Wat is een NEN 3140 rapport
Een NEN 3140 rapport is de schriftelijke neerslag van een keuring of inspectie aan elektrisch arbeidsmiddel of een vaste installatie. Het rapport legt vast welke apparaten zijn beoordeeld, welke metingen zijn gedaan, wat het oordeel per apparaat is en welke vervolgacties nodig zijn. In een magazijn of distributiecentrum is het rapport het centrale bewijsstuk dat u voldoet aan Arbobesluit artikel 7.4a, dat de keuring van arbeidsmiddelen verplicht stelt.
Voor de bredere context van wat onder NEN 3140 valt en hoe het zich verhoudt tot andere wettelijke keuringen zie ons pillar-artikel NEN 3140 arbeidsmiddelen in het magazijn. Voor de keuring zelf zie NEN 3140 inspectie in een distributiecentrum.
Waarom een goed rapport telt
Een goed NEN 3140 rapport is meer dan een administratieve verplichting. Het rapport is uw bewijsstuk bij een audit, uw onderbouwing bij een verzekeringsclaim na een incident en uw afzetbaar dossier bij een eventueel ongeval-onderzoek door de Nederlandse Arbeidsinspectie. Een onvolledig of slecht leesbaar rapport kost u in de praktijk meer dan een complete keuring zelf, omdat aansprakelijkheid en boetes oplopen wanneer documentatie niet op orde is.
Daarnaast is het rapport input voor uw RI&E voor je magazijn: nieuw geidentificeerde elektrische risico's worden binnen 4 weken in de RI&E-actielijst opgenomen, en de stelselmatige rapportage levert trends die uw RI&E periodiek actueel houden.
Complete opbouw in zeven secties
Een compleet NEN 3140 rapport voor magazijnarbeidsmiddelen volgt in de praktijk een vaste opbouw van zeven secties. De volgorde is geen wettelijke verplichting, maar wel marktconvention en maakt het rapport bij een audit eenvoudig leesbaar.
- Voorblad. Bedrijfsnaam, vestigingsadres, datum keuring, naam vakbekwame persoon, scope van de keuring.
- Samenvatting. Aantal apparaten beoordeeld, aantal groen, oranje en rood, totaal-conclusie en advies.
- Methodiek. Welke normen zijn gehanteerd, welk meetinstrument is gebruikt, welke kalibratiedatum.
- Resultaten per apparaat. Tabel of register met de zes verplichte velden per apparaat.
- Samenvatting per zone. Geaggregeerd resultaat per magazijn-zone met aanbevelingen.
- Afgekeurde apparaten. Detail-overzicht van rood-gemelde apparaten met foto en aanbevolen actie.
- Actieplan. Concrete vervolgacties met verantwoordelijke en deadline.
Veel rapporten missen sectie 5 en 7. Met alleen de detail-tabel per apparaat krijgt u onvoldoende overzicht voor sturing op compliance. Vraag uw keuringsdienst expliciet om een zone-samenvatting en een actieplan met deadlines; dat verhoogt de bruikbaarheid van het rapport voor de operationele leiding aanzienlijk.
Voorbeeld voorblad en samenvatting
Het voorblad is het eerste wat een Arbeidsinspectie-controleur of verzekeraar ziet. Houd het kort, leesbaar en met alle identificerende gegevens op één A4.
