Wettelijke basis voor het rapport
Het heftruck-keurings-rapport is het wettelijk bewijs dat de jaarlijkse keuring volgens Arbobesluit artikel 7.4a is uitgevoerd. Zonder rapport geldt de keuring als niet-gedaan, ook al is er een sticker op de heftruck. Bij een audit telt het schriftelijk bewijs.
Het rapport is een formeel document met vaste eisen. Een onvolledig rapport (bijvoorbeeld zonder TCVT-certificaat-nummer keurmeester) wordt door de Nederlandse Arbeidsinspectie of een verzekeraar niet erkend en geldt als niet-gekeurd. Dit artikel beschrijft welke elementen wettelijk vereist zijn, wat in een goed rapport thuishoort en hoe u bij een audit het rapport correct presenteert.
Verplichte elementen in het rapport
Een geldig heftruck-keurings-rapport bevat zeven verplichte elementen. Ontbreekt één element, dan is het rapport formeel ongeldig en moet de keurmeester een volledig nieuw rapport leveren.
1. Keurings-datum
De exacte datum waarop de keuring is uitgevoerd. Niet de datum waarop het rapport is opgesteld of verzonden. Bij verschil tussen keurings-datum en rapport-datum geldt de keurings-datum als startpunt voor de jaarlijkse keurings-cyclus.
2. Identiteit heftruck (serienummer plus type)
Het rapport koppelt aan een specifieke heftruck via het serienummer (chassis-nummer of fabricage-nummer) plus type-aanduiding (merk plus model). Een rapport zonder serienummer kan niet aan één specifieke heftruck worden gekoppeld en is daarmee formeel onbruikbaar bij een audit.
3. TCVT-certificaat-nummer keurmeester
Het persoonlijke TCVT-certificaat-nummer van de keurmeester die de keuring heeft uitgevoerd. Niet alleen de bedrijfsnaam, maar het persoonlijke nummer. Het nummer is in het openbare TCVT-register controleerbaar; zie hierover heftruck keurmeester vinden.
4. Gehanteerde scope
Welk type werktuig is gekeurd: heftrucks tot 5 ton, reach-truck, orderpicker, hooghouwer, etc. De scope moet overeenkomen met het type heftruck. Een keurmeester die een reach-truck keurt onder de scope ‘heftrucks tot 5 ton’ levert een formeel ongeldig rapport.
5. Bevindingen per inspectie-punt
Per inspectie-punt (banden, hijsmast, hydrauliek, claxon, etc.) een notatie van de bevinding: in orde, opmerking, gebrek. Een rapport met alleen een eind-oordeel zonder per-punt bevindingen is formeel onvolledig en geeft bij audit weinig houvast.
6. Eindoordeel
Een van drie categorieen: goedgekeurd, goedgekeurd met opmerkingen, afgekeurd. Het eindoordeel bepaalt of de heftruck mag worden ingezet (zie volgende sectie).
7. Handtekening keurmeester
Fysiek of digitaal. Een rapport zonder handtekening is formeel ongeldig. Bij een digitaal rapport moet de digitale handtekening of certificaat-koppeling traceerbaar zijn naar de specifieke keurmeester.
Wat de keurmeester per heftruck inspecteert
De TCVT-keuring volgt NEN-EN 1726-1:2024, de Europese norm voor industriele transport-werktuigen. De norm beschrijft de veiligheids-eisen voor ontwerp, constructie en periodieke inspectie van heftrucks tot 10 ton.
Mechanische componenten
Banden (slijtage, beschadiging, druk), hijsmast (lekkage, slijtage, scheuren), vorken (slijtage tot 90 procent dikte, vervorming), kettingen (rek, slijtage, smering) en hydrauliek (lekkage, slang-conditie, druk). Per component een visuele plus functionele check.
Elektrische en veiligheids-componenten
Verlichting (koplampen, achterlicht, signalering), claxon, achteruitrij-signalering, zwaai-licht, dood-mans-knop, gordels en stoel-veiligheid. Voor elektrische heftrucks ook: accu-status, lader, kabels, isolatie. Voor diesel-heftrucks: uitlaat-systeem, brandstof-leidingen, motor-emissies.
Functionele test
De keurmeester voert een functionele test uit: hijsen tot maximale hoogte met een test-last, zakken zonder schokken, sturing in beide richtingen, remmen op verschillende ondergronden, claxon en achteruitrij-signalering. De functionele test duurt typisch 15 tot 30 minuten per heftruck.
Drie eindoordeel-categorieen uitgelegd
Het eindoordeel bepaalt of de heftruck mag worden ingezet. De drie categorieen hebben elk een eigen consequentie.
Goedgekeurd
De heftruck voldoet aan alle eisen. Geldig voor 1 jaar (of korter bij intensief gebruik en aanvullende RI&E-conclusie). Sticker met datum wordt op de heftruck geplakt. Geen verdere actie nodig tot volgende keurings-cyclus. Voor de cyclus-bepaling zie heftruck keuring frequentie.
