Wat een interne rijvergunning is
Een interne rijvergunning is het document waarmee u als werkgever vastlegt dat een specifieke medewerker bevoegd is om een specifiek type intern transportmiddel te besturen, op uw locatie en onder uw voorwaarden.
Het is geen officieel document met een wettelijke naam of een voorgeschreven vorm. Het is uw eigen bewijsstuk, en juist daarom bepaalt u zelf hoe bruikbaar het is.
De vergunning verbindt drie dingen die anders los van elkaar bestaan: de opleiding van de chauffeur, het machinetype waarop hij rijdt en de instructie over uw eigen situatie.
Die derde component is de reden dat een extern certificaat nooit volstaat. Geen enkele opleider kent uw rijroutes, uw laadperrons of de plek waar voetgangers uw gangpad kruisen.
Wat het Arbobesluit eist
De kern staat in artikel 7.17c van het Arbeidsomstandighedenbesluit. Het besturen van mobiele arbeidsmiddelen is voorbehouden aan werknemers die daartoe specifiek zijn aangewezen en die daarvoor specifieke deskundigheid bezitten.
Er staan dus twee eisen naast elkaar. Deskundigheid, die u aantoont met opleiding en ervaring, en aanwijzing, die u aantoont met een schriftelijke bevoegdverklaring.
Daaromheen ligt artikel 8 van de Arbeidsomstandighedenwet, dat u verplicht tot doeltreffende voorlichting en onderricht over de te verrichten werkzaamheden en de daaraan verbonden risico's. Dat is de wettelijke haak waaraan uw locatie-instructie hangt.
Artikel 7.4a voegt daar de kant van de machine aan toe: arbeidsmiddelen worden periodiek gekeurd door een deskundige. Bevoegde chauffeur en gekeurde machine zijn twee helften van dezelfde verplichting, en ons artikel over de heftruckkeuring behandelt die tweede helft.
Certificaat versus rijvergunning
De verwarring tussen deze twee documenten kost bedrijven jaarlijks boetes die eenvoudig te voorkomen waren.
| Kenmerk | Heftruckcertificaat | Interne rijvergunning |
|---|---|---|
| Uitgegeven door | Opleidingsinstituut | De werkgever |
| Zegt iets over | De persoon en zijn opleiding | De bevoegdheid op deze locatie |
| Geldig bij nieuwe werkgever | Ja, de opleiding blijft geldig | Nee, vervalt bij uitdiensttreding |
| Machinetype | Type waarop is geëxamineerd | Elk type dat u expliciet toestaat |
| Locatiekennis | Niet inbegrepen | Kern van het document |
| Intrekbaar | Niet door u | Ja, door u |
Het certificaat neemt de medewerker mee als hij vertrekt. De rijvergunning blijft bij u, want die gaat over uw magazijn.
Andersom: een medewerker met twintig jaar ervaring en geen certificaat kan door u bevoegd worden verklaard, mits u de deskundigheid op een andere manier aantoont. Dat is een zwaardere bewijslast, maar niet onmogelijk. In is een heftruckopleiding verplicht gaan we op die route in.
Waarom het verschil ertoe doet
Na een aanrijding met een heftruck loopt het onderzoek van de Nederlandse Arbeidsinspectie altijd langs dezelfde drie vragen. Was de machine gekeurd, was de bestuurder opgeleid, was de bestuurder aangewezen.
Bedrijven kunnen de eerste twee vragen meestal beantwoorden. De derde levert vaak een stilte op, omdat de aanwijzing nergens is vastgelegd en men ervan uitging dat het certificaat dat afdekte.
Het gevolg is een overtreding die los staat van de oorzaak van het ongeval. Ook als de chauffeur niets verkeerd deed, blijft de vaststelling dat hij een machine bediende zonder aantoonbare bevoegdverklaring.
Er is nog een tweede effect. Zonder afgebakende aanwijzing ontstaat in de praktijk de gewoonte dat iedereen met een certificaat op alles rijdt. Precies daar ontstaan de ongelukken met smalgangentrucks en orderpickers.
Wat erin hoort te staan
Een bruikbare rijvergunning past op één A4 en bevat acht elementen.
Naam van de medewerker en personeelsnummer. Het machinetype of de machinetypes waarvoor de bevoegdheid geldt. De locatie of locaties waar hij geldt.
De opleidingsgegevens: instituut, datum en certificaatnummer. De datum van de locatie-instructie en wie die heeft gegeven.
De voorwaarden: verplicht dragen van de gordel, maximale snelheid, waar hij niet mag komen, en het verbod om personen te vervoeren of te heffen zonder goedgekeurde werkbak.
De ingangsdatum en de einddatum. En tot slot twee handtekeningen: die van de leidinggevende en die van de medewerker, want de vergunning is ook een bevestiging dat de instructie is ontvangen en begrepen.
Per machinetype afbakenen
De belangrijkste verbetering die u kunt aanbrengen ten opzichte van een algemene toestemming, is afbakening per type. De risico's verschillen wezenlijk.
Een contragewichtheftruck kantelt in de zijwaartse richting en heeft een stabiliteitsdriehoek die je moet begrijpen. Een reachtruck heeft een uitschuivend mast met heel ander gedrag bij hoge hefhoogte.
