Wat een VOP is
In vrijwel elk magazijn lopen mensen rond die af en toe iets met elektriciteit doen zonder elektrotechnicus te zijn. Ze resetten een storing, vervangen een snoer of beoordelen of een apparaat nog veilig is.
NEN 3140 kent daar een rol voor: de voldoend onderricht persoon, in de wandelgangen VOP. Het is een medewerker zonder elektrotechnische opleiding die is geïnstrueerd om een beperkte, vooraf omschreven set handelingen veilig uit te voeren.
Het woord onderricht is hier het sleutelwoord. De VOP dankt zijn bevoegdheid niet aan een diploma maar aan instructie, en die instructie is per definitie afgebakend tot de taken die hij daadwerkelijk doet.
Daarmee is de rol praktisch, maar ook kwetsbaar. Wordt het takenpakket ruimer opgevat dan de instructie, dan werkt iemand feitelijk onbevoegd. Dat is precies wat er bij incidenten meestal aan de hand blijkt te zijn.
Waarom deze rol bestaat
De wettelijke basis ligt in artikel 3.5 van het Arbeidsomstandighedenbesluit. Daar staat dat elektrotechnische werkzaamheden en bedieningswerkzaamheden alleen mogen worden uitgevoerd door deskundige, voldoende onderrichte en daartoe aangewezen werknemers.
De wet noemt de norm niet, maar geeft wel de drie elementen die de norm uitwerkt: deskundigheid, onderricht en aanwijzing. NEN 3140 is de manier waarop Nederlandse bedrijven daar in de praktijk invulling aan geven.
Zonder de VOP-rol zou elke elektrische handeling een elektrotechnicus vragen. Dat is voor een magazijn onwerkbaar, en het zou tot gevolg hebben dat mensen het toch zelf doen, maar dan zonder instructie.
De rol bestaat dus om de praktijk te legaliseren en tegelijk te begrenzen. Hoe die begrenzing eruitziet, is het onderwerp van de rest van dit artikel.
De rollen in NEN 3140 naast elkaar
NEN 3140 onderscheidt een aantal rollen die vaak door elkaar worden gehaald. Ze verschillen in kennisniveau en in bevoegdheid.
| Rol | Achtergrond | Typische bevoegdheid |
|---|---|---|
| Installatieverantwoordelijke | Elektrotechnisch, ervaren | Eindverantwoordelijk voor de installatie |
| Werkverantwoordelijke | Elektrotechnisch, ervaren | Verantwoordelijk voor de uitvoering van werk |
| Vakbekwaam persoon (VP) | Elektrotechnische opleiding | Zelfstandig werken en risico's beoordelen |
| Voldoend onderricht persoon (VOP) | Geen elektrotechnische opleiding | Vooraf omschreven handelingen |
| Leek | Geen instructie | Alleen bedienen wat voor iedereen bedoeld is |
De VOP zit dus tussen de leek en de vakbekwaam persoon in. Hij werkt onder de verantwoordelijkheid van een vakbekwaam persoon, die op zijn beurt rapporteert aan de werkverantwoordelijke.
In kleinere organisaties worden de bovenste rollen vaak extern ingevuld, terwijl de VOP's intern zitten. Dat kan prima, mits de lijn tussen extern en intern expliciet is vastgelegd. Meer daarover in ons artikel over de installatieverantwoordelijke.
Wat een VOP wel en niet mag
Er bestaat geen landelijke lijst van toegestane VOP-handelingen. De norm laat het bewust aan de organisatie om dat per functie te bepalen, en dat is meteen het lastige eraan.
In de praktijk komen bepaalde handelingen structureel terug. Aan de toegestane kant staan doorgaans het visueel beoordelen van snoeren en apparatuur, het vervangen van een lamp, het resetten van een beveiliging na overleg en het buiten gebruik stellen van een defect apparaat.
Aan de niet toegestane kant staan werkzaamheden waarbij delen onder spanning bereikbaar worden, het openen van verdeelinrichtingen, het uitvoeren en beoordelen van metingen en alles waarbij een risicobeoordeling ter plekke nodig is.
Waarom de grens per bedrijf verschilt
Twee magazijnen met dezelfde apparatuur kunnen tot verschillende afbakeningen komen, en beide kunnen kloppen. Het verschil zit in de omgeving en in wie er nog meer beschikbaar is.
Is er een technische dienst met een vakbekwaam persoon in de ploeg, dan kan de VOP-rol smal blijven. Draait een locatie in de avonduren zonder technische ondersteuning, dan is de neiging groot om de rol op te rekken.
Die neiging is precies waar het risico ontstaat. Beter is het om de rol smal te houden en te regelen dat bepaalde handelingen wachten tot de volgende dag, dan om een instructie te schrijven die niemand kan waarmaken.
De schriftelijke aanwijzing
Het meest gemaakte misverstand rond dit onderwerp is dat een gevolgde cursus iemand tot VOP maakt. Dat is niet zo. De cursus levert het bewijs van instructie, de werkgever levert de bevoegdheid.