Goedgekeurd met opmerkingen
Er zijn niet-kritieke gebreken: bijvoorbeeld een licht versleten claxon, een kleine olie-lekkage, een verhoogde slijtage-indicatie zonder direct veiligheids-risico. De heftruck mag worden gebruikt. De gebreken moeten binnen een termijn (typisch 30 tot 90 dagen) hersteld worden. Een tussentijdse hercheck is niet altijd nodig; check of het rapport een hercheck-eis bevat.
Afgekeurd
Er is een kritiek gebrek dat de veiligheid in gevaar brengt: bijvoorbeeld een gebroken hijsmast-onderdeel, een onbetrouwbare rem, een gevaarlijke hydrauliek-lekkage. De heftruck mag niet meer worden gebruikt tot na een herkeuring. De keurmeester plakt geen geldige sticker. Reparaties laten uitvoeren, daarna herkeurings-afspraak inplannen.
Praktijk-voorbeeld van een rapport
Een typisch rapport bevat de volgende secties. Hieronder een vereenvoudigde structuur, gebaseerd op marktstandaard rapporten van TCVT-keurmeesters.
Header-sectie
Bedrijfsnaam keurings-bedrijf, naam plus TCVT-certificaat-nummer keurmeester, datum keuring, locatie keuring, opdrachtgever (uw bedrijfsnaam plus adres), serienummer plus type heftruck.
Inspectie-tabel
Een tabel met inspectie-punten in de linkerkolom (banden, hijsmast, hydrauliek, etc.) en de bevinding in de rechterkolom (in orde, opmerking met details, gebrek met details). Per gebrek vaak een foto-bewijs.
Eindoordeel-sectie
Het eindoordeel (een van de drie categorieen) plus eventuele actie-punten met hersteltermijnen. Bij ‘goedgekeurd met opmerkingen’ wordt elk actie-punt geconcretiseerd met deadline.
Handtekening en certificaat-vermelding
Handtekening keurmeester, datum, plaats. Bij digitale rapporten een digitale handtekening met certificaat-koppeling. Bij multi-page rapporten op elke pagina een paraaf of pagina-nummering om verlies van pagina's te detecteren.
Digitaal versus papier: wat past wel en niet
Een digitaal rapport is wettelijk gelijkwaardig aan een papieren rapport, mits het authenticatie en unieke identificeerbaarheid heeft. In 2026 is digitaal de marktstandaard.
Voordelen digitaal
Bij audit binnen 1 klik beschikbaar, geen verlies van papier, foto-bewijs per gebrek inbedbaar, koppeling met QR-sticker op de heftruck (bezoekers scannen en zien direct het laatste rapport), automatische archivering en koppeling met fleet-management-software via API.
Voordelen papier
Geen IT-afhankelijkheid; bij stroomuitval of systeem-crash blijft het rapport beschikbaar. Voor kleine bedrijven met één of twee heftrucks vaak de simpelste oplossing. Een papieren ordner per heftruck met chronologische rapport-historie is audit-bestendig.
Hybride-aanpak
Een hybride-aanpak (digitaal primair, papier als back-up) combineert de voordelen. Voor de bredere compliance-aanpak zie heftruck controlelijst.
Bewaartermijn en archiverings-eisen
Een heftruck-keurings-rapport moet minimaal 5 jaar bewaard blijven, conform Arbobesluit artikel 4.10c. In de praktijk bewaren werkgevers het hele rapport-historie van een heftruck plus 5 jaar na sloop of verkoop, omdat een verzekerings-claim of letsel-zaak meerdere jaren na het feit nog kan opduiken.
Praktische archiverings-aanpak
Per heftruck een eigen dossier (digitaal of fysiek), met chronologisch alle keurings-rapporten plus aanvullende documenten (onderhoud, reparaties, eventueel ongeval-rapporten). Bij overdracht aan een nieuwe eigenaar (verkoop heftruck) gaat het complete dossier mee als bewijs van conforme historie.
Centraal versus decentraal
Voor multi-DC organisaties: centraal dossier-systeem geeft overzicht en uniformiteit. Bij audit van de Nederlandse Arbeidsinspectie wordt typisch het rapport van de specifieke heftruck op de specifieke locatie gevraagd; centrale opslag mag, mits binnen 1 werkdag tonbaar.
Audit-checklist voor het rapport
Voor u een rapport opbergt, loop deze 7-punten checklist door. Een rapport dat alle 7 punten passeert, is audit-bestendig.