Voorbeeldtekst voorblad
NEN 3140 keuringsrapport arbeidsmiddelen
Vestiging: Voorbeeld Logistiek BV, Distributiecentrum Tilburg
Adres: Voorbeeldweg 12, 5048 AB Tilburg
Keuringsdatum: 5 mei 2026
Vakbekwaam persoon: J. de Vries (registratienummer VP-2024-0427)
Scope: alle verplaatsbare elektrische arbeidsmiddelen vestiging Tilburg, inclusief laadstations en hand-gereedschap
Meetinstrument: Megger MFT1741+, kalibratiedatum 12 januari 2026
Gehanteerde norm: NEN 3140:2018 inclusief NEN 3140-3 voor verplaatsbare apparaten
Voorbeeldtekst samenvatting
Samenvatting van bevindingen
Op 5 mei 2026 zijn 187 arbeidsmiddelen beoordeeld op vestiging Tilburg. Resultaat: 162 apparaten groen, 21 oranje en 4 rood. Eindoordeel: vestiging voldoet aan NEN 3140:2018 voor 87 procent van de geinventariseerde apparaten. De 4 rood-gemelde apparaten zijn direct buiten gebruik gesteld. De 21 oranje-gemelde apparaten dienen binnen 4 weken te worden hergekeurd na herstel van de aangegeven gebreken. Aanbevolen vervolgactie: complete jaarlijkse hercertificering gepland voor mei 2027, met tussentijdse keuring van laadstations in november 2026 conform verkorte cyclus voor hoog-risico zones.
Methodiek en gehanteerde normen
De methodieksectie legt vast welke normen en welke meetinstrumenten zijn gebruikt. Bij een audit kijkt de Arbeidsinspectie naar de combinatie van norm en instrument om vast te stellen of de keuring vakbekwaam is uitgevoerd.
Verplichte vermeldingen
Vier elementen zijn essentieel. Een: gehanteerde norm met versie en jaar, bijvoorbeeld NEN 3140:2018. Twee: eventuele aanvullende normen zoals NEN 3140-3 voor verplaatsbare apparaten of NEN 3140-1 voor vaste installaties. Drie: meetinstrument met merk, type en serienummer. Vier: kalibratiedatum van het meetinstrument; een meetinstrument met verlopen kalibratie maakt de meetwaarden ongeldig.
Meetinstrument-eisen
Een vakbekwaam persoon werkt met een gecertificeerd meetinstrument zoals een Megger, Fluke of Beha-Amprobe multifunctie-tester. Deze instrumenten meten isolatieweerstand, aardingscontinuiteit, lekstroom en RCD-functietest. Kalibratie is jaarlijks vereist en de kalibratie-verklaring moet op verzoek beschikbaar zijn voor een Arbeidsinspectie-controleur.
Voorbeeld per apparaat: heftruck-lader
Per apparaat noteert de vakbekwame persoon de zes verplichte velden uit NEN 3140:2018. Hieronder een complete voorbeeldnotatie voor een heftruck-lader, een typische hoog-risico-categorie in een magazijn.
| Veld | Waarde |
|---|---|
| Identificatie | HL-DC-TIL-007 (heftruck-lader 7, vestiging Tilburg, zone laaddek-noord) |
| Categorie | Vast aangesloten laadstation 380V, 80A, type Bender e-Charge 80kW |
| Visuele inspectie | Behuizing OK; kabelmantel OK; aansluitklemmen aangedraaid; ventilatieroosters vervuild (stof >3 mm dikte) |
| Isolatieweerstand | 62 megaohm (norm: minimaal 1 megaohm) - voldoet |
| Aardingscontinuiteit | 0,18 ohm (norm: maximaal 0,3 ohm) - voldoet |
| Aardlek-test | RCD trigger bij 27 milliampere binnen 124 milliseconden (norm: trigger bij 30 milliampere binnen 200 milliseconden) - voldoet |
| Eindoordeel | Oranje (klein gebrek) |
| Vervolgactie | Reinigen ventilatieroosters door technische dienst binnen 4 weken; herkeuring na reiniging niet nodig, visuele controle via interne PRSES voldoende |
| Datum keuring | 5 mei 2026 |
| Vakbekwaam persoon | J. de Vries (handtekening of digitale identificatie) |
Wat dit voorbeeld goed doet
Drie elementen zijn modelmatig. Een: identificatie is uniek (HL-DC-TIL-007) en relateert direct aan een fysieke QR-sticker op het apparaat. Twee: meetwaarden zijn concreet en getoetst aan de norm-grenswaarde, niet alleen voldaan-of-niet. Drie: vervolgactie is concreet, met deadline en verantwoordelijke. Een rapport waarin de vervolgactie als 'reinigen' zonder deadline staat, geeft onvoldoende aanknopingspunten voor de operationele leiding.
