE alleen verplicht als geen erkend branche-instrument is gebruikt.
Opbouw van een complete RI&E-rapportage
De wet schrijft de inhoud voor maar laat de vorm vrij. In de praktijk volgen de meeste rapportages dezelfde opbouw, omdat dit de logische volgorde is voor zowel de uitvoerder als de inspecteur. Een typische magazijn-rapportage bestaat uit acht hoofdstukken die de zes verplichte onderdelen overlappen.
Inleidende hoofdstukken
De eerste vijf tot tien pagina's geven context: een management-samenvatting, het doel en de scope van de RI&E, een korte bedrijfsbeschrijving, de gehanteerde methode (vrijwel altijd Fine & Kinney of ISO 45001-aansluiting) en de gebruikte bronnen (interviews, observaties, documenten, registraties).
De inleiding is niet alleen formaliteit. De inspecteur leest hier of de uitvoerder de werkelijke werksituatie heeft begrepen, of er een verifieerbare methode is gebruikt en of er recente bedrijfsdata in is verwerkt. Een inleiding waarin de bedrijfsbeschrijving generiek is of de methode niet wordt benoemd, is een direct signaal van een gekopieerd document.
Inventarisatie en evaluatie
Het kerndeel van de rapportage telt typisch 15-30 pagina's en bestaat uit een tabel of overzicht waarin elk risico wordt benoemd, gescoord en geprioriteerd. Voor een magazijn worden risico's vrijwel altijd gegroepeerd per zone (laadkade, opslagzone, pickzone, technische ruimte, kantoor) en per arbeidsmiddel-categorie (heftrucks, stellingen, elektra, brandbeveiliging).
Plan van aanpak
Het plan van aanpak is het langste hoofdstuk en wordt jaarlijks bijgewerkt. Per geïnventariseerd risico met prioriteit hoog of midden volgt een concrete maatregel met verantwoordelijke, termijn en geschatte kosten. Een goed plan van aanpak telt voor een MKB-magazijn 25-60 maatregelen, gespreid over de eerste vier jaar.
Magazijn-specifieke aanvullingen die in elke rapportage horen
De Arbowet noemt geen sector-specifieke eisen, maar voor een magazijn zijn er vier elementen die in een rapportage standaard worden verwacht door zowel de Arbeidsinspectie als certificerende instanties zoals BRC of IFS. Het ontbreken ervan is geen formele wetsovertreding, maar leidt vrijwel altijd tot een aanvullende eis bij inspectie of audit.
Het eerste element is de stellinginspectie volgens NEN-EN 15635: een aparte sectie in de rapportage waarin de inspectiefrequentie, de PRSES-rol, de classificatie en de beoordeling na aanrijdschade worden beschreven. Het tweede element is de heftruckkeuring volgens BMWT: keuringsfrequentie per heftruck, certificering van de uitvoerder en de procedure na aanrijding. Het derde element is de NEN 3140 elektrakeuring met een lijst arbeidsmiddelen, keuringsinterval en vakbekwaam persoon. Het vierde element is de inrichting van het BHV-team: aantal BHV'ers, opleidingsstatus, jaarlijkse oefenfrequentie en aanwezige middelen (AED, EHBO, blusdeken).
De koppeling met Arbobesluit artikel 7.4a over de keuring van arbeidsmiddelen wordt in elke serieuze magazijn-rapportage expliciet gemaakt. De inspecteur leest hier of de werkgever de samenhang tussen de RI&E en de overige acht wettelijke verplichtingen onderkent of dat de rapportage een geïsoleerd document is.
Het plan van aanpak in detail
Het plan van aanpak is het meest gecontroleerde onderdeel van de rapportage. De Arbeidsinspectie kijkt vrijwel altijd eerst naar dit hoofdstuk, omdat het laat zien of de werkgever de geïnventariseerde risico's daadwerkelijk aanpakt. Een complete RI&E zonder concreet plan van aanpak wordt nog altijd als onvoldoende beoordeeld.
| Element | Inhoud | Voorbeeld magazijn |
|---|---|---|
| Maatregel | Concrete actie om risico te verlagen | Aanrijdbeveiliging plaatsen bij stelling-eindkappen zone B |
| Verantwoordelijke | Naam of functie binnen het bedrijf | Operationeel manager (Jan Vermeer) |
| Termijn | Realistische datum van oplevering | Q3 2026 |
| Kosten | Geschatte investering, intern of extern | 2.400 euro inclusief installatie |
| Voortgang | Status: gepland, lopend, afgerond of uitgesteld | Lopend, offerte aangevraagd 12 mei 2026 |
| Evaluatie | Datum waarop maatregel wordt geëvalueerd | Q4 2026 plus jaarlijkse follow-up |
Een plan van aanpak waarin maatregelen zijn opgesomd zonder verantwoordelijke of zonder termijn voldoet niet. De inspecteur ziet dat dan als een lijst goede bedoelingen, niet als een uitvoerbaar plan. Hetzelfde geldt voor een plan met alleen maatregelen voor de eerste maand: de spreiding moet realistisch zijn, met een mix van quick wins (binnen 3 maanden) en grotere investeringen (binnen 4 jaar).