Een smalgangentruck rijdt in geleiding met minimale uitwijkruimte. Een orderpicker heft de bestuurder zelf omhoog en vraagt om valbeveiliging. Een terminaltrekker beweegt op het buitenterrein tussen vrachtwagens.
Werk daarom met een matrix: rijen met machinetypes, kolommen met medewerkers, en een aanvinkveld per combinatie. Dat is voor een teamleider in één oogopslag leesbaar en bij een controle direct te tonen.
Voorzetapparatuur en bijzondere taken
Wie een klem, een spreader, een papierrolklem of een vatenkantelaar op de vorken zet, verandert het gedrag van de machine en de lastdiagrammen die erbij horen.
Dat is een aparte instructie waard en een aparte vermelding op de vergunning. De keuring van voorzetapparatuur loopt bovendien deels los van de keuring van de truck zelf.
Hetzelfde geldt voor bijzondere taken: rijden op het buitenterrein tussen vrachtwagens, werken in een vriescel, laden en lossen aan het laadperron en het rijden op de openbare weg, waarvoor aanvullende eisen gelden.
Neem die situaties expliciet op, ook als het antwoord nee is. Een vergunning die zegt wat niet mag, is bij een incident even waardevol als een die zegt wat wel mag.
Hoe lang hij geldig is
Er staat geen termijn in de wet. Wat er wel staat, is dat de deskundigheid actueel moet zijn, en dat vertaalt zich in de praktijk naar een looptijd van drie tot vijf jaar.
Sluit aan bij de termijn die uw opleider aan het certificaat hangt, zodat u niet twee verschillende vervaldata bijhoudt. Loopt het certificaat af, dan loopt de vergunning mee af.
Belangrijker dan de termijn is wat er tussentijds gebeurt. Een korte observatie op de werkvloer, één keer per jaar, levert meer op dan een herhalingscursus over vier jaar.
Behandel daarnaast elke wijziging als aanleiding voor een nieuwe instructie: een ander type truck, een nieuwe magazijnindeling, gewijzigde rijroutes of een aangepast verkeersplan.
Geschiktheid en gezondheid
Rijden met intern transport vraagt zicht, reactievermogen en beoordelingsvermogen. Er bestaat geen algemene wettelijke keuringsplicht voor heftruckchauffeurs, maar wel de plicht om alleen mensen in te zetten die de taak veilig kunnen uitvoeren.
Veel bedrijven koppelen de rijvergunning daarom aan een geschiktheidsonderzoek bij de bedrijfsarts, zeker vanaf een bepaalde leeftijd of bij bekende beperkingen. Ons artikel over de medische keuring van heftruckchauffeurs beschrijft wanneer dat verstandig is.
Let daarbij op medicijngebruik dat de rijvaardigheid beïnvloedt. Dat is een gesprek tussen medewerker en bedrijfsarts, niet tussen medewerker en leidinggevende.
Wat u wel zelf kunt regelen, is de meldplicht: leg vast dat een chauffeur het meldt wanneer zijn geschiktheid tijdelijk verandert, zonder dat hij hoeft te vertellen waarom.
Uitzendkrachten en inleen
Bij inleenkrachten ligt de verantwoordelijkheid voor de arbeidsomstandigheden bij u, ook al staan zij op de loonlijst van een ander. De aanwijzing hoort dus van u te komen.
In de praktijk gaat dit vaak mis omdat het uitzendbureau een certificaat aanlevert en iedereen aanneemt dat het daarmee geregeld is. Het certificaat is één van de twee eisen; de aanwijzing en de locatie-instructie ontbreken dan nog.
Werk daarom met een verkorte vergunning voor tijdelijke krachten: dezelfde velden, kortere looptijd, gekoppeld aan de duur van de opdracht.
Geef de locatie-instructie op de eerste werkdag en laat die aftekenen. Datzelfde geldt voor de risico-informatie die u aan het uitzendbureau moet verstrekken.
Schorsen en intrekken
Een bevoegdheid die u kunt geven, moet u ook kunnen afnemen. Zonder die mogelijkheid is de vergunning een formaliteit.
Beschrijf vooraf wanneer intrekking aan de orde is: een aanrijding met letsel of schade, herhaald te hard rijden, rijden zonder gordel, het heffen van personen op de vorken of het negeren van een rijverbod.
Doe het schriftelijk, met datum en reden, en beschrijf wat er nodig is om de bevoegdheid terug te krijgen. Dat kan een gesprek zijn, een observatie of een herhalingstraining.
Wees consequent. Eén keer een incident zonder gevolg laten, ondermijnt de werking van het hele systeem, en dat merkt de werkvloer sneller dan het management.
Wat u in het dossier bewaart
Bewaar per chauffeur vier stukken bij elkaar: het opleidingscertificaat, de ondertekende rijvergunning, de aftekening van de locatie-instructie en de aantekeningen van tussentijdse observaties of incidenten.
Houd daarnaast één overzicht op locatieniveau bij: wie is bevoegd op welk type, met welke einddatum. Dat overzicht is het stuk dat een inspecteur als eerste wil zien.