Welke metingen in elk rapport thuishoren
Drie metingen zijn voor verplaatsbare elektrische apparaten in een magazijn altijd vereist conform NEN 3140-3:2018. Aanvullende metingen zijn type-afhankelijk.
Isolatieweerstand
De isolatieweerstand meet hoe goed de elektrische geleiders zijn afgeschermd van de behuizing en aarding. Norm: minimaal 1 megaohm gemeten met een testspanning van 500V. Bij waarden onder 1 megaohm is er sprake van isolatie-defect en moet het apparaat worden gerepareerd voor verdere ingebruikname. In een magazijn-omgeving zijn waarden typisch 10 tot 100 megaohm voor goede apparaten.
Aardingscontinuiteit
De aardingscontinuiteit meet of de aardingsdraad ononderbroken loopt van de aardingscontactpen naar de behuizing. Norm: maximaal 0,3 ohm gemeten met een testspanning van 4 tot 24V en een teststroom van minimaal 200 milliampere. Bij waarden boven 0,3 ohm is de aarding niet effectief en kan een lekstroom niet veilig naar aarde worden afgevoerd, met risico op stroomstoten of brand.
RCD-functietest (aardlek)
De RCD-functietest controleert of de aardlek-schakelaar correct uitschakelt bij een lekstroom. Norm: trigger bij 30 milliampere lekstroom binnen 200 milliseconden. Bij latere of geen trigger bestaat het risico dat een mens bij contact met een defect apparaat een dodelijke stroomstoot krijgt voordat de zekering uitschakelt. RCD-tests worden in de praktijk minimaal jaarlijks uitgevoerd.
Aanvullende metingen per apparaattype
Voor specifieke apparaten zijn aanvullende metingen nodig. Een verlengsnoer vraagt om een doorgang-test van het complete kabelsysteem inclusief stekker en contrastekker. Een laadstation vraagt om een lekstroom-meting onder belasting (typisch maximaal 3,5 milliampere bij vol vermogen). Een handgereedschap met dubbele isolatie wordt anders gemeten dan een geaard apparaat. De vakbekwame persoon bepaalt per type welke metingen vereist zijn.
Samenvatting per magazijn-zone
Een zone-samenvatting maakt het rapport bruikbaar voor sturing op compliance. Per zone wordt het aantal apparaten en de uitslag-verdeling samengevat met een korte conclusie en aanbevolen actie.
Voorbeeldtabel zone-samenvatting
| Zone | Aantal apparaten | Groen | Oranje | Rood | Aanbevolen actie |
|---|---|---|---|---|---|
| Inkomend (laaddek-noord) | 22 | 17 | 4 | 1 | Reinigen 4 laadstations binnen 4 weken; afgekeurde laadstation HL-DC-TIL-009 vervangen |
| Opslag en stelling-zones | 43 | 40 | 3 | 0 | Herkeuring 3 hand-gereedschap na vervanging kabel |
| Picking en orderverwerking | 61 | 54 | 5 | 2 | Twee scanner-laders direct buiten gebruik; reparatie of vervanging binnen 2 weken |
| Expeditie (laaddek-zuid) | 27 | 22 | 4 | 1 | Reinigen 4 laadstations binnen 4 weken; afgekeurde palletwikkelaar PW-DC-TIL-003 vervangen |
| Kantoor en kantine | 34 | 29 | 5 | 0 | Vervangen vijf verlengsnoeren binnen 4 weken |
Deze tabel geeft de operationele leiding in een oogopslag waar aandacht nodig is en welke zone het hoogste boete-risico draagt. De picking-zone in dit voorbeeld vraagt direct ingrijpen vanwege twee rood-gemelde apparaten.
Afgekeurde apparaten en actieplan
Per rood-gemeld apparaat bevat een goed rapport een detail-pagina met identificatie, foto, beschrijving van het defect, aanbevolen actie en deadline. Foto-onderbouwing is geen wettelijke verplichting maar wel marktconvention; bij audit en verzekeringsclaim is een foto-onderbouwing veel sterker dan alleen een tekstuele beschrijving.