De 7-punten check
1: Keurings-datum aanwezig en niet ouder dan 12 maanden? 2: Serienummer plus type heftruck correct vermeld? 3: TCVT-certificaat-nummer keurmeester aanwezig en in het register controleerbaar? 4: Gehanteerde scope past bij het heftruck-type? 5: Bevindingen per inspectie-punt vermeld (niet alleen eindoordeel)? 6: Eindoordeel duidelijk (goedgekeurd, met opmerkingen, of afgekeurd)? 7: Handtekening keurmeester aanwezig (fysiek of digitaal)?
Cross-check tegen TCVT-register
Zoek het TCVT-certificaat-nummer in het openbare register op tcvt.nl. Het nummer moet bestaan, geldig zijn op de keurings-datum, en de scope moet passen bij het heftruck-type. Een keurings-rapport met een ongeldig certificaat-nummer is formeel ongeldig.
Wat als het rapport onvolledig of foutief is
Komt u bij dossier-opname een onvolledig of foutief rapport tegen, dan is direct actie nodig. Een onvolledig rapport telt bij een audit als ‘niet-gekeurd’ en kan leiden tot een formele boete.
Aanvulling vragen bij keurmeester
Vraag de keurmeester schriftelijk om aanvulling met de ontbrekende elementen (typisch: TCVT-certificaat-nummer, scope-vermelding, of handtekening). De keurmeester kan een aanvulling leveren of een geheel nieuw rapport opstellen, beide opties zijn formeel toegestaan mits binnen redelijke termijn (4 tot 6 weken).
Heronderzoek bij twijfel
Bij twijfel over de inhoud (bijvoorbeeld een eindoordeel ‘goedgekeurd’ terwijl er duidelijk een gebrek aanwezig was), kunt u een heronderzoek door een tweede TCVT-keurmeester aanvragen. Het heronderzoek geeft uitsluitsel en kan een grond zijn om de eerste keurmeester te wisselen. Voor de complete handhavings-context zie is heftruckkeuring verplicht.
Voor de complete heftruck-keuring-aanpak zie de pillar Heftruckkeuring: complete gids. Voor de keuze van een keurmeester zie heftruck keurmeester vinden. Voor de wettelijke basis van keuring zie heftruck regelgeving.
Veelgestelde vragen
Datum keuring, identiteit heftruck (serienummer plus type), TCVT-certificaat-nummer keurmeester, gehanteerde scope (heftruck-type), bevindingen per inspectie-punt, eindoordeel (goedgekeurd, met opmerkingen, afgekeurd) en handtekening keurmeester. Zonder deze elementen is het rapport formeel ongeldig.
Minimaal 5 jaar volgens Arbobesluit artikel 4.10c, en in de praktijk de hele levensduur van de heftruck plus 5 jaar daarna. Bij een audit van de Nederlandse Arbeidsinspectie of een verzekeraar moet het rapport binnen 1 werkdag overhandigd kunnen worden.
Ja. Een digitaal rapport is wettelijk gelijkwaardig aan een papieren rapport. Voorwaarde: het rapport moet authentiek zijn (digitale handtekening of certificaat-koppeling), unieke identificeerbaarheid hebben (URL of bestand-naam met serienummer), en bij een audit binnen 1 werkdag overhandigd kunnen worden. Foto-bewijs per gebrek is een toegevoegde waarde, geen wettelijke eis.
Goedgekeurd met opmerkingen: de heftruck mag worden gebruikt, maar er zijn niet-kritieke gebreken die binnen een termijn (typisch 30 tot 90 dagen) hersteld moeten worden. Afgekeurd: er is een kritiek gebrek dat de veiligheid in gevaar brengt; de heftruck mag tot na een goedgekeurde herkeuring niet worden ingezet.
De keurmeester noteert het kritieke gebrek in het rapport, geeft een hersteltermijn aan en plakt geen geldige sticker op de heftruck. Indien er reeds een sticker zat, blijft die zichtbaar maar geldt het rapport als laatste gekeurde status. De heftruck mag niet worden gebruikt; het is de werkgevers-plicht om dit te handhaven.
De TCVT-gecertificeerde keurmeester die de keuring heeft uitgevoerd. Een digitaal rapport heeft een digitale handtekening of een certificaat-koppeling; een papieren rapport heeft een fysieke handtekening. Een rapport zonder handtekening is formeel ongeldig.
Ja, bij goedkeuring (met of zonder opmerkingen). De sticker bevat de keurings-datum en is een snel zichtbaar bewijs voor de chauffeur en eventuele bezoekers (verzekeraar, klant). Bij afkeuring krijgt u geen geldige sticker. De sticker vervangt het rapport niet; het rapport is het wettelijk bewijs.
Vraag schriftelijk om aanvulling met de ontbrekende elementen (TCVT-certificaat-nummer, scope, handtekening). Lever het pas voor uw dossier in als het volledig is. Een keurmeester die weigert een volledig rapport te leveren, is een waarschuwings-signaal en u kunt overstappen naar een andere TCVT-gecertificeerde keurmeester.