Koppel het aan uw arbeidsmiddelenregister, zodat bevoegde bestuurder en gekeurde machine in hetzelfde systeem staan. Bij een controle scheelt dat een halve ochtend zoeken.
Bewaar de stukken ook na uitdiensttreding, gedurende de termijn die u voor personeels- en veiligheidsdossiers hanteert. Een onderzoek naar een ongeval kan jaren later nog spelen.
Veelgemaakte fouten
De eerste fout is de algemene toestemming: één vergunning voor "intern transport" zonder specificatie van het type. Die dekt bij een incident met een orderpicker niets af.
De tweede fout is de ontbrekende handtekening van de medewerker. Zonder die handtekening kunt u niet aantonen dat de instructie is ontvangen.
De derde fout is het niet bijwerken bij wijzigingen. Een nieuw type truck in de vloot betekent nieuwe instructie en een aangepaste vergunning, niet een aanname dat het vergelijkbaar is.
De vierde fout is de vergunning zonder controle. Een document dat vijf jaar in een map ligt terwijl niemand het rijgedrag beoordeelt, is administratie en geen beheersmaatregel.
Hoe u het invoert
Begin met een inventarisatie: welke machinetypes staan er, wie rijdt er feitelijk op, en welke certificaten liggen er. In de meeste magazijnen levert die eerste stap al twee of drie verrassingen op.
Stel daarna één sjabloon op met de acht velden en de matrix per machinetype. Houd het op één A4, want een formulier van vier pagina's wordt niet ingevuld.
Geef vervolgens de locatie-instructie in kleine groepen, per ploeg, en laat de vergunningen ter plekke aftekenen. Een half uur per groep volstaat als u de rijroutes en de aandachtspunten op de plattegrond doorloopt.
Zet ten slotte de vervaldata in dezelfde kalender als uw keuringen, en plan één observatiemoment per chauffeur per jaar. Daarmee is de bevoegdheid van uw chauffeurs geen aanname meer, maar iets wat u kunt laten zien.
Veelgestelde vragen
De term staat niet in de wet, de verplichting die eraan ten grondslag ligt wel. Artikel 7.17c van het Arbeidsomstandighedenbesluit bepaalt dat het besturen van mobiele arbeidsmiddelen is voorbehouden aan werknemers die daartoe specifiek zijn aangewezen en die over specifieke deskundigheid beschikken. De interne rijvergunning is de gangbare manier om die aanwijzing vast te leggen en aantoonbaar te maken.
Het certificaat komt van een opleider en zegt iets over de persoon: hij heeft de training met goed gevolg afgerond. De rijvergunning komt van u en zegt iets over de situatie: deze persoon mag op deze locatie op dit type machine rijden, onder deze voorwaarden. Het eerste is een voorwaarde voor het tweede, maar vervangt het niet.
Nee. Het certificaat toont de opleiding aan, maar niet dat u die persoon bevoegd hebt verklaard voor uw eigen situatie. Een chauffeur die is opgeleid op een contragewichtheftruck is daarmee niet automatisch bevoegd op een smalgangentruck of een orderpicker, en kent evenmin uw rijroutes, laadperrons en snelheidsregels.
De wet noemt geen termijn. In de praktijk wordt drie tot vijf jaar aangehouden, aansluitend op de looptijd die opleiders aan het certificaat verbinden. Belangrijker dan de termijn is dat er tussentijds iets gebeurt: een observatie op de werkvloer, een gesprek bij bijna-ongevallen en een nieuwe instructie bij wijziging van de machine of de indeling van het magazijn.
Dat bepaalt u zelf, maar de logica van artikel 7.17c geldt voor alle mobiele arbeidsmiddelen met een bestuurder. Een meerijdende pallettruck en een hoogbouwstapelaar hebben elk hun eigen risico's. Werk daarom met een vergunning waarop per type is aangevinkt waarvoor iemand bevoegd is, in plaats van met één algemene toestemming voor intern transport.
De inlener, dus u. U bent op grond van de Arbowet verantwoordelijk voor de arbeidsomstandigheden van iedereen die onder uw gezag werkt, inclusief uitzendkrachten en gedetacheerden. Het uitzendbureau levert het certificaat aan, maar de aanwijzing voor uw locatie en uw machines maakt u zelf en legt u zelf vast.
Ja, en dat hoort ook. Bij herhaald onveilig rijgedrag, een ongeval, een aanrijding met een stelling of een medische beperking kunt u de bevoegdheid schorsen of intrekken. Doe dat schriftelijk, met de reden en de datum, en beschrijf wat er nodig is om de bevoegdheid terug te krijgen. Een mondelinge intrekking is bij een onderzoek achteraf onbruikbaar.
Standaard drie dingen: was de bestuurder opgeleid, was hij aangewezen voor dit specifieke arbeidsmiddel en was het arbeidsmiddel gekeurd. Ontbreekt de aanwijzing, dan is de vaststelling dat iemand een machine bediende zonder dat de werkgever hem daarvoor bevoegd had verklaard. Dat is een zelfstandige overtreding, los van de vraag of de opleiding in orde was.