Voorbeeld detail rood-gemeld apparaat
HL-DC-TIL-009 - heftruck-lader laaddek-noord
Defect: aardingscontinuiteit gemeten op 0,82 ohm (norm: maximaal 0,3 ohm); aardingsverbinding tussen behuizing en aardingscontactpen onderbroken
Risico: bij isolatie-defect kan de behuizing onder spanning komen te staan; gebruiker loopt risico op stroomstoot bij aanraken van metaal-onderdelen
Aanbevolen actie: apparaat direct buiten gebruik gesteld op 5 mei 2026; reparatie van aardingsverbinding door erkend installateur of vervanging
Deadline: hercertificering door VP voor herstart, uiterlijk 12 mei 2026
Verantwoordelijke: hoofd technische dienst (M. Jansen)
Status update: opvolg-rapportage uit te brengen door VP na hercertificering
Actieplan-format
Een goed actieplan is een aparte tabel achterin het rapport met per actie de identificatie van het apparaat, de aanbevolen actie, de deadline, de verantwoordelijke en de status. Bij een vervolg-audit kan het actieplan in één oogopslag worden gecheckt op opvolging. Vraag uw keuringsdienst expliciet om dit format; veel standaard-rapporten missen het actieplan en leveren alleen detail-pagina's.
Checklist voor rapport-beoordeling
Bij ontvangst van een NEN 3140 rapport van uw keuringsdienst, loop deze checklist door binnen 5 werkdagen na ontvangst.
- Voorblad bevat naam VP met registratienummer en datum keuring
- Methodiek vermeldt gehanteerde norm met jaar (bijvoorbeeld NEN 3140:2018)
- Methodiek vermeldt meetinstrument met kalibratiedatum binnen het laatste jaar
- Per apparaat zijn alle zes verplichte velden ingevuld (identificatie, visueel, metingen, oordeel, actie, datum)
- Meetwaarden zijn concrete getallen, niet alleen voldaan-of-niet
- Eindoordeel per apparaat is groen, oranje of rood (geen ongedefinieerde categorie)
- Vervolgactie per oranje of rood apparaat heeft een deadline en verantwoordelijke
- Zone-samenvatting aanwezig en relateert direct aan uw fysieke layout
- Apart actieplan met deadlines en verantwoordelijken
- Rapport is digitaal beschikbaar en doorzoekbaar (PDF met OCR of database-formaat)
Een rapport dat aan deze 10 punten voldoet, is audit-paraat en levert direct sturingsinformatie voor uw operationele leiding. Mist het rapport meer dan 2 punten, vraag uw keuringsdienst om een aanvullende rapportage of een herkeuring; in een goed contract zijn aanvullingen kosteloos binnen 10 werkdagen na eerste oplevering.
Wij komen geregeld magazijnen tegen waar de NEN 3140 rapporten van vorige jaren in een mappenkast op kantoor staan, zonder digitale kopie en zonder doorzoekbare actie-opvolging. Bij een Arbeidsinspectie-controle is dat een direct boete-risico. Een digitaal compliance-platform met rapport-archief, doorzoekbare velden en gekoppelde actie-opvolging kost minder dan een enkele boete en spaart u jaarlijks uren administratie.
Veelgestelde vragen
NEN 3140:2018 schrijft zes verplichte velden per apparaat voor. Een: unieke identificatie (serienummer, locatie en categorie). Twee: visuele inspectie (kabelmantel, stekkers, behuizing, schakelorgaan). Drie: elektrische metingen met meetwaarden (isolatieweerstand in megaohm en aardingscontinuiteit in ohm). Vier: eindoordeel groen, oranje of rood. Vijf: vervolgactie met deadline (geen actie, herkeuring binnen 4 weken, of direct buiten gebruik). Zes: datum keuring en handtekening of digitale identificatie van de vakbekwame persoon. Zonder een van deze velden is het rapport bij een audit van de Nederlandse Arbeidsinspectie niet volledig.