Die bevoegdheid wordt vastgelegd in een aanwijzing: een gedateerd en ondertekend document waarin staat wie is aangewezen, voor welke installatie of welk deel daarvan, en welke handelingen zijn toegestaan.
De aanwijzing benoemt ook de begrenzing. Formuleringen als "eenvoudige elektrotechnische werkzaamheden" zijn onvoldoende, omdat niemand achteraf kan vaststellen wat daaronder viel.
Neem de aanwijzing op in het personeelsdossier én in het technisch dossier. Bij een incident wordt hij vanuit beide kanten opgevraagd, en het scheelt tijd als hij op één plek actueel wordt gehouden.
Wat de instructie bevat
Een VOP-instructie is kort en concreet, en dat is de bedoeling. De deelnemer hoeft geen installatie te kunnen ontwerpen, maar wel te weten waar het misgaat.
De vaste onderdelen zijn de werking van elektriciteit en de gevaren ervan, het herkennen van beschadigingen aan snoeren, stekkers en behuizingen, en het besef wat aanraakspanning met een lichaam doet.
Daarnaast komen de eigen bevoegdheidsgrenzen aan bod, het spanningsloos maken en het melden van defecten. Sluit af met een praktijkdeel op de eigen apparatuur, want herkenning werkt beter dan theorie.
De NEN-informatiepagina over NEN 3140 beschrijft de norm zelf; de invulling van de instructie blijft aan de organisatie. Hoe u instructie in bredere zin borgt, staat in ons artikel over voorlichting en onderricht.
Hoe vaak herhalen
De norm noemt geen vaste termijn maar spreekt over regelmatige herhaling. In de praktijk is drie jaar de gangbare cyclus, en de meeste opleiders sluiten daarbij aan.
Drie jaar is geen magisch getal. Verandert er iets wezenlijks aan de installatie, komt er nieuwe apparatuur, of is er een incident geweest, dan is dat op zichzelf aanleiding om eerder te herhalen.
Herhaling betekent bovendien niet dat de hele cursus opnieuw wordt gedaan. Een gerichte opfrissing van een dagdeel met de eigen apparatuur werkt vaak beter dan een standaardprogramma.
Zet de herhalingsdatum in dezelfde planning als uw keuringen, zodat hij niet afhankelijk is van iemands geheugen. Ons artikel over de keuringskalender beschrijft hoe u dat inricht.
Wie in een magazijn VOP is
De vraag wie een aanwijzing nodig heeft, beantwoordt u niet vanuit functietitels maar vanuit handelingen. Wie loopt een elektrotechnisch risico bij zijn werk?
In een gemiddeld magazijn komen vier groepen naar voren. De technische dienst is de vanzelfsprekende, gevolgd door de medewerkers die de laadstations voor intern transport beheren.
De derde groep is de ploegleiding die buiten kantooruren storingen mag beoordelen. De vierde, en de meest vergeten, is degene die de visuele inspectie van klein handgereedschap uitvoert.
De laadinfrastructuur als groeiend aandachtspunt
Met de elektrificatie van intern transport is de hoeveelheid vermogen in een magazijn de laatste jaren fors toegenomen. Laadstations, accuwisselsystemen en snelladers vragen om duidelijkere afspraken dan tien jaar geleden.
De verleiding is groot om medewerkers die dagelijks met accu's werken ook kleine storingen te laten verhelpen. Zonder aanwijzing en zonder afgebakende handelingen is dat een reëel risico, zeker bij de spanningsniveaus die hier voorkomen.
Leg voor deze groep expliciet vast wat wel en niet mag, en betrek de eisen aan de laadruimte zelf erbij. Ons artikel over de keuring van laadstations gaat daar dieper op in.
Wat u moet kunnen aantonen
Bij een controle of na een incident draait het om vier documenten, en die horen bij elkaar te liggen.
Het eerste is de aanwijzing zelf, gedateerd en ondertekend. Het tweede is het bewijs van instructie, meestal het certificaat van de opleider met datum en inhoud.
Het derde is de functieomschrijving of taakomschrijving waaruit blijkt dat de aangewezen handelingen ook echt bij die functie horen. Het vierde is de registratie van de herhalingsinstructie.
Ontbreekt er één, dan valt de onderbouwing snel uit elkaar. De Nederlandse Arbeidsinspectie beoordeelt bij een elektrisch ongeval standaard of de deskundigheid aantoonbaar was geborgd.
De fouten die het vaakst voorkomen
Drie fouten komen in vrijwel elk dossier terug, en ze zijn alle drie eenvoudig te voorkomen.
De eerste is de aanwijzing die ontbreekt terwijl de cursus wel is gevolgd. Het certificaat ligt in het personeelsdossier, de bevoegdheid is nooit formeel verleend.
De tweede is de aanwijzing die te ruim is geformuleerd. Staat er alleen "elektrotechnische werkzaamheden", dan kan achteraf niemand vaststellen of de handeling erbinnen viel.
De aanwijzing die niemand heeft ingetrokken
De derde fout is subtieler en komt bij bedrijven met verloop het meest voor: aanwijzingen die blijven staan terwijl de functie is veranderd.