Toetsing en ondertekening van de rapportage
Boven 25 FTE moet een gecertificeerd kerndeskundige de rapportage toetsen en ondertekenen. De toetsingsverklaring is een aparte pagina in de rapportage waarin de kerndeskundige verklaart dat de RI&E volledig is, dat de risico-inventarisatie de werkelijke situatie dekt en dat het plan van aanpak werkbaar is. Voor een uitgebreide uitleg over deze plicht, zie ons artikel RI&E laten toetsen door kerndeskundige.
De toetsingsverklaring bevat minimaal de naam, het certificeringsnummer en de specialisatie van de kerndeskundige, de datum van toetsing, een korte conclusie en eventuele aanbevelingen voor verbetering. Een rapportage zonder ondertekende verklaring is boven 25 FTE niet rechtsgeldig en wordt door de inspectie behandeld als een ontbrekende RI&E.
Vorm en toegankelijkheid van de rapportage
De wet eist dat de rapportage schriftelijk en op de werkplek beschikbaar is. Schriftelijk omvat ook digitaal: een PDF in een gedeelde map, een entry in een compliance-platform of een fysiek dossier in de directiekamer voldoen alle drie, mits werknemers en de inspectie er toegang toe hebben.
Toegankelijkheid voor werknemers
Werknemers moeten de RI&E kunnen inzien zonder bijzondere tussenkomst van de werkgever. Dat betekent in de praktijk: een vaste plek (intranet, portaal, prikbord-verwijzing), in begrijpelijke taal, en met een aanwijsbare interne contactpersoon (preventiemedewerker) waar werknemers met vragen terecht kunnen.
De Ondernemingsraad of Personeelsvertegenwoordiging heeft instemmingsrecht op de RI&E en het plan van aanpak. Een rapportage die zonder OR-betrokkenheid is opgesteld, kan via een ARBO-besluit alsnog worden afgekeurd, ongeacht de inhoudelijke kwaliteit.
Direct overlegbaar bij inspectie
Bij een onaangekondigde controle moet de RI&E binnen redelijke termijn worden overlegd. Redelijke termijn betekent in de praktijk: tijdens het inspectie-bezoek zelf, niet later opsturen. Een digitaal portaal met directe download is hiervoor het meest praktisch; een fysieke map vereist dat iemand op locatie weet waar het document ligt.
Tien kwaliteitscriteria voor een sterke rapportage
Naast de zes formele onderdelen zijn er tien kwaliteitskenmerken die het verschil maken tussen een rapportage die net voldoet en een die in een audit of verzekeringsclaim overeind blijft staan. De Inspectie SZW heeft deze criteria niet expliciet gepubliceerd, maar uit handhavingsrapporten en jurisprudentie tekenen ze zich consequent af:
- Specificiteit. De rapportage beschrijft uw eigen werkomgeving, niet een generiek magazijn.
- Recentheid. Datum van laatste evaluatie zichtbaar binnen 12 maanden.
- Volledigheid. Alle zes verplichte onderdelen aanwezig en met inhoud gevuld.
- Methodologische verantwoording. De gebruikte risico-evaluatiemethode (Fine & Kinney, ISO 45001) wordt benoemd.
- Verifieerbaarheid. Bronnen, interviews en observaties worden expliciet vermeld met datum.
- Concreetheid van het plan van aanpak. Verantwoordelijken, termijnen en kosten zijn ingevuld.
- Toegankelijke taal. Geen jargon, leesbaar voor werknemers van alle opleidingsniveaus.
- Visualisatie. Plattegronden, foto's en diagrammen waar relevant.
- Verbinding met overige verplichtingen. Verwijzingen naar BHV, keuringen, NEN-normen.
- Ondertekening. Werkgever, preventiemedewerker en (boven 25 FTE) kerndeskundige hebben getekend.
Voorbeeld-inhoudsopgave van een magazijn-rapportage
Hieronder een typische inhoudsopgave voor een MKB-magazijn van 30 FTE met één vestiging, opgesteld door een externe arbo-dienst of via een gebundelde compliance-aanpak. Het document telt in totaal ongeveer 50 pagina's. Wie liever een complete voorbeeld-PDF wil zien, kan ons artikel RI&E voorbeeld: template en ingevuld voorbeeld-PDF raadplegen. De Inspectie SZW geeft op de eigen website ook publieke beoordelingscriteria voor wat zij verwachten in elke rapportage.