Houd 5 jaar aan als minimum, met een sterke voorkeur voor onbeperkt digitaal bewaren. De Arbowet schrijft geen exacte termijn voor, maar de Nederlandse Arbeidsinspectie kan tot 5 jaar terug rapporten opvragen bij een ongeval-onderzoek of audit. Verzekeraars vragen bij een schade-claim ook vaak rapporten van 5 jaar terug, en bij een dodelijk ongeval kan een Officier van Justitie zelfs verder terug kijken. Een digitaal compliance-register zonder vervaldatum kost weinig en beschermt u tegen het risico van papieren rapporten die zoekraken bij een verhuizing of personeelswisseling.
In de praktijk worden de termen door elkaar gebruikt, maar er is een nuance. Een keuringsrapport is doorgaans gericht op een specifieke handeling per apparaat (visuele inspectie plus metingen plus oordeel). Een inspectierapport is bredere, omvat meerdere apparaten of een complete vestiging en bevat aanvullende analyses zoals trends ten opzichte van vorige inspecties, restrisico-overzicht en advies voor structurele verbeteringen. Voor de praktische verschillen in een magazijn zie ons artikel NEN 3140 inspectie in een distributiecentrum.
Alleen een vakbekwaam persoon (VP) zoals gedefinieerd in NEN 3140:2018 mag een NEN 3140 rapport rechtsgeldig ondertekenen. Een voldoende geschoolde persoon (VOP) mag wel uitvoerende taken doen onder toezicht van een VP, maar niet zelfstandig een rapport ondertekenen. Bij een digitaal rapport vervangt een persoonsgebonden digitale handtekening of unieke account-actie de pen-handtekening. Voor de complete eisen aan VP en VOP zie ons artikel NEN 3140 vakbekwaam persoon.
Drie acties zijn vereist en dienen binnen 5 werkdagen te starten. Een: ieder rood-gemeld apparaat direct buiten gebruik stellen, fysiek verwijderen of voorzien van een rode 'niet gebruiken'-sticker en buiten bereik zetten. Twee: per apparaat beslissing nemen tussen reparatie of vervanging op basis van leeftijd, marktwaarde en restlevensduur. Drie: na reparatie verplichte hercertificering door de VP voordat het apparaat terug in gebruik mag. Documenteer elke actie in het keuringsregister met datum en verantwoordelijke; bij een eventueel later ongeval voorkomt dit aansprakelijkheid wegens nalatigheid.
U mag een eigen template gebruiken, mits alle verplichte velden uit NEN 3140:2018 zijn opgenomen. Veel keuringsdiensten leveren rapporten in hun eigen huisstijl met varieerend opmaak; dat is toegestaan. Belangrijk is dat u bij elke audit alle benodigde informatie binnen redelijke tijd kunt overleggen. Een digitaal compliance-platform met standaard-templates en doorzoekbare velden voorkomt dat een Arbeidsinspectie-controleur tien minuten staat te wachten op het juiste rapport. Voor een digitale aanpak zie ons artikel NEN 3140 certificaat: opvragen, register en beheer.
Een NEN 3140 keuring zonder rapport is wettelijk waardeloos. Vraag uw keuringsdienst direct schriftelijk om het rapport, met deadline van 10 werkdagen na de keuring; dat is gangbare termijn in de markt. Krijgt u dan nog niets, dan voldoet u in de zin van Arbobesluit artikel 7.4a niet aan uw documentatieplicht en loopt u boete-risico van 1.500 tot 13.500 euro per overtreding. Spreek bij contractueel werk altijd vooraf rapport-leveringstermijnen af; in een service-level agreement is 5 tot 10 werkdagen marktconform.
De rapportage zelf wordt zelden apart gefactureerd; in een marktconforme aanbieding is rapportage onderdeel van de keuringsprijs van 4 tot 12 euro per apparaat. Wat varieert is de digitale aanlevering: een PDF per apparaat is standaard, een aanlevering naar uw eigen compliance-platform via een API of upload-formaat kost soms 0,50 tot 2 euro per apparaat aanvullend. Voor een complete prijsbenchmark inclusief rapportage zie ons artikel NEN 3140 keuring kosten.