Een medewerker die van de technische dienst naar de expeditie is gegaan, houdt formeel zijn bevoegdheid, terwijl hij de handelingen al twee jaar niet meer uitvoert. Bij een incident is dat lastig uit te leggen, in beide richtingen.
Koppel het intrekken van de aanwijzing daarom aan het functiewijzigingsproces, net zoals u dat doet bij toegangspassen. Het kost niets en houdt het overzicht kloppend.
Samenhang met de keuringsplicht
De VOP-rol staat niet los van de keuringsverplichting voor elektrische arbeidsmiddelen. Ze grijpen op twee punten in elkaar.
Het eerste punt is de uitvoering. De periodieke inspectie van arbeidsmiddelen bestaat uit een visueel deel en een meetdeel. Het visuele deel kan aan een VOP worden toegewezen, het meetdeel niet.
Het tweede punt is de opvolging. Wie een defect constateert, moet weten wat er dan gebeurt: afvoeren, labelen, melden. Ons artikel over het afgekeurde arbeidsmiddel beschrijft dat proces.
De meest voorkomende gebreken zitten in snoeren en verlengsnoeren, en die zijn juist visueel goed te herkennen. Zie ons artikel over de keuring van verlengsnoeren.
Hoe u het opzet
Begin niet met een cursus inkopen maar met een inventarisatie van handelingen. Loop een week mee en noteer wat mensen feitelijk doen met elektrische apparatuur.
Groepeer die handelingen daarna in drie categorieën: mag iedereen, mag een VOP, mag alleen een vakbekwaam persoon. Die indeling is de kern van uw aanwijsbeleid.
Bepaal per functie welke categorie erbij hoort en wie u dus aanwijst. Kies liever te smal dan te ruim, want uitbreiden kan altijd nog met een aanvullende instructie.
Leg het geheel vast in een aanwijsbeleid met een overzichtslijst van aangewezen personen, en koppel dat aan uw risico-inventarisatie en aan het overzicht van wanneer NEN 3140 verplicht is. Dan is de rol niet alleen ingevuld maar ook uitlegbaar.
Veelgestelde vragen
De term VOP staat niet in de wet, maar in NEN 3140. Wat de wet wel eist, in artikel 3.5 van het Arbeidsomstandighedenbesluit, is dat elektrotechnische werkzaamheden alleen worden uitgevoerd door deskundige, voldoende onderrichte personen en dat de werkzaamheden onder toezicht plaatsvinden. NEN 3140 is de norm waarmee u aantoont hoe u aan die eis invulling geeft.
Een cursuscertificaat kent geen wettelijke geldigheidsduur. In de praktijk wordt een herhaling van de instructie elke drie jaar aangehouden, en veel opleiders geven hun certificaat om die reden een geldigheid van drie jaar mee. Belangrijker dan het certificaat is de aanwijzing van de werkgever: die blijft geldig zolang de werkgever hem niet intrekt en de medewerker de taken nog uitvoert.
Een vakbekwaam persoon heeft een elektrotechnische opleiding en kan zelfstandig risico's in een elektrische installatie beoordelen. Een voldoend onderricht persoon heeft die achtergrond niet en mag alleen handelingen uitvoeren die vooraf zijn omschreven en waarvoor hij is geïnstrueerd. De VOP werkt onder de verantwoordelijkheid van een vakbekwaam persoon.
Dat hangt af van wat er in de aanwijzing staat. Het vervangen van een stekker aan een snoer is een handeling die vaak aan een VOP wordt toegewezen, mits hij daarvoor is geïnstrueerd en het gereedschap spanningsloos is. Is de handeling niet expliciet opgenomen in de aanwijzing, dan mag hij hem niet uitvoeren, hoe eenvoudig hij ook lijkt.
Alleen het visuele deel, en alleen als de aanwijzing dat benoemt. De inspectie volgens NEN 3140 bestaat uit een visuele inspectie en een meting. De meting en de beoordeling van de meetresultaten horen bij een vakbekwaam persoon, omdat daarvoor kennis nodig is van beschermingsmaatregelen en grenswaarden.
De aanwijzing komt van of namens de hoogst verantwoordelijke binnen de organisatie, in de praktijk meestal via de installatieverantwoordelijke of de werkverantwoordelijke. Het is een besluit van de werkgever en geen certificaat van een opleider. De opleider levert het bewijs van instructie, de werkgever levert de bevoegdheid.
Er is geen norm voor het aantal. Uitgangspunt is dat elke medewerker die een elektrotechnisch risico loopt bij zijn werk, daarvoor is geïnstrueerd. In een magazijn gaat het vaak om technische dienst, heftruckmonteurs, laadstationbeheerders en soms de ploegleiding die storingen mag resetten.
Dan ontbreekt het bewijs dat de medewerker bevoegd en geïnstrueerd was. De Nederlandse Arbeidsinspectie beoordeelt bij een elektrisch ongeval standaard of de werkgever de deskundigheid heeft geborgd en of er toezicht was. Een gevolgde cursus zonder aanwijzing en zonder omschreven takenpakket is op dat punt een zwakke onderbouwing.