| Hoofdstuk | Onderwerp | Pagina's |
|---|---|---|
| 1 | Management-samenvatting en doel | 2 |
| 2 | Bedrijfsbeschrijving, vestiging, ploegendienst | 3 |
| 3 | Methode en gehanteerde bronnen | 2 |
| 4 | Risico-inventarisatie per zone (laadkade, opslag, pick, technisch, kantoor) | 10 |
| 5 | Risico-evaluatie met Fine & Kinney-scores | 8 |
| 6 | Plan van aanpak met 30-50 maatregelen | 15 |
| 7 | Beoordeling arbobeleid (preventie, BHV, instructies) | 4 |
| 8 | Aansluiting op overige 8 verplichtingen (NEN-EN 15635, NEN 3140, BMWT, AED) | 4 |
| 9 | Toetsingsverklaring kerndeskundige | 1 |
| 10 | Bijlagen (plattegrond, ongevallenregistratie, OR-instemming) | 1 |
Deze opbouw is niet verplicht maar wel beproefd. Wie een digitaal compliance-portaal gebruikt, ziet dezelfde structuur terug in dashboards: per zone een risico-overzicht, per maatregel een actieregel met status, en per verplichting een aparte sectie. De inhoud is gelijk, alleen de presentatie verschilt.
Conclusie: een goede RI&E-rapportage is meer dan een document
De RI&E-rapportage is geen formaliteit maar het schriftelijke bewijs dat u uw zorgplicht als werkgever serieus neemt. Een rapportage die alle zes verplichte onderdelen bevat, specifiek is voor uw eigen werkomgeving en jaarlijks aantoonbaar wordt bijgewerkt, voldoet niet alleen aan Arbowet artikel 5 maar staat ook overeind in een audit of verzekeringsclaim. Voor de complete uitleg over de RI&E zelf, zie het pillar-artikel RI&E voor je magazijn: wat, waarom en hoe en het overzicht van hoe vaak een RI&E moet worden bijgewerkt.
Veelgestelde vragen
Zes onderdelen: een beschrijving van het bedrijf en de werksituatie, een inventarisatie van alle aanwezige risico's, een evaluatie van die risico's met prioritering, een plan van aanpak met maatregelen en termijnen, een beoordeling van het bestaande arbobeleid en (boven 25 FTE) een toetsingsverklaring van een gecertificeerd kerndeskundige. Zonder een van deze onderdelen voldoet de rapportage niet aan Arbowet artikel 5.
Voor een MKB-magazijn van 5-50 medewerkers telt een complete rapportage gemiddeld 35-60 pagina's. Een groter distributiecentrum met meerdere processen, ploegendienst en gevaarlijke stoffen komt vaak op 60-100 pagina's. Een rapportage van minder dan 20 pagina's is in vrijwel alle inspectie-situaties te beperkt om als compleet te worden gezien.
Ja. De wet eist alleen dat het document op de werkplek beschikbaar is voor werknemers en de Arbeidsinspectie. Een digitaal portaal voldoet, mits werknemers er toegang toe hebben, het document bij een controle direct opvraagbaar is en de inhoud in begrijpelijke taal is opgesteld. Een combinatie van een digitaal masterdocument plus een fysiek archief-exemplaar is in de praktijk het meest robuust.
De werkgever ondertekent de rapportage als opdrachtgever en eindverantwoordelijke. Boven 25 FTE ondertekent de gecertificeerd kerndeskundige (arbeidshygiënist, veiligheidskundige, A&O-deskundige of bedrijfsarts) de toetsingsverklaring. De preventiemedewerker tekent vaak mee als interne uitvoerder. Bij gebruik van een erkend branche-instrument vervalt de externe toetsing onder 25 FTE, maar moet de werkgeversondertekening blijven staan.
Nee, niet inhoudelijk. De rapportage moet specifiek de risico's van uw eigen werkomgeving beschrijven. Een template overnemen voor de structuur is wel toegestaan en gebruikelijk. Maar de bedrijfsbeschrijving, de risico-inventarisatie, de evaluatie en het plan van aanpak moeten op uw eigen situatie zijn afgestemd. Een Inspectie SZW-controle herkent gekopieerde inhoud direct.
Minimaal jaarlijks moet het plan van aanpak worden geëvalueerd en bijgewerkt; daarnaast tussentijds bij elke wezenlijke wijziging in inrichting, processen, organisatie of na een ongeval. Een complete herziening van de rapportage volgt om de 4 jaar of wanneer de basis fundamenteel verandert.
De Nederlandse Arbeidsinspectie kan een waarschuwing, een eis tot naleving of een boete opleggen. Boetes lopen van 340 euro voor een onvolledig plan van aanpak tot 4.500 euro voor een ontbrekende of onvoldoende rapportage. Bij recidive binnen 5 jaar wordt de boete met 50-100 procent verhoogd. Naast de boete kan een verzekeraar bij een schadeclaim dekking weigeren als de RI&E-rapportage incompleet blijkt.
